Как да категоризирате цветно своя календар на Outlook

Добре известно е, че използването на цвят за етикетиране на различни части от информация подобрява запазването на паметта и от своя страна производителността. Може да сте използвали цвят, за да подчертаете бележки в училище или на срещи, или да сте използвали цвят за начертаване на графики. Така или иначе, има причина хората да го използват.

Когато планирате своя график или резервирате срещи, календарът на Outlook е оборудван с много инструменти, които да ви поддържат организирани. Един от тези инструменти е функцията Категории, която ви позволява да категоризирате срещите по цвят. Тук разглеждаме как да използвате ефективно категориите в Outlook.

Как да настроите категории в календара на Outlook

Има два различни начина за настройване на категории във вашия календар на Outlook. Това зависи от това дали използвате уеб версията или приложението, но и двете създават един и същ резултат.

За версията на приложението най-лесният начин е както следва:

1. Щракнете с едно щракване върху среща във вашия календар на Outlook.
instagram viewer
2. На лентата, Назначаване разделът трябва да се отвори.
3. Щракнете върху Категоризирайте.
4. От падащото меню изберете Всички категории за да отворите Цветови категории прозорец.
5. Изберете Нов за да създадете нова категория.
6. Наименувайте вашата категория и изберете цвят по ваш избор.
7. Повторете за толкова категории, колкото искате, и щракнете Добре на двата прозореца, за да го приложите.

Свързано: Поддържайте своя имейл имейл и акаунти в Microsoft защитени

След това можете да категоризирате всичките си срещи, като щракнете върху вече съществуващи събития в календара и изберете категорията от същата Категоризирайте падащо меню. Когато създадете нова среща, Категоризирайте опцията ще се появи в Ново назначение панел.

За уеб версията на Outlook Calendar:

1. В синята лента с инструменти в горната част на екрана щракнете върху зъбно колело икона за Настройки.
2. В лентата за търсене въведете „Категории” и изберете Категории от резултатите.
3. В Категории прозорец за настройки, щракнете Създаване на категория.
4. Наименувайте вашата категория и изберете цвят от опциите на екрана.
5. Повторете, както е необходимо, и щракнете Запазете.
6. Щракнете върху х за да излезете от настройките.

След това можете да щракнете върху и редактиране всички съществуващи или нови срещи и където пише Календар с цветен кръг до него можете да изберете категорията от падащото меню. Можете да изтриете или редактирате своите категории, като преминете през същите стъпки за всяка версия и просто щракнете върху редактиране или Изтрий опции според изискванията.

Избиране на правилните цветове

Както споменахме по-рано, категоризирането на вашия календар с помощта на цвят има своите предимства. Всичко, което трябва да направите, е да погледнете календара си за предстоящата седмица и ще имате бърз преглед на това какво да очаквате. Вие автоматично ще знаете какво се случва, без да се налага да четете целия текст и да го различавате сами.

Изследванията показват, че цветът влияе върху нашето поведение, емоции и учене, а някои цветове са по-добри от други, когато става въпрос за производителност. Това са:

• Червени, оранжеви и жълти за подробности и извличане на памет.
• Зелени за концентрация и фокус.
• Лилави за творчество.
• Блус за успокояващ ефект.

Въпреки това, трябва да избягвате да използвате цветове, с които имате отрицателни асоциации.

Свързано: Синхронизирайте Microsoft Outlook с Google Календар

Как да категоризирате ефективно своя календар на Outlook

Когато попълвате календара си в Outlook, категориите ви трябва да добавят стойност, а не просто да са упражнение за отметка. Ако бъдете умни за това как категоризирате срещите си, това ще има оптимален ефект върху вашата производителност.

Първо, за да бъде прост и ефективен, се стремете към около шест отделни категории, за да избегнете твърде много. Може да се наложи да имате повече, но не прекалявайте.

Свързано: Как да живеете в календара си за управление на задачи

Второ, те трябва да бъдат ясно различни видове работа. Това ще се различава в зависимост от вашите служебни отговорности, но може да изглежда така:

• Срещи
• Сътрудничество или работа по проекта
• Работа с клиенти
• администрация
• Обучение и умения

Разбира се, ще има събития, които не винаги се вписват добре във всеки етикет, но изберете този, който е най-тясно подравнен. Правете това, което има смисъл за вас и ако установите, че наистина не използвате такъв, изтрийте го.

Категоризацията на календара работи

Вашият Outlook календар е един от най-важните инструменти, които ще използвате по време на типичната работна седмица. Той съхранява всички ваши срещи и задачи, до които имате нужда, така че има смисъл да го използвате в пълния му потенциал.

Играйте с различни цветове и типове категории и се придържайте към това. Ще се почувствате по-организирани и по-способни да четете графика си, което може да спестява огромно време през тези натоварени периоди.

Как да подобрим управлението на времето с функцията за забавяне на доставката на Outlook

Забавянето на доставката на вашите имейли може да ви помогне да управлявате работното си натоварване, докато все още вършите нещата.

Прочетете Следващото

За автора