Как да подобрим управлението на времето с DRY принципа

Ако работите в офис или от вкъщи, има вероятност голяма част от продукцията ви да е цифрова и това често идва с отнемащи време или повтарящи се задачи, които изпълнявате ежедневно.

Може би сте чували термина „работете по-интелигентно, а не по-трудно“ и точно тук идва принципът на СУХИЯ. DRY означава Don't Repeat Yourself и очертава как точно можете да подобрите управлението на времето и производителността.

Как работи принципът DRY?

Принципът DRY първоначално е споменат в The Pragmatic Programmer, книга, публикувана през 1999 г., и е използван от програмисти за рационализиране на кода. Основната предпоставка зад него е, че вместо ръчно да повтаряте едни и същи работни потоци отново и отново, вие автоматизирате този процес, за да спестите време.

На пръв поглед това може да звучи очевидно, но има много задачи, които работниците повтарят всеки ден. Например, колко имейла получавате и пишете на дневна база? За всеки имейл, който изпращате, вие всъщност пресъздавате една и съща структура с малко по-различна формулировка и това отнема много време.

Свързани: Най-добрите инструменти за отчитане за ръководители на проекти

Принципът DRY изисква от вас да отбелязвате всички действия, които предприемате по време на работа, едно по едно. За да отговаряте на това изискване, можете да включите задачи, които попадат в следните категории:

• Непланирани, като входящи съобщения от клиенти.
• Месечни и годишни отговорности, като годишни отчети или един към един.
• Рутина или неща, които правите всеки ден.

С този списък можете да започнете да разбирате кои от тях работят с принципа DRY. Обърнете внимание на това колко повтарящ се, отнемащ време и/или обезсърчителен е всеки един от тях, и обърнете внимание на това. Вашите най-добри претенденти ще бъдат главни субекти за DRY принципа и можете да започнете да ги автоматизирате колкото можете повече.

Ще има някои, които не можете да автоматизирате напълно и в тези случаи можете да рационализирате аспектите на отговорността.

Създайте шаблони за вашите имейли

Един от най-простите и може би най-добрите начини за автоматизиране на изхода е да създадете шаблон. Както споменахме, много от действията, които извършвате, най-вероятно разчитат на същата специфична структура, например имейли, изпратени до клиенти, и месечни отчети. Наличието на банка от шаблони намалява значително повторението.

Можете да автоматизирате имейлите си по два различни начина. Можете да използвате приложение като TextExpander, което ви позволява да запазвате части от текст в Съкращения раздел и когато отидете да напишете следващия си имейл, просто въведете съкращението, което искате да използвате, и то автоматично ще произведе този текст. По същия начин можете да използвате това в Slack и други услуги за незабавни съобщения.

Свързани: Как автоматично да CC или BCC себе си в Outlook и Gmail

Като алтернатива можете да автоматизирате имейлите си в приложението. В Outlook 365 просто направете следното:

1. Маркирайте текста, който искате да запазите.
2. Отидете до Вмъкване раздел и щракнете Бързи части.
3. Щракнете върху Запазете избора в галерията за бързи части.
4. Наименувайте го и след това щракнете ДОБРЕ.
5. Когато искате да го използвате, отидете на Вмъкване > Бързи части и изберете този, който искате да използвате.

За Gmail ще трябва да се уверите в това Шаблони са активирани. Просто отидете на Настройки > Разширени > Шаблони и щракнете Активиране > OK. След това изпълнете следните стъпки:

1. В имейл маркирайте текста, който искате.
2. Щракнете върху трите вертикални точки в имейла си, отидете на Шаблони и щракнете Запазете чернова като шаблон.
3. След това, за да го използвате, щракнете върху вертикалните точки в имейл, отидете на Шаблони и изберете този, който искате да използвате.

Създайте шаблони за вашата работа

Подобно на имейлите, можете да правите шаблони за почти всяка част от работата, която завършите. Независимо дали това е отчет, електронна таблица, проект или нещо друго. Целта е да се използва възможно най-малко повторение с всяко действие, така че наличието на шаблон лесно се справя с това.

Microsoft и Google имат огромен избор от шаблони, от които можете да избирате, или можете да създадете свой собствен. Въпреки че първоначалната настройка може да отнеме време, тя ще се изплати повече от себе си в дългосрочен план. По същия начин, ако редовно представяте слайдшоута, направете стандартен шаблон, към който можете да се върнете и да редактирате според нуждите.

Свързани: Създайте професионална фактура от нулата

Не забравяйте да запазите всичките си шаблони на определено място, за да можете да ги извикате, когато е необходимо. Ако установите, че един от тях не ви спестява време, използвайте текст от предишна работа, за да информирате вашето писане.

Автоматизирайте рутинните си задачи

Има множество задачи, които изпълнявате, които се повтарят невероятно. От планиране на събития, писане на вашия списък със задачи, водене на бележки, запазване на файлове и много други. Въпреки че може да ви отнеме само няколко минути за изпълнение, това се натрупва бързо и отвлича вниманието ви от работата ви.

Zapier е фантастично приложение за рационализиране на множество работни потоци, тъй като позволява комуникация между приложенията, които използвате най-много, и изпраща данни за изпълнение на задачи. Например, ако използвате Gmail и Google Drive, можете да настроите работен процес, при който вашите имейл прикачени файлове се запазват автоматично във вашия Google Drive. Това сякаш отрязва посредника.

Когато създадете своя безплатен акаунт, просто направете следното:

1. От твой Табло, щракнете Създайте Zap.
2. Търсене за приложение, което използвате, където се провежда събитие, напр. Gmail.
3. Избери Задействащо събитие, например получавате имейл.
4. Свържете приложението.
5. Изберете приложението, към което искате да се изпращат данни, т.е. Google Drive.
6. Изберете резултата, т.е. запазване на файл.

С настройката на Zap този процес ще бъде напълно автоматизиран.

Принципът DRY ви е покрил

С всички тези процеси, които се случват на заден план, вашето време се освобождава, така че не е нужно да се притеснявате за ръчно завършване на тези повтарящи се части от работа. От всички инструменти за производителност принципът DRY прави управлението на времето най-ефективно.

Използвайте времето, с което разполагате сега, за да увеличите максимално резултатите си в бъдеще и ще откриете, че можете да отделите много повече от деня си за нещата, които са най-важни. Винаги има неща, към които можете да приложите DRY принципа, така че разгледайте работното си натоварване и вижте какво можете да автоматизирате.

9 ежедневни задачи, които можете да автоматизирате с помощта на Zapier

Ето някои ежедневни задачи, които можете да автоматизирате без кодиране в Zapier, за да спестите време и да улесните живота.

Прочетете Следващото

За автора