Как да създадете баланс в Excel

Независимо дали имате малък бизнес или огромна мултинационална корпорация, трябва да разберете как расте вашата компания. Следователно трябва да следите финансите на вашата компания, като преглеждате различни финансови отчети.

Отчетът за доходите например показва как организацията прави и харчи пари. Като алтернатива, отчетът за паричните потоци ви позволява да видите колко парични средства имате на разположение, което ви позволява правилно да бюджетирате разходите си.

И накрая, има баланс, който също е един от основните финансови отчети. Ето кратко ръководство, което да ви помогне да направите своя собствена в Microsoft Excel.

Какво е баланс и защо имате нужда от такъв?

Балансът ще ви позволи да видите разбивката на активите, пасивите и собствения капитал на вашата компания. С един поглед ще видите каква част от компанията идва от неразпределената печалба, собствения капитал и заемите.

С тази информация на разположение можете да изчислите възвръщаемостта на инвестицията и различните й финансови съотношения. След това можете да сравните тези стойности с подобни компании в същия бранш. Това ще ви даде представа как се представя бизнесът спрямо своите връстници в бранша.

1. Изберете време за покриване

Както при другите финансови отчети, трябва да изберете период за покриване. Обикновено това започва на 1 януари и завършва на 31 декември.

Можете обаче да изберете и друг период за изчисление, наречен фискална година, който започва на 1 октомври и завършва на 30 септември. Имайте предвид, че какъвто и период да използвате тук, трябва да е в съответствие с другите ви изявления.

2. Подгответе сметките си

За да избегнете затрудненията да се налага да ровите в своите записи, когато правите баланса си, трябва да го подготвите предварително. Уверете се, че разполагате с отчетите си за паричните потоци, банковите извлечения, извлеченията по сметките по кредита и салдата по кредитни карти.

Преди да започнете, трябва да знаете стойността на наличните активи и инвентар. Не забравяйте да включите сумата, която сте вложили за стартиране на вашия бизнес, както и инвестициите, направени от други хора и образувания.

Свързани: Как да направите отчет за паричния поток в Microsoft Excel

3. Създайте Excel файл

След като знаете периода, който обхващате и имате необходимите стойности, е време да създадете файла Excel. Отворете нов файл в Microsoft Excel. Поставете [Име на компанията] Баланс в клетка А1 за лесна идентификация.

Оставете малко място за форматиране, след което в първата колона на третия ред напишете Активи. Това е разделът, в който ще въведете стойностите за всичко, което има вашата компания. След това в третата колона на същия ред напишете фискална година покриваш.

След Активи трябва да създадете съответните Задължения и собствен капитал раздел. Пасивите се отнасят до сумата, която компанията дължи на трети страни, включително банки, доставчици, наемодатели и правителството.

Собственият капитал, от друга страна, се отнася до сумата, събрана от собствениците за бизнеса, плюс всяка печалба, която той задържа в своите сметки. Тези стойности в тези два раздела трябва да са равни на сумата, отбелязана в активите - оттук и терминът баланс.

Въпреки това, преди да създадете секцията „Пасиви“ и „Собствен капитал“, първо трябва да поставите подкатегориите за Активи. По този начин ще имате по -малко проблеми с форматирането.

4. Вмъкнете вашите категории

Активи

Всеки бизнес и индустрия ще имат свои собствени уникални подкатегории активи. Това обаче са типичните секции, които повечето компании имат: Текущи активи, Дългосрочни или дълготрайни активи, и Други активи. След това те се разбиват допълнително на малки категории.

Текущите активи са активи, които можете бързо да ликвидирате. Обикновено това са парични средства, вземания, материални запаси и краткосрочни инвестиции. От друга страна, фиксираните или дългосрочните активи са по-трудни за конвертиране във валута. Това може да са Недвижими имоти, Офис техника, Дългосрочни инвестиции, и още.

Другите активи обикновено са незначителни позиции, които не могат да бъдат лесно дефинирани като текущи или дългосрочни активи. Те могат да включват Разходи за бъдещи периоди (като абонаменти), Отсрочени данъчни активи (като възстановяване) и Аванси на служителите.

Въпреки че тези категории се отнасят за повечето предприятия, вашата компания може да има уникална категория активи, така че трябва да прегледате операциите си, преди да считате това за окончателно.

Задължения и собствен капитал

Подобно на активите, пасивите и собствения капитал има три основни подкатегории: Текущи пасиви, Дългосрочни задължения, и Собствения капитал. Както подсказва терминът, текущите задължения са задължения, които компанията трябва да изпълни или за една година, или за един оперативен цикъл (където един оперативен цикъл се отнася до времето, необходимо за преобразуване на запасите продажби).

Текущите пасиви могат да включват задължения към доставчици и лизингодатели, краткосрочни заеми от банки и кредитори, данъци върху доходите, платими заплати, предплатени стоки и услуги и текущата част от дългосрочните дълг.

