Предимства и ограничения при използването на макроси в Google Sheets

Ако често използвате Google Таблици в ежедневието, трябва да знаете, че повтарящите се задачи отнемат много време. Трябва да форматирате клетки, текстове, числа, графики, граници и т.н.

Благодарение на App Script и базиран на GUI запис, можете да автоматизирате задачите, като изпълнявате макроси. Въпреки че стартирането на макрос е лесно, може да не е осъществимо или приемливо във всички случаи. Като разберете предимствата и недостатъците на макросите на Google Sheets, можете да ги използвате ефективно и сигурно.

Защо трябва да използвате макроси на Google Sheets?

Да кажем, че трябва да управлявате хиляди данни в няколко работни листа. Тези работни листове могат да бъдат годишният бюджет, списъци със задачи, месечен бюджет, проследяване на инвестициите, плановик на събития, планировчик, продуктови описи и т.н.

В крайна сметка всички тези Google Таблици ще съдържа различно форматиране за текстове, числа, дати, часове и много други. Можете също така да създадете цветни колони, редове и текстове за по-добра видимост на данните.

Ще премахнете много повтарящи се стъпки, ако внимателно запишете всички взаимодействия на потребителския интерфейс на Google Таблици, които извършвате с Macro Recorder. Направете това веднъж за всеки работен лист и задайте клавишна комбинация за макроса.

Свързани: Как да автоматизирате повтарящи се задачи в Google Sheets с макроси

Сега използвайте клавишната комбинация, за да форматирате нововъведените данни. Ето някои от лесните макроси, с които можете да започнете:

• Форматиране на множество таблици в работен лист.
• Създавайте една и съща визуализация на данни от подобни набори от данни многократно.
• Преобразувайте формулите в стойности и след това експортирайте данни към всякакви други инструменти.
• Сортирайте данните на всички листове, като следвате единно правило.
• Показвайте без усилие колони и редове в работния лист.
• Задайте еднакви цветове на разделите на всички листове на конкретен файл.
• Макросите ви позволяват да нулирате филтрите за миг.

Можете да внедрите макроси, за да намалите времето, което прекарвате в организиране и изчисляване на данни. Предимствата на макросите на Google Sheets ще подхранят вашата увереност и мотивация.

Какви са предимствата на използването на макроси в Google Sheets?

Макросът е един от бързите хакове на Google Таблици за подобряване на потребителското изживяване на Google Таблици. Той повишава ефективността и способността ви да управлявате повече данни, като същевременно намалява общото време за изпълнение. Следват няколко жизненоважни предимства от използването на макроси във вашата електронна таблица:

1. Автоматизация

Можете напълно да автоматизирате обработката на данни, базирана на Google Таблици, с помощта на макроси. Всичко, което трябва да направите, е да планирате стратегията си за въвеждане на данни, форматиране, организация, изчисляване и визуализация.

Сега изпълнявайте задачите стъпка по стъпка, докато записвате всяка задача в отделен макрос. Задайте уникални клавишни комбинации към макросите. Можете също да направите речник за тези преки пътища и да ги поставите в работния лист за справка.

За работа с база данни в малък мащаб, макросите на Google Sheets могат лесно да намалят разходите за допълнителен член на екипа или скъпи инструменти.

Свързани: Как да създадете база данни в Microsoft Access: Ръководство стъпка по стъпка

2. Обработка на данни без грешки

Човешката грешка е неизбежна в електронните таблици. Грешките могат да се умножат, ако няколко лица работят на един и същ работен лист. Следователно внедряването на макроси ще сведе до минимум ръчните задачи като въвеждане на данни, форматиране на данни и изчисления на данни.

Когато има минимални ръчни задачи, можете да очаквате обработка на данни без грешки в съвместна електронна таблица.

3. Прилагайте правилата за валидиране на данни и съответствие

Ако работата ви изисква строги изисквания за съответствие, тогава можете да използвате макроси. Използвайте макроси, за да приложите няколко правила незабавно, вместо ръчно да присвоявате правила на всеки лист.

