8 хака за Gmail, които ще ви помогнат да направите повече

Gmail е услугата за електронна поща, която избират милиони – и то с добра причина. Той е сигурен, лесен за използване и предлага множество вградени инструменти за управление на вашата входяща поща. За съжаление, вашата пощенска кутия все още може да бъде източник на страх, особено когато е неорганизирана и пълна до ръба.

Прекарвате ли твърде много време, опитвайки се да се справите с входящата си поща? Ако е така, време е да се направи нещо по въпроса. Тези 8 хака за Gmail за повишаване на производителността могат да помогнат.

1. Използвайте клавишни комбинации

Клавишните комбинации са най-добрият приятел на компютърния потребител, особено когато става въпрос за източване на входящата ви кутия. Gmail предлага широка гама от клавишни комбинации за всичко - от бърза навигация до форматиране на имейл. Ето някои от любимите ни преки пътища, които можете да използвате в момента:

• Shift + I да маркирате като прочетени
• ⌘ или Ctrl + Enter да изпратите имейл
• ⌘ или Ctrl + K за да вмъкнете връзка
• ° С да композирам
instagram viewer
• / за да търсите вашите имейли
• д за да пишете в нов раздел
• Shift + Ctrl + B за добавяне на получатели в BCC

2. Създаване на шаблони

Намирате се, че изпращате един и същ имейл отново и отново всеки ден? Можете да ускорите този процес, като създадете персонализирани шаблони за имейли. За да се случи, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Съставете.
2. Въведете текста, който искате да използвате за своя шаблон, в полето за имейл.
3. Изберете менюто с три точки и след това Шаблони.
4. Изберете Запазете чернова като шаблон и тогава Запазване като нов шаблон.

Когато сте готови да използвате своя шаблон, просто изберете Шаблони и тогава Вмъкване на шаблон.

3. Заглушаване на разговорите

Ако сте част от дълга имейл нишка, която вече не се отнася за вас, можете просто да я заглушите. Спирането пази бъдещите отговори на нишката извън входящата ви поща. И все още можете да намерите заглушената си поща във All Mail.

За да заглушите разговор, в имейла, който искате да заглушите, изберете менюто с три точки и след това изберете Заглушаване. Това е.

4. Използвайте вашия отговорник за почивка

Ако се отправяте извън града или просто се нуждаете от известно време далеч от бюрото си, използвайте вашия автоответчик. Когато вашият автоответчик е включен, всеки, който ви изпрати имейл, ще получи готов отговор, зададен от вас, относно състоянието ви извън офиса. Това може да помогне на подателите да не изпращат допълнителни имейли, които запушват входящата ви кутия.

За да използвате вашия отговор за почивка:

1. Отворете Gmail и изберете Настройки > Вижвсички настройки.
2. Превъртете, докато видите Отговорник за ваканция.
3. Изберете радио бутона до Автоответчикът за ваканция е включен.
4. Въведете вашите дати, ред за тема и след това вашето съобщение. Накрая изберете Запазите промените.

5. Персонализирайте оформлението на входящата си поща

Най-добрият начин да управлявате входящата си поща е като персонализирате оформлението си. Например, можете да изберете първо да бъдат посочени вашите важни имейли или дори непрочетените ви имейли. Това ви дава гъвкавост в начина, по който искате да се показват вашите имейли. За да промените оформлението си:

1. Отидете на Настройки.
2. Превъртете, докато видите Тип входяща кутия.
3. Изберете типа, който искате да използвате.

В видове оформления на входящата кутия са както следва:

• Важно първо: Разделя вашата входяща кутия на две части: важно и всичко останало.
• Първо непрочетено: Показва непрочетените ви съобщения в горната част на входящата ви кутия.
• Първо със звезда: Съобщенията със звезда се появяват първо във входящата ви кутия.
• Множество входящи кутии: Допълнителни секции ще бъдат налични във входящата ви поща, така че можете да използвате оператори за търсене или да създавате персонализирани етикети.
• Приоритетна входяща кутия: Разделя входящата ви поща на множество секции, така че можете да изберете кои секции да се показват, включително със звезда, важни или непрочетени.

6. Създайте имейл филтри

Искате автоматично да изпращате определени имейли в кошчето за боклук? Искате ли да запазите важни имейли, като ги маркирате със звезда? Можете да направите всичко това и повече, като създадете имейл филтри. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Настройки икона в лентата за търсене на Gmail.
2. Попълнете информацията, посочена в прозореца. Gmail ви дава възможност да бъдете много конкретни в имейлите си тук или в основния. Например, можете просто да означите съобщения, които имат определени думи.
3. Когато сте щастливи, изберете Създаване на филтър.
4. След това изберете поведението, което искате филтърът да следва. След това изберете Създаване на филтър.

7. Използвайте интеграции

Вероятно има много други приложения, които използвате ежедневно, за да общувате с екипа си, да управлявате проектите си и други. Някои от тези приложения вероятно се интегрират с Gmail по някакъв начин. Интеграциите могат да подобрят вашата производителност, като елиминират допълнителни стъпки.

Някои интеграции, налични за Gmail, включват:

• слабост: Използваш ли Отпуснат за екипна комуникация? Ако е така, можете да използвате и Gmail в Slack. Например, можете да изпращате имейли директно до Slack за обсъждане.
• мащабиране: Можете също да интегрирате Gmail с Zoom за бързо насрочване на срещи направо от имейлите или да започнете среща веднага. Няма нужда да отваряте нов прозорец.
• Trello: С Интеграция на Trello, можете да създавате нови карти Trello, без да напускате входящата си кутия. Това гарантира, че няма да пропуснете критична задача, докато преглеждате имейлите си.

Това е само малка част от стотиците налични интеграции. Ако искате да автоматизирате задача, Gmail вероятно може да ви помогне. Разгледайте Google Workspace Marketplace за още повече приложения.

Ако страничната лента на вашата входяща кутия в Gmail е напълно затрупана със стари и нови папки, можете да се справите с тях, като скриете тези, които вече не използвате. Когато скривате папки или етикети, това не изтрива съдържанието вътре. Вместо това той просто скрива папките от изглед.

Това е чудесен начин да се „отървете“ от съдържание, което вече не използвате често, без да го премахвате завинаги. За да скриете неизползваните папки:

1. Изберете Настройки и тогава Вижте всички настройки.
2. Изберете Етикети от горното меню.
3. Преминете и изберете Крия за всички папки, които искате да скриете от изглед.

Това е само моментна снимка на това, което Gmail може да направи

Тези осем съвета само надраскват повърхността на това, което можете да направите, за да увеличите производителността си, докато управлявате входящата си поща в Gmail.

Независимо дали става въпрос за персонализиране на входящата ви поща, за да отговаря на вашите нужди, или за използване на разширения за Chrome, има много съвети и трикове.

6 задължителни разширения за Chrome за Gmail

За всеки, който редовно проверява Gmail в Chrome, ето шест задължителни разширения на браузъра, които да направят живота ви по-лесен.

Прочетете Следващото

За автора