Офис пакетът на Microsoft има различни приложения за различни задачи. Така, например, ако искате да създадете база данни, Microsoