Ако вие или вашият бизнес вече използвате Microsoft Outlook като свое имейл приложение, добра идея е да го използвате като пълноценен инструмент за управление на проекти. Защо да използвате друг мощен софтуер с непознат интерфейс, когато можете да задавате задачи, да задавате напомняния и срокове на вашите списъци със задачи в Microsoft Outlook?
Увеличаването на вашата производителност е лесна работа с Microsoft Outlook. Той идва с вградени множество полезни инструменти, които ви помагат да категоризирате проекти, да ги етикетирате и да правите много повече. Нека да разгледаме всичко, което можете да правите с Microsoft Outlook като инструмент за управление на проекти.
1. Задаване на задачи
Ако работите с малък екип, възлагането на задачи е лесно и без усилие, когато използвате Microsoft Outlook. Отидете на Да направя в левия панел и продължете към Добавете задача.След като добавите задачата, щракнете с десния бутон и изберете Създайте нов списък от тази задача.
След като сте направили списъка със задачи, щракнете с десния бутон и изберете
Споделяне на списък. Ще имате възможност да Създаване на връзка за покана за хората да позволяват на хората да се присъединяват и редактират този списък със задачи. Тази функция е изключително полезна за сортиране на проекти в малък или среден екип.2. Добавете псевдоним на имейл
Актуализациите на работата и комуникацията по проекта могат да се изгубят в вълната от ежедневни имейли, които получавате, дори когато сте твърде внимателни. Един пропуснат имейл може да доведе до закъснения и възражения от всякакъв вид. Един прост начин за справяне с този проблем е чрез създаване на псевдоним на имейл в Microsoft Outlook.
Това е допълнителен имейл адрес, който използва същия списък с контакти и настройки за получаване на имейли. Можете да го направите, като отидете на Добавете псевдоним и създаване на нов имейл адрес или използване на съществуващ, който да работи като ваш псевдоним. Всички имейли, получени на този адрес, ще бъдат поставени в специален софтуер за управление на проекти по подразбиране.
3. Създайте група
Ако се опитвате да информирате всички членове на проекта за всички актуализации на проекта, можете лесно да създадете група. Това също прави задачата за споделяне на календари по-лесна (повече за това по-късно).
Отидете на хора в левия панел и потърсете Групи и създайте такъв. Ще бъдете помолени да добавите членове и след като направите това, ще ви бъде показан групов имейл идентификатор, където можете да изпращате всички имейли, свързани с проекта, и да ви бъде предоставен достъп до груповия календар. Можете да задавате нови събития, да получавате актуална информация за предстоящите и да изпреварвате крайните срокове.
4. Споделяне на календари
Няма нищо по-хубаво от това да сте на една и съща страница, когато работите по проект. Видимостта на проекта е от решаващо значение за успеха на проекта. Добър начин да се гарантира това е като споделите календар на проекта, който е достъпен за всички членове на проекта.
СВЪРЗАНИ: Как да направите Outlook по-малко разсейващ с тези бързи съвети
Можете не само да видите върху какво работят другите, но и да се съсредоточите върху важни събития и ключови събития на проекта, които предстоят. С подобна интеграция на календара вие сте длъжни никога да не пропускате важни актуализации. Сега можете да споделяте календара си с вашите контакти.
Ще намерите опцията за споделяне в горния десен ъгъл и можете също да изберете да отразявате дейностите в календара на проектната група, за да се показват в календара ви, за да сте в течение.
5. Използвайте правила за управление на проект
Ако искате да автоматизирате няколко ежедневни процеса и да поемете отговорност за входящата си поща, както и за проекта си, няма по-добър начин да направите това от използването на правила. За да започнете, можете просто да щракнете с десния бутон върху имейл и да отидете на Разширени действия.
Кликнете върху a Създаване на правило от падащото меню. Можете да изберете да преместите съществуващия имейл в папка по ваш избор и ако искате да направите повече, изберете Повече опций.Можете също да добавите действие и да решите какво да се случва всеки път, когато получите имейл от този получател.
6. Категоризирайте всичко
Когато работата ви е отдалечена и много комуникация се осъществява по имейл, най-добре е да категоризирате и етикетирате различни проекти, за да не пропуснете важна кореспонденция. Можете да щракнете с десния бутон върху имейл и да изберете Категоризирайте от падащото меню. Сега можете да избирате от вече наличните категории или да продължите да създавате нова.
Ако трябва да въведете промени в съществуваща категория, можете да направите това в Управление на категории.
7. Използвайте лентата за търсене
Ако не вярвате в категоризирането на всичко или поставянето на етикети на имейлите си, можете просто да използвате лентата за търсене, за да потърсите имейли за проекти. Дайте подходяща ключова дума и тя ще намери точно това, което търсите, всеки път.
СВЪРЗАНИ: Как да категоризирате цветно своя календар на Outlook
Лентата за търсене ви позволява да търсите специално в избрана от вас папка или подпапка, като по този начин улеснява вашата задача. Спестява време, както и много усилия. Освен това можете също да търсите в изтрити имейли, история на разговорите или да посочите други подробности като тема, ключова дума и получател, за да намерите това, което търсите.
8. Създайте нови папки за разграничаване на проекти
Винаги можете да настроите нова папка, която да съдържа информация за проект. Когато направите това, шансовете да смесите проекти или да пропуснете важни имейли и срокове ще бъдат сведени до минимум. Кликнете върху три реда в горния ляв ъгъл на екрана и отидете до края на падащото меню.
Там ще намерите Нова папка, и ще ви отнеме по-малко от секунда, за да създадете нова папка.
9. Използвайте Excel, PowerPoint, Word и OneNote
Microsoft Outlook или неговата уеб версия Outlook.com идва вграден с Excel, PowerPoint, Word и OneNote. Можете лесно да получите достъп до пакета софтуер за производителност на Microsoft от началната страница. Можете да ги намерите в левия панел и можете да започнете за нула време.
Тези интеграции ви помагат да правите презентации, да добавяте бележки, да създавате електронни таблици и документи за нула време – всичко това от удобството на един единствен екран.
Microsoft Outlook прави управлението на проекти по-лесно
Идеален за отдалечени екипи, които работят онлайн, Microsoft Outlook е изключително полезен за възлагане на задачи и автоматизиране на ежедневни задачи. Когато имате възможност да създавате нови папки, подпапки, имейл псевдоними и да сортирате всичко в категории, нищо не може да се обърка.
Microsoft Outlook може да бъде полезен за управлението на вашите проекти, като ви позволява да създавате задачи от имейл, да създавате лепкави бележки и да създавате дъски, така че да можете да видите всичко с един поглед. С инструмент за управление на проекти, който идва с познатия интерфейс на вашето имейл приложение, можете да останете на върха на своите инструменти за производителност навсякъде и по всяко време.
Липсва ли ви функция в Microsoft Outlook? Ето няколко инструмента на Outlook, които добавят полезна функционалност към вашата входяща кутия!
Прочетете Следващото
- производителност
- Microsoft Outlook
- Управление на проекти
- Управление на задачите
- Съвети за Microsoft Office
Гарги е писател, разказвач и изследовател. Тя е специализирана в писането на завладяващо съдържание за всички неща в Интернет за клиенти от различни страни и индустрии. Тя е следдипломна квалификация по литература с диплома по редактиране и издателство. Извън работата тя е домакин на TEDx предавания и литературни фестивали. В идеалния свят тя винаги е на една минута от пътуването към планината.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, ревюта, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате
