8-те най-добри вида отчети за управление на проекти, които трябва да знаете

Докладите за управление на проекти се отнасят до преглед на високо ниво, който съдържа критични данни, свързани с проекта, в лесен за разбиране формат. Те се фокусират върху различни аспекти на даден проект и хвърлят светлина върху текущото състояние, възможни или съществуващи проблеми и техните решения.

Научете за най-добрите типове отчети за проекти, които могат да предоставят информация в реално време на вашите екипи.

1. Табло за управление на проекта/Здравеопазване

Таблото за управление на проекта или здравния доклад ви позволява да знаете как се справя проектът и какво може да направи екипът, за да подобри производителността. Обикновено представяте този отчет на клиента или на други заинтересовани страни. По този начин те могат да визуализират информация като напредък и рентабилност.

Също така помага да се определи дали проектът не е на път и какво можете да направите, за да го върнете в релси.

Отчетът на таблото за управление на проекта трябва да съдържа цялостното портфолио, включително здравето на проекта (състояние на проекта в зелен, жълт или червен цвят), етапен напредък на даден проект, рентабилност на проекта сравнява бюджет и цена и

напредък на проекта според графика.

2. Задачи и състояние на проекта

Ако се занимавате с управление на проекти, това е най-често срещаният тип отчет, който трябва да подготвите. Може да се наложи да изготвяте този отчет на седмична или месечна база. Той има за цел да покаже колко далеч е стигнал екипът, за да постигне целите на даден проект.

Ако трябва редовно да изготвяте такива отчети, по-добре е да автоматизирате процеса, за да спестите време и усилия. Можете да използвате данните от инструмента си за управление на задачите, за да попълните отчета.

Можете също да използвате стандартен шаблон за отчета. Това ще ви помогне да пропуснете труда да създавате отчет за състоянието всеки път от нулата.

3. Наличност на ресурси и умения

Отчетите за наличността на ресурси са от съществено значение за всеки ръководител на проекти. С помощта на този отчет можете да възлагате и делегирате задачи на правилния член на екипа. Показва кой член на екипа е зает и кога.

Ако планирате да направите график за нов проект или търсите някой незает делегиране на задачи, проверете за наличност в този отчет. Можете също да намерите членовете, работещи с пълен капацитет, които може да се нуждаят от помощ.

По този начин можете да осигурите равномерно разпределение на задачите за по-висока ефективност и по-бързи резултати.

4. Рискове на проекта

Всеки проект е свързан с определен брой рискове. Следователно вашият отчет за риска трябва да съдържа всички възприемани и действителни рискове, свързани с даден проект. Може да се наложи да подавате този отчет веднъж месечно.

Насърчете обаче съотборниците си да регистрират всички рискове, за които могат да се сетят, в реално време. Това ще ви помогне да получите всички данни на едно място, когато трябва да създадете отчет.

Освен изброяването на всички рискове, вашият отчет може да включва само рисковете от високо ниво в детайли и обобщение на начина, по който планирате да управлявате рисковете от ниско ниво. Можете да записвате рисковете в електронна таблица, но е по-добре да вземете помощ от инструмент за управление на проекти.

5. Бюджет и разходи

Трябва да създадете отчет за бюджета за различни цели. Отчетът за бюджета, който правите в края на проекта за вашия клиент, е най-често срещаният. Освен това можете да създадете отчет за разходите няколко пъти, когато проектът е в ход.

Това ще помогне на екипа да определи дали разходите по проекта са извън контрол. В такива случаи можете незабавно да контролирате разходите и не е нужно да се изненадвате, ако разходите надхвърлят бюджетния лимит, когато проектът приключи.

Отчетът за бюджета и разходите трябва да включва прогнозния бюджет за всяка задача или сегмент от проекта и действителните разходи. Уверете се, че записвате всички разходи в реално време, за да избегнете проблеми с обединяването на всички разходи по време на създаване на отчет.

6. Проследяване на времето

Много клиенти извършват плащания според времето, прекарано в даден проект. За тях е задължително да генерират отчети за времето след приключване на проекта. Отчетът показва колко време членовете на екипа са инвестирали в задачи, свързани с даден проект.

Този отчет също така ще покаже общото време, прекарано за всяка задача, и времето, инвестирано от всеки член на екипа. Освен това можете да използвате проследяване на времето, за да подобрите представянето на екипа си и индивидуалната производителност.

След като анализирате времето, прекарано от съотборниците за различни задачи, лесно можете да разберете кой може да свърши работата по-ефективно. По-късно можете да възлагате на хората задачи, които те могат да изпълняват бързо и умело.

7. Бъгове и проблеми

Въпреки че може да не е възможно да имате проект без проблем или грешка, определено можете да работите, за да сведете броя до минимум.

Изготвянето на подробен доклад за идентифицирани грешки и проблеми ще гарантира, че можете да намерите бързи решения на тези проблеми, за да изпълните проекта навреме. Докладът за грешка или проблем в проекта трябва да съдържа важна информация като номер на проблем или грешка, дата на идентификация, повдигнатия проблем, описание, приоритет, разрешаване и състояние на грешка.

Редовните актуализации на такива отчети по време на жизнения цикъл на проекта ще сведете до минимум разсейването и предотвратява разочарованието на клиентите. Това също така ще ви спести от риска от забавяне на проекта и наказания.

8. Анализ на дисперсията

Докладът за дисперсията е чудесен начин да разберете дали даден проект е на прав път. В този отчет вие анализирате и сравнявате разликата между оценката и резултата от различни аспекти на проекта. В този отчет използвайте стандартен показател за измерване и на двете данни.

Този отчет ще ви помогне да определите дали сте изпреварили плана, изчерпвате се или сте по график. Можете да сравните своя бюджет, ресурс, обхват или график в отчета.

Въпреки това, ръководителите на проекти обикновено избират този отчет, за да анализират бюджета, разходите и тенденциите в работата на даден проект. Времето за генериране на такива отчети варира от проект до проект. Въпреки че клиентите може да се нуждаят от този отчет в края на проекта, може да искате да го създавате периодично по време на жизнения цикъл на проекта, за да получите по-добра информация.

Кой отчет искате да създадете следващия?

Сега, когато знаете типовете отчети, които можете да създавате за проекти, заедно с техните функции, можете лесно да изберете всеки въз основа на вашите нужди. Ако използвате приложение за отчитане, създаването на отчет няма да бъде предизвикателство и отнема много време.

Хубавото е, че повечето платформи за управление на проекти функционират и като инструменти за отчитане.

8-те най-добри инструмента за отчитане за мениджъри на проекти

Инструментите за отчитане опростяват процеса на създаване на отчети за завършени проекти или вътрешен екип. Ето някои от най-добрите за използване!

Прочетете Следващото

За автора