Изхвърлете списъка си със задачи: Как да живеете в календара си за управление на задачите

Всеки е чувал за списък със задачи и повечето хора го използват, за да следят изключителната работа, която трябва да свършат. Въпреки това, както при всяко нещо, списъците със задачи могат бързо да излязат извън контрол и всъщност могат да противодействат на вашата производителност.

Да живееш в календара си означава вместо това да изтриеш списъка си и да насрочиш предстоящите си задачи в календара си. Ако вашите задачи ви създават повече проблеми, отколкото бихте искали, това може да е вашето решение.

Списък със задачи срещу Да живееш във вашия календар

Няма нищо лошо в списъците със задачи сами по себе си, но те изискват много дисциплина, за да бъдат ефективни. Задачите са невероятно отворени и тежестта е на вас да ги накарате да работят правилно. Това са само някои от нещата, които могат да навредят на тяхната полезност:

• Ако са твърде дълги, те могат да станат непосилни.
• Те не предоставят контекст за приоритизиране.
• Те могат да се състоят от много ненужни задачи.
• По-вероятно е да вършите по-малки, по-приятни задачи и да пренебрегвате другите.
instagram viewer
• Имате нужда от допълнителни приложения, за да направите списъка си със задачи мобилен.

От друга страна, животът във вашия календар решава повечето от тези проблеми поради начина, по който работи. Когато имате работа, която трябва да завършите, вие разглеждате календара си и планирате тази работа като среща сред другите си отговорности. Това автоматично ви кара да приоритизирате задачата в контекста на другите ви работни места.

Свързано: Начини да направите календара на Google своя календар на работния плот на Windows

Освен това е по-вероятно да изпълнявате по-трудните и сложни задачи, тъй като те вече са насрочени, което предотвратява отлагането. Всичко това е възможно без дълги, отблъскващи списъци, защото вашият календар е работещ център за информация, който обединява всичко.

Повечето работни места вече използват приложение за цифров календар, като Outlook или Google Calendar. Това означава, че можете да го вземете със себе си в движение, като използвате уеб връзката или приложението на всяко цифрово устройство, от което се нуждаете.

Има само няколко прости правила за живеене във вашия календар, които ще оптимизират управлението ви с него и са много по-малко сложни от правилата за списък със задачи.

Блокирането на времето е ваш приятел

Това е нещо, от което просто не можете да се измъкнете, независимо от средата, която използвате за проследяване на задачите. Блокирането на времето означава да отделите малко време в началото на седмицата или деня си, за да напишете всички задачи, които трябва да свършите.

Това е инициатива за спестяване на време, която значително увеличава производителността на вашата работа. Правейки това, вече знаете какво трябва да решите предварително и можете да прекарате остатъка от работната си седмица в справяне с отговорностите си.

Свързано: Съвети за блокиране на времето, за да подобрите фокуса си

Преди да се заемете с работата си, отделете 15-20 минути, за да попълните календара си. Имайки предвид крайните срокове, намерете време между срещите, проектите и работата с клиентите, за да си уговорите среща за вашата поръчка.

Ако една от вашите задачи включва организиране на среща с колега, създайте срещата в календара си и ги поканете. Не забравяйте да включите връзка за среща от приложението за цифрова конференция, което използвате, ако искате да се срещнете виртуално.

Използвайте теми, за да управлявате задачите си

Цветното кодиране на срещите в календара ви в категории помага значително при разграничаването на задачи, срещи, работа по проекти и други задължения. С бърз поглед ще можете да кажете какво съставлява вашата седмица и да планирате съответно.

За да направите това в Outlook, щракнете върху произволна среща и щракнете върху лентата Категоризиране > Всички категории. Изберете Нов, въведете името на вашата тема, изберете цвят и след това щракнете Добре.

Повторете за толкова теми, колкото искате. След това можете да присвоите категория на всяка среща, която създадете. В Google Календар щракнете с десния бутон върху всяка среща и изберете един от цветовете, които се появяват.

Свързано: Инструменти за синхронизиране на Microsoft Outlook с Google Календар

Не забравяйте да назовете категориите според вида на работата и изберете цветове, на които отговаряте добре. Някои примери за категории могат да бъдат:

• Работа по проект
• Администратор и задачи
• Клиенти
• Срещи
• Обучение

Споделете своя календар с колеги

Въпреки че можете да използвате приложение за списък със задачи като Todolist, за да споделяте напредъка си с други служители, ако те не използват същия софтуер, те няма да могат да го видят лесно. Това е мястото, където живеенето в календара по подразбиране на вашия офис има допълнително предимство.

Като споделите календара си, вашите колеги ще могат да видят напредъка ви само като го гледат. Това предотвратява запушването на входящата ви поща с имейли с въпроси за напредъка ви и дори няма да е необходимо да ги маркирате в нея. Въпреки това, не забравяйте да ги уведомите, че така работите.

Свързано: Outlook срещу Gmail: Коя имейл услуга е по-добра?

За да споделите своя календар на Outlook:

1. Щракнете върху лентата Споделяне на календар и изберете този, който искате да публикувате.
2. Щракнете върху Добавете за да въведете имейл адресите на вашия екип и след това ДОБРЕ.
3. Под разрешения, изберете едно от двете Може да преглежда заглавия и местоположения или Може да видите всички подробности.
4. Щракнете върху Приложи и ДОБРЕ.

За това как да направите споделен календар в Google, можете да гледате това официално видео от Google Workspace:

Бъдете реалисти по отношение на графика си

Въпреки че животът във вашия календар заобикаля много от проблемите с приоритизирането на списъка със задачи и управлението на времето, все пак трябва да сте реалисти и умни относно начина, по който планирате своите задачи. За щастие има няколко изпитани съвета за ефективно управление на това:

• Ако нямате време да завършите голяма задача, насрочете я като няколко по-малки задачи.
• Дайте си повече време, отколкото смятате, че ще ви трябва.
• Избягвайте да изпълнявате задачи точно преди среща; отделете си 30-минутен интервал между тях.
• Ако дадена задача е спешна, решете дали да пренаредите други неща в календара си.

Вероятността е да завършите работата си и да имате свободно време, което означава, че ще наваксате имейлите и други малки части, които се появяват през деня.

Свързано: Подобрете управлението на времето с функцията за забавяне на доставката на Outlook

Живейте в календара си, за да подобрите производителността

Вашият календар е удобен инструмент, който вече разполага с всички необходими ресурси, за да следите работата си. Животът във вашия календар предоставя интегриран подход за управление на вашето работно натоварване и съхранява всичко на едно място.

Използвайки правилата, споменати по-горе, ще сте на път да спестите време, да подобрите производителността си и ще бъдете по-ефективни, докато го правите. Опитайте и може да се чудите защо изобщо сте използвали списък със задачи.

Как да направите Outlook по-малко разсейващ с тези бързи съвети

Ако някога сте мислили, че Outlook разсейва, ето няколко прости корекции, които може да ви бъдат полезни.

Прочетете Следващото

За автора