Как да подобрим организацията, като използваме меки срокове

Спазването на срокове е част от ежедневието за повечето от нас. Възможно е да имате дължимо назначение в колеж, проект по работа или данъчна декларация за попълване; така или иначе, всички те имат крайна дата, към която работите.

В по -голямата си част сроковете ви дават натиск да свършите нещата. Ако обаче искате да използвате това във ваша полза и да организирате времето си по -добре, меките срокове могат да бъдат трикът.

Разликата между меки и твърди срокове

През повечето време сроковете са определени за нас; вашият шеф или учител ви дава дата за завършване на част от работата, която е окончателна, и не можете да правите никакви ревизии след това време. Това е труден срок и консенсусът е, че ще има някои последствия, ако не го спазите.

В крайна сметка всичко се нуждае от труден срок, защото това означава, че нещата приключват и трябва да има момент, в който една работа да приключи. Те ви дават ясни очаквания от вашия началник и ви дава автономия да използвате тази времева рамка, както сметнете за добре.

Хората свършват повече работа, когато са подложени на натиск, а сроковете са чудесен начин да се използва това явление. Ето защо хората ще свършат повече работа през последните дни или часове в навечерието до крайната дата. Например, ако трябва да изпратите задача след два месеца, е малко вероятно да свършите много работа през първия месец.

Свързани: Съвети за избягване на отлагането и спазване на крайните срокове

Ето защо твърдите срокове могат да бъдат непродуктивни; без достатъчно натиск може да загубите ценно време и да побързате да завършите работата си в последния момент, пренебрегвайки други отговорности. Може да бъде и стресиращо.

От друга страна, меките срокове се определят преди твърдия срок, с предположението, че ще приключите проекта си със свободно време. Например, ако твърдият срок е след два месеца, вашият мек срок може да бъде три седмици предварително.

Можете да създадете свои собствени лични срокове и използването на този подход ви награждава с достатъчно желание да свършите работата без стрес в последната минута.

Ползите от използването на меки срокове

Определянето на мек срок не означава, че той автоматично ще работи. За да можете да се възползвате от тях, трябва да се ангажирате с това. Няма смисъл да ги установявате, ако ще ги пренебрегнете в полза на твърдия срок.

Ако обаче се направи правилно, личните срокове могат да донесат много ползи:

• Подобрено управление на времето и по-малко загубено време
• Повече отговорност към другите ви отговорности
• По -добра организация с вашите проекти
• Усещане за собственост върху вашето време и работа
• Изгражда увереност
• По -бързо постижение с времето за творческо мислене

Свързани: Начини за използване на техниката за картографиране на ума за експоненциална производителност

След като спазите мекия срок, имате време да направите корекции и да настроите работата си с достатъчно време, преди тя да трябва да бъде предадена. Освен това ще имате гъвкавостта да го изпратите, когато сте доволни от резултата, и да се погрижите за всички други спешни случаи, които се появят.

Как ефективно да зададете меки срокове

И така, как да зададете мек срок? Ключът е да имате предвид реалистична времева рамка, която да знаете, че ще можете надеждно да спазите. Трябва също така да се уверите, че не е твърде близо до твърдия срок.

Идеалният параметър за определяне на мек срок е приспадането на 25% от времето от твърдия срок, но това може да варира в зависимост от вашите собствени ограничения. Някои неща, които трябва да имате предвид, са:

• Ако ви предстоят други проекти и колко тежко е другото ви натоварване
• Колко далеч е трудният срок?
• Какво е вашето сладко място за продуктивен натиск
• Ако работите по проекта с други хора, как можете да заобиколите това?
• Колко голям или малък е вашият проект

След като получите тези отговори, можете да определите най -практичната лична дата на завършване и да започнете.

За да гарантирате, че ще се придържате към личната си цел, трябва да направите разбивка на начина, по който ще я управлявате. Трело е идеално приложение за това, тъй като използва просто оформление на дъската, с което можете да манипулирате според вашите нужди.

Когато създадете своето работно пространство Trello, отворете Странична лента и под Вашите дъски, щракнете върху Плюс подпишете се Създайте нова дъска. Можеш започнете с шаблон, но една празна дъска е добре.

След като назовете и създадете своя борд, ще трябва да разделите времето си между сега и вашия мек срок на седмици, като създадете нов списък за всяка седмица имате:

1. Щракнете Добавете друг списък
2. В първия списък, където пише Въведете заглавието на списъка, Тип Седмица 1
3. Повторете тези стъпки за броя седмици, които имате в графика си

Свързани: Творчески начини да се възползвате напълно от Trello

Сега можете да започнете да планирате какви аспекти на проекта ще завършите всяка седмица. За да направите това, изберете Добавяне на карта под желаната седмица, Въведете заглавие за тази карта и щракнете Добавяне на карта.

Разбийте всяка стъпка от вашия проект, върху която трябва да работите. Например, ако следвате триседмичен график, първоначалната седмица трябва да бъде разпределена за планиране и генериране на идеи, вторият трябва да бъде за изпълнение на тези планове и проекти, а третият трябва да бъде за фина настройка.

Ако искате да запазите цялата си работа на едно място, можете да качите файлове във всяка създадена от вас карта в Trello, като щракнете върху картата, която искате да редактирате, и изберете Прикачени файлове. Можете също да създавате Контролни списъци и добавете Дати, ако това помага.

Използвайте крайните срокове във ваша полза

Сега имате своя мек срок, можете да бъдете спокойни, знаейки, че работата е свършена с време. Най -хубавото е, че сега имате избор какво да правите с това допълнително пространство.

Използването на меки срокове като редовна практика в работата ви ви позволява да упражнявате по -добра организация и в случай, че възникнат проблеми през последните дни или часове, вече сте покрити.

Как да организирате списъците си със задачи, като използвате елементи за действие

Използвайки елементи от действия в списъци със задачи, можете да трансформирате сложни задачи в лесно постижими и да повишите производителността на проекта.

Прочетете Напред

За автора