Как да създадете Excel формуляри за електронни таблици за въвеждане на данни

Въвеждането на данни в Excel е трудна задача, особено ако имате много колони и тонове записи. Това също може да бъде объркващо за други потребители, особено ако не са запознати с вашата електронна таблица.

Но знаете ли, че можете да създавате формуляри, за да улесните тази задача? Microsoft позволява на вас или на някой друг да добавяте данни към електронната си таблица чрез формуляр в нов прозорец. По този начин има по-малко объркване относно това каква информация трябва да поставят във файла на Excel.

Прочетете и научете как да създадете формуляр за собствена електронна таблица на Excel.

Подготовка на вашите данни

Преди да започнете да изграждате формуляра си, първо трябва да подготвите данните, които ще ви трябват. Например, ако създавате списък за присъствие на ученици, първо трябва да запишете информацията, която ще изисквате от тях в колони.

Например, трябва да имате тяхното име, фамилия, номер на студент, имейл адрес и курс; след това трябва да ги изброите в горния ред. Тези елементи ще означават колоните, в които ще бъдат компилирани данните, които вашите ученици въвеждат.

Ако ще помолите учениците си да въведат данните си ръчно, те ще трябва да превъртат надолу до дъното на файла на Excel, за да намерят празен ред. И ако искате много информация, да речем за годишник, би било лесно всеки от учениците да пропусне клетка, което води до непълни данни.

Вмъкване на прост формуляр

След като подготвите всичките си заглавия на колони, сега можете да започнете да създавате формуляр. За да направите това, изберете един от заглавките на колоните. Отидете на Лента за търсене в най -горната част на прозореца на Excel и въведете Формуляр. В резултатите от търсенето под Действия, кликнете върху Формуляр.

А Microsoft Excel ще се появи прозорец с предупреждение, потвърждаващ дали искате да използвате избрания от вас ред като етикети на формуляра. Ако вече сте го направили, кликнете върху Добре. В противен случай щракнете Отказ, изберете заглавките на колоните, които искате да използвате като етикети на формуляра, и повторете стъпките, описани в предишния параграф.

След натискане Добре, ще се появи прозорец на формуляр и това е всичко! Вече можете да започнете да въвеждате данни.

Ако ще използвате този инструмент често, можете да добавите пряк път към тази функция в лентата с инструменти за бърз достъп. Върнете се към Лента за търсене и въведете Формуляр отново. Но вместо да щракнете с левия бутон върху Формуляр резултат, Кликнете с десния бутон върху него, вместо да изведете контекстното меню.

Изберете Добавяне към лентата с инструменти за бърз достъп, и ще видите Икона на формуляр се появяват в него. Така че следващия път, когато трябва да изтеглите инструмента за формуляр, всичко, от което се нуждаете, е да кликнете върху бутона за бърз достъп.

Добавяне на нови данни

С отворения прозорец на формуляра ще видите информацията, която ви е необходима за въвеждане във вашата база данни. Попълнете всички празни полета и след като го направите, щракнете върху Ново. Въведените от вас данни автоматично ще запълнят най-долната част на таблицата ви и ще получите нов празен формуляр, готов за работа.

В случай, че случайно сте запазили грешни данни, можете да се върнете и да ги промените. Превъртете до записа, който искате да промените, като натиснете Намери Пред или Намери следващото бутони. Когато стигнете до елемента, който искате да редактирате, просто променете информацията в съответното поле.

След като приключите с корекциите, щракнете върху Ново или натиснете Въведете на клавиатурата, за да извършите промените. Но ако сте допуснали печатна грешка и искате да възстановите предишния запис, щракнете върху Възстанови вместо. Имайте предвид обаче, че не можете да отмените промените с Възстановяване, след като сте извършили промените.

Преглед на записи с прозореца на формуляра

Сега, когато имате няколко записа в електронната си таблица, можете да използвате самия прозорец на формуляра, за да прегледате данните си. В горния десен ъгъл на прозореца ще видите серийния номер на текущите данни.

Ако искате да видите записите преди или след текущата селекция, можете да използвате споменатото по -горе Намери Пред и Намери следващото бутони. Като алтернатива можете да използвате лентата за превъртане, за да преминете бързо през множество записи.

За да намерите конкретни резултати, можете да използвате функцията за търсене на прозореца на формуляра. За достъп до него кликнете върху Критерии бутон отдолу, Намери следващото. Въведете информацията, която искате да търсите в съответното поле, след което натиснете Въведете на клавиатурата си.

Свързани: Как да използвате функцията за търсене и замяна в Excel

След това прозорецът ще ви покаже следващия ред със съответната информация. За да прегледате други резултати, щракнете върху някой от тях Намери Пред или Намери следващото.

Можете също да използвате формули и модификатори за по -разширено търсене. Можете да използвате заместващия знак звездичка за търсене на част от записа. По същия начин можете също да използвате по-голяма от или по-малко от знаци за търсене на цифрови стойности или стойности за дата.

Например, ако искате да потърсите студенти, които посещават BA курс, можете да въведете BA* в съответното поле. Прозорецът на формуляра ще показва само студенти от вашата електронна таблица, които получават бакалавърска степен.

Избягване на празни записи

Можете също да предотвратите случайно празни записи, като добавите с помощта на функцията за валидиране на данни. За да направите това, първо трябва да изберете таблицата, в която ще въвеждате данни. След това трябва да отидете на Данни > Проверка на данни.

В Потвърждаване на данни след това прозорецът ще се отвори. В Настройки раздел, под Позволява падащо меню, изберете Дължина на текста. След това под Данни падащо меню, изберете по-голяма от. И накрая, под Минимум поле, вход 1. Натиснете Добре.

Тази функция не позволява на потребителите да въвеждат само един знак в което и да е поле, като гарантира, че вашите данни ще бъдат напълно попълнени.

Свързани: Как да импортирате данни от Microsoft Word Forms в електронна таблица на Excel

Бърз и лесен начин за попълване на големи бази данни

Ако често пропускате информация в електронната си таблица или въвеждате грешни данни в колони, тогава е крайно време да създадете формуляр за себе си. Това бързо и лесно решение ще гарантира, че ще получите точна база данни.

Въпреки че примерът по-горе показва само пет записа, ако работите върху много записи, като база данни за служители на компанията, ще оцените тази функция в Excel. Предоставяйки ви независим прозорец за въвеждане на информация, можете да избегнете кривогледство със стотици, ако не и хиляди записи, като същевременно гарантирате точни и прецизни въвеждане на данни.

Как да обедините файлове и листове на Microsoft Excel

Научете всичко за това как да обедините листове в Excel, както и как да комбинирате няколко файла на Excel в един.

Прочетете Напред

За автора