Как да направите Outlook по -малко разсейващ с тези бързи съвети

Ако Microsoft Outlook е вашето приложение за управление на вашите имейли и календар, може би сте си помислили, че някои от неговите функции могат да бъдат доста разсейващи. Разбира се, Outlook вече е настроен да ви помага да управлявате натоварването си, но може да бъде още по -добре с някои прости корекции.

Нека да разгледаме някои от начините, по които можете да накарате Outlook да работи по -добре за вас.

1. Създайте правила за входящи имейли

Когато получите имейл, той автоматично ще влезе във вашата папка Входящи. Това може да бъде трудно да се проследи, ако получавате множество имейли от много различни хора и те могат бързо да се монтират. Outlook ви позволява да зададете правила за входящата поща, така че входящите имейли от конкретни хора да отиват директно в подпапка, което може да ви помогне да следите кой какво изпраща. За да създадете ново правило, изпълнете следните стъпки:

1. Отидете на Файл> Управление на правила и сигнали и щракнете Ново правило. Ще се появи нов прозорец с различни опции.
instagram viewer
2. Под Стъпка 1: Изберете шаблон щракнете Преместете съобщения от някого в папка.
3. След това, под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, трябва да кликнете върху хипервръзките, за да изберете хора или обществена група чиито имейли искате да пренасочите към посочена папка.
4. Щракнете завършек да приложи правилото.

Официалното видео от Microsoft го илюстрира подробно.

Правилата за входящата поща могат да предотвратят запушването на входящата ви поща. Освен това, ако трябва да следите конкретни хора или критични работни имейли, това вече е организирано за вас.

Свързани: Как да създадете подпис в Outlook

2. Изключете известията по имейл

Досега може би сте забелязали известието, което Outlook издава, когато получите имейл. Може би сте забелязали и жълтата икона на плик, която се появява на иконата на Outlook в лентата на задачите. Това може да бъде полезно, ако искате да бъдете уведомени, но може да наруши фокуса ви, ако тези имейли продължават да идват. За щастие Outlook също ви дава възможност да изключите тези известия.

Отидете на Файл> Опции> Поща, и под заглавието Пристигане на съобщение, можете да изберете известията, които искате да изключите. След като сте доволни от избора си, щракнете върху ДОБРЕ.

Свързани: Как да насрочите среща в Microsoft Outlook

3. Задайте напомняния за календар

Подобно на известията по имейл, календарът на Outlook е настроен да ви напомня за срещи 15 минути преди началото им. Той прави това, като показва следващите ви срещи и трябва да щракнете Отхвърляне за да затворите прозореца.

Тези напомняния могат да бъдат полезни, ако имате нужда от тях. Например, ако сте дълбоко в работата си и напомнянето се появи, можете да приключите с това, което правите, и да се подготвите за срещата.

Ако обаче нямате нужда от тази функция, тя може да прекъсне потока ви. За да спрете тези напомняния, отидете на Файл> Опции> Разширени, и под Напомняния, премахнете отметката Показване на напомняния.

Като алтернатива можете също да отидете на Файл> Опции> Календар, и под Опции за календар, ще видите опция за напомняния по подразбиране. За да редактирате това, изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете върху полето до Напомняния по подразбиране, така че в полето има отметка
2. В падащия списък изберете 0 минути
3. Щракнете върху полето до Напомняния по подразбиране отново, така че кърлежът изчезва; ако не направите това, това няма да запази вашия избор
4. Щракнете Добре

Сега можете да продължите с работата си, без да се появяват тези напомняния. Ако все още искате някакъв начин за проследяване на важните ви задачи, разгледайте и предимствата на Microsoft To-Do.

Свързани: Microsoft To Do: Пълно ръководство за начинаещи

4. Цветово кодиране на вашия календар на Outlook

Няма нищо лошо в оцветяването на вашите срещи в календара на Outlook с един цвят. Цветовото кодиране обаче може да ви помогне да опростите календара си и да улесните прегледа на работния ден или седмица, без да проверявате за какво става въпрос за всяка отделна среща или среща.

Например, ако имате няколко различни вида работа, включително срещи във вашата компания, срещи с външни компании, клиенти, административни задачи и обучение, записано в календара ви и т.н., може да се превърне в размазване на информация, която трябва да отделите повече време за фокусиране На.

Ако използвате цветно кодиране, можете бързо да прегледате календара си и да получите обща представа за какви видове работа трябва да се подготвите. Можете също да използвате цветово кодиране, за да дадете приоритет на срещите по важност. Например можете да изберете червен цвят за „спешни“ срещи, кехлибарен за „важен“ и зелен за „рутинен“.

Важното тук е да изберете различни цветове за различните видове работа, която извършвате, и да изберете цветове, които не приличат твърде много един на друг, за да различите разликата. За да започнете, изпълнете следните стъпки:

1. Кликнете върху среща или среща в календара си, за да покажете Серия срещи раздел.
2. Щракнете върху цветната икона на прозореца, която казва Категоризирайте.
3. В падащия списък щракнете върху Всички категории.
4. Ще се появи нов прозорец; от дясната страна щракнете Ново.
5. Пишете в името на вашата категория. Например „вътрешни срещи“ и изберете цвета, който искате за него.
6. Щракнете Добре на двата прозореца, докато видите новата си цветно кодирана календарна среща.

Повторете този процес за толкова категории, колкото искате да създадете.

Разсейването на Outlook е разрешено

Сега, когато знаете как да направите Outlook по -малко разсейващ, можете да го приспособите да работи най -добре за вас. Въпреки че може да не изглеждат важни, малките корекции могат да променят работния ви ден.

Това в никакъв случай не е изчерпателен списък и може да искате да ги изпробвате, преди да се ангажирате с тях. Можете също така да си поиграете с настройките на Outlook и да видите дали откривате други неща, които помагат да оптимизирате фокуса си.

5 разсейвания, които ви правят по -малко продуктивни (и как да ги избегнете)

Лесно е да се разсеете, което може да доведе до отлагане. Ето някои начини, по които можете да ги избегнете.

Прочетете Напред

За автора