Под Дългосрочни задължения ще намерите Дългосрочен дълг, Отложен данък върху дохода, и Обезщетения от пенсионния фонд, ако това се изисква от закона.

И накрая, собственият капитал се състои от Собствения капитал, която е сумата, която влагате в бизнеса. Ако управлявате корпорация, този раздел и неговият подраздел се извикват Капитал на акционерите вместо.

Вие също ще намерите Неразпределена печалба в раздела за собствения капитал, която е сумата, спечелена от бизнеса през периода минус изплатените дивиденти.

5. Добавяне на вашите ценности

Под Активи добавете стойностите за всяка подкатегория, за да знаете колко имате за всеки раздел. След това трябва да добавите всяка междинна сума, за да получите общата стойност на активите на вашата компания.

По същия начин трябва да добавите стойностите за всяка подкатегория „Задължения и собствени капитали“, за да разберете колко от активите на вашата компания са от кредитори, собственици и печалби.

Обърнете внимание, че общите стойности за раздел „Активи“ и раздел „Пасиви и собствени средства“ трябва да съвпадат. В противен случай може да е имало грешка във вашето счетоводство.

6. Някои полезни формули

Можете да използвате стойностите, които намирате в баланса, за да разгледате финансовите му коефициенти. Тези формули оценяват ефективността на вашия бизнес и могат да се използват за сравнение с други подобни компании в същата индустрия.

Съотношение на дълга

Това е процентът от дълга на компанията, измерен спрямо активите му. Формулата за това е Общи пасиви / Общи активи. Ако получите стойност, по -голяма от 100%, това означава, че дългът му е по -голям от всички негови активи. Високите коефициенти също са изложени на по-висок риск от неизпълнение-но тази стойност варира в различните отрасли.

Подобно на недвижимите имоти и комуналните услуги, капиталоемките предприятия обикновено получават по-високи стойности на средното съотношение на дълга, отколкото компаниите от сферата на услугите.

Текущото съотношение

Тази стойност показва способността на една компания да изплаща краткосрочните си заеми с ликвидните си активи. Това се изчислява от разделяне на текущите активи на текущи пасиви. Ако стойността, която получавате тук, е под нулата, съществува опасност компанията да не изпълни своите краткосрочни заеми поради липса на ликвидност.

Оборотни средства

Когато ти изважда текущите задължения на компанията от текущите й активи, получавате оборотни средства. Тази сума показва колко парични средства и парични еквиваленти има едно дружество след изплащане на текущите си задължения.

Ако има значителна положителна разлика между двете, компанията може лесно да расте и да разширява бизнеса си. Но ако е близо до нула или дори отрицателен, тогава може да има проблеми с изплащането на заемите и задълженията си, или още по -лошо, може да фалира.

Съотношение между активи и собствени капитали

Съотношението актив-собственост (A/E) се изчислява по разделяне на общия собствен капитал на общите активи. Тази формула показва колко компанията се финансира от собствениците спрямо сумата, финансирана чрез заеми.

Дружество с високо съотношение A/E може да посочи, че по -голямата част от финансирането му идва от собствениците, което означава, че няма много задължения за плащане. Напротив, ниското съотношение A/E означава, че повечето от активите му идват от заеми или кредити.

Ако компанията има постоянен паричен поток, ниското съотношение A/E ще има слабо въздействие върху ежедневните й операции. Това обаче го прави уязвим за цените, лихвите и драстичните промени, като им дава по -малко свобода на действие.

Къде да намерите шаблони за баланс

Въпреки че може би вече знаете как да създадете баланс, понякога е по -добре да намерите шаблон, който да следвате. Можете да направите това в Excel, като щракнете върху Файл. Отидете в раздела Нов, след това в лентата за търсене въведете Баланс. След бързо търсене Excel ще ви даде поне три шаблона, които можете да използвате.

Като алтернатива можете също да посетите Вершина42, FreshBooks, или Wise.com да изтеглите шаблон от уебсайта си.

Свързани: Най -добрите уебсайтове за изтегляне на безплатни шаблони на Excel

Следете бизнеса си

Какъвто и бизнес да имате, трябва да следите как върви. По този начин няма да влизате сляпо и да вземате решения без числа, които да ви подкрепят. В края на краищата добрият предприемач трябва да познава бизнеса си като длан.

Баланс, отчет за доходите и документ за паричните потоци са само някои от основните документи, от които се нуждаете, за да наблюдавате финансите си. Но след като бизнесът ви се разрасне и финансите се усложнят, наемете професионален счетоводител, за да сте сигурни, че ще получите правилните си номера.

Как да създадете отчет за приходите в Excel

Отчетът за доходите е финансов отчет, който показва печалбата или загубата на компанията. Ето как да създадете такъв в Excel.

Прочетете Напред

За автора