Създаването на електронна таблица чрез въвеждане на няколко колони с данни и прилагане на основните функции на математиката е просто върхът на айсберга. Повече полезност и автоматизация се крият под океана от неща, които можете да правите в Google Таблици.
Независимо дали за работа, училище или вкъщи, можете да използвате Google Таблици по много начини, за да визуализирате данни или да получите информация от данните.
В тази статия ще научите няколко щури функции на Google Sheets и практически примери за това как можете да ги използвате.
1. МАССИВ ФОРМУЛА
Помага ви да сведете до минимум времето, което инвестирате в редактиране на формулите във вашата електронна таблица. Когато трябва да приложите функции към хиляди редове и колони във вашия работен лист, е разумно да използвате ARRAYFORMULA вместо формули без масив.
Функциите без масив са тези, които създавате в една клетка и след това ги копирате и поставяте в друга клетка в работния лист. Програмата Google Sheets е достатъчно интелигентна, за да промени формулата според адресите на клетките. Но по този начин отваряте вратата за следните проблеми:
- Работният лист става бавен поради отделни функции в хиляди клетки.
- Правенето на промени във формулата ще изисква часове редактиране.
- Копирането и поставянето на формули без масив в определените им клетки е досаден процес.
Да кажем, че вие отговаряте за създаването на документ с електронна таблица с имената на учениците, техните предметни оценки и общата сума на учениците. Сега, вместо няколко студенти от вашия клон, ако трябва да направите това за целия щат, обичайният `+` базираната на оператор формула ще отнеме време. Можете да използвате ARRAYFORMULA, както е посочено по-долу.
=Формула на масив (B2:B+C2:C+D2:D+E2:E+F2:F)
В тази формула, B2:B диапазон обозначава безкраен. Можете да го направите краен, като редактирате диапазона до B2:B10 и така нататък.
2. V-LOOKUP
Формулата V-LOOKUP ви помага да намерите данните, които търсите от лист с взаимосвързани данни. Това е подобно на сканирането на вашия календар, за да намерите конкретна среща, нейния час и дата. Това е мощна функция, която извлича съответстващи данни от друг работен лист или таблица на същия работен лист.
Отново, тази формула ви помага да спестите време и умствена работа. Очите ви ще трябва да сканират таблицата ръчно без тази формула.
Свързани: Как да направите VLOOKUP в електронна таблица на Excel
Нека помислим, че трябва да актуализирате състоянието на поръчката на хранителните доставки във вашия квартал от вашия магазин. Партньорът за доставка ви изпрати „Таблица за справки“ и имате „Таблица за първични поръчки.”
„Таблица за справки” съдържа поръчките и тяхното текущо състояние. Вместо визуално съпоставяне на таблиците, можете да автоматизирате тази задача с помощта на V-LOOKUP.
Можете да използвате следната формула. Трябва да заключите обхвата с помощта на “$.” В противен случай ще започнете да получавате грешки в няколко клетки.
=VLOOKUP(A3,$G$3:$H$22,2,false)
3. ВАЖНО
IMPORTRANGE е полезна формула, ако трябва да изтеглите данни от различни работни листове на Google Sheets. Вместо да копирате данни от един работен лист и да ги поставите в желания, можете да използвате тази формула, за да спестите време. Освен това рационализира работата ви по импортиране на данни.
Ако някой друг освен вас притежава работния лист, трябва да получите достъп до работния лист, преди да можете да започнете да използвате функцията IMPORTRANGE.
Този процес на изтегляне на данни от различни работни листове е динамичен. Това означава, че всяка от промените в данните в изходния лист автоматично ще се отрази в целевия лист.
Следователно това е съществена формула, ако правите отчет или табло за управление, като извличате данни от различни членове на екипа на вашия екип по проекта.
В горния видеоклип можете да видите колко лесно можете да импортирате данни за демографски данни на САЩ от един работен лист в друг. Трябва само да споменете URL адреса на работния лист, името на листа и диапазона от данни, който искате да импортирате.