Можете без усилие да прилагате политики за съответствие и валидиране на данни в много проекти, без да губите време и пари.

4. Намалете работата с предположенията

Макросите и Google Forms могат да ви помогнат да разширите силата на вашите работни листове. За работни листове за съвместна работа използвайте специални Google Forms за въвеждане на данни. Също така задайте няколко макроса за форматиране и изчисления.

Членовете на вашия екип вече могат без усилие да въвеждат нови данни и да форматират листа, за да отговорят на вашите очаквания. Те също не трябва да чакат вашите инструкции.

5. Елиминира тъпота

Вие или членовете на вашия екип скоро ще се изчерпите, ако трябва ръчно да въвеждате данни, да форматирате клетки или да изчислявате стойности и т.н. Ръчната работа също се нуждае от допълнително внимание. Така вашата работна сила става по-непродуктивна.

Автоматичните макроси ви помагат да работите по-бързо и да премахвате скуката по време на работа. Вие и вашата работна сила можете лесно да прехвърлите фокуса върху жизненоважни задачи, които ви носят приходи.

6. Лесен за отстраняване на неизправности

Един макрос може да съхранява множество взаимодействия с потребителски интерфейс. По този начин, ако видите някакво необичайно форматиране, организация на данни или изчислени стойности, ще знаете къде да отстраните неизправностите.

Ако не използвате макроси, ще трябва да преминете през много стъпки, за да отстраните грешки.

7. Интеграция на Google Apps

Основната програма за макроси е App Script. Можете да научите разширени скриптове за интегриране на Google Таблици с други услуги на Google Workspace като Документи, Диск, Формуляри и т.н.

Можете да използвате макроси, за да премествате, копирате или изтривате файлове в Google Диск от Google Таблици.

Има ли някакъв недостатък на макросите на Google Sheets?

Няколко недостатъка пречат на пълноценното внедряване на макроси във всеки проект. Следните са недостатъците, от които страдат макросите на Google Sheets:

1. Проблеми със сигурността на скрипта на приложението

Неизвестните макроси могат да представляват заплаха за целия ви работен лист в Google. Хакерите могат да създадат сложни макроскриптове, които могат да откраднат данни от вашата работа или да унищожат базата данни завинаги.

2. Макросите не се експортират/импортират автоматично

Не можете да изпълнявате макроси от един лист в друг. Трябва да преминете през сложен процес на импортиране на макроси, като копирате неговия скрипт.

3. Крива на обучение

Трябва да преминете през някои помощни и обучителни статии за Google Таблици, за да овладеете използването на макроси. Ще трябва също да планирате взаимодействията на потребителския интерфейс на Google Таблици, за да създадете ефективни макроси.

4. Конфликти на клавишни комбинации

Има поне десет клавишни комбинации на Google Таблици, които могат да попречат на макросите. Защото тези преки пътища също започват с Ctrl + Alt + Shift.

Следователно трябва да създадете уникални преки пътища за макроси. Освен това ги запишете за бъдещи справки.

5. Може да има грешки в тежките макроси

Понякога може да не включите всички взаимодействия на потребителския интерфейс в един макрос. Макрос с обширни стъпки може да забави обработката на данни или дори да не работи изобщо. Може да искате да разделите стъпките на множество макроси.

Макроси на Google Sheets за бърза безупречна работа

Винаги има плюсове и минуси за всяка технология и макросите на Google Sheets не са изключение. Предимствата му обаче тежат повече от недостатъците.

Следователно много експерти на Google Sheets използват макроси в своите работни листове, за да предоставят безупречна работа в бърза работна среда. Чрез внедряването на макроси можете също да станете мощен потребител на Google Таблици.

4 скрипта на Google, които правят Google Sheets по-мощни

Google Sheets е страхотно изготвен от кутията, но може да бъде дори по-мощен, ако използвате скриптове на Google Sheets, за да подобрите неговите възможности.

Прочетете Следващото

За автора