Формулата не импортира никакво визуално форматиране от източника. Можете да използвате следния синтаксис на формулата, ако искате да го изпробвате:
=IMPORTRANGE("URL","Лист1!B3:R11")
4. LEN
Формулата LEN ви помага да извлечете дължината на низ от данни или текст в знаци. Полезно е, когато искате да разберете броя на знаците в текст, без да използвате инструменти на трети страни. Просто казано, използвайте функцията LEN и поставете текста в скоби.
Да кажем, че вашият клиент на свободна практика има нужда от вас да напишете заглавията, метазаглавията и метаописанията за блоговете, от които се нуждаят. Те също така искат да ограничите дължината на знаците за тези елементи до определено число. Можете да използвате функцията LEN, за да проследявате тези елементи и техните дължини на знаци.
Ако сте разработчик на уебсайт или приложение, формулата LEN също ще бъде полезна при управлението на съдържание във файл на Google Sheets. Използвайте следната формула самостоятелно и я изпробвайте.
=LEN(B2)
=LEN("Примерен текст")
5. АКО ГРЕШКА
Вашата електронна таблица може да изглежда объркана, ако има твърде много грешки. Грешки обикновено се случват, когато прилагате множество формули в колони и листове, но няма много данни за връщане на стойност.
Ако споделяте такива файлове с членовете на екипа или клиентите, те може да не харесат външния вид на електронната таблица. Освен това ще ви е трудно да се отървете от тези грешки, за да свършите нещата. Формулата IFERROR идва на помощ.
Поставете формулата си във функцията IFERROR и споменете кой текст да се покаже, ако възникне грешка. Видеоклипът по-горе показва използването на IFERROR в ситуации, когато управлявате електронна таблица за цената на продукта или оценявате учениците си.
Ето синтаксиса на формули, които могат да ви бъдат полезни, когато искате да го изпробвате сами:
=iferror (D4/C4, 0)
=iferror (VLOOKUP(A23,$A$13:$G$18,7,false),"Несъответствие на ID")
6. COUNTIF
Формулата COUNTIF е доста полезна, когато трябва да извлечете колко пъти конкретна стойност се появява в големи набори от данни. Това е еднакво полезно за дребномащабни данни. Тази формула е мощен инструмент за получаване на персонализирана информация от всяка електронна таблица.
Свързани: Как да използвате функцията COUNTIF и COUNTIFS в Excel
Ако има няколко колони в таблицата с данни, можете да извлечете стойности в зависимост от различни заглавки на колони. Видеото по-горе показва техниката за установяване на общите поръчки Apple или броя на поръчките по-горе $50. Използвайте споменатия по-долу синтаксис на формулата, ако искате да го изпробвате:
=countif($B$2:$C$21,"Apple")
=countif($B$2:$C$21,">50")
Форматирайте и интерпретирайте данните по лесния начин
Можете да приложите гореспоменатите формули на Google Sheets в различни ситуации, дори с изключение на споменатите тук. Всичко, което трябва да запомните, е обхватът на функциите.
Сигурни сме, че можете да намерите още нови ситуации, в които да приложите тези формули. Това ще ви спести време и ще ви помогне да създадете визуализация/интерпретация на данни.
Искате ли да впечатлите аудиторията си с полезна информация и завладяващи визуализации? Вижте тези функции на Google Data Studio.
Прочетете Следващото
- Производителност
- Google Таблици
- Съвети за електронни таблици

Тамал е писател на свободна практика в MakeUseOf. След придобиване на значителен опит в технологиите, финансите и бизнеса процеси в предишната си работа в ИТ консултантска компания, той приема писането като професия на пълен работен ден преди 3 години. Въпреки че не пише за производителността и последните новини в областта на технологиите, той обича да играе Splinter Cell и да гледа Netflix/ Prime Video.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, ревюта, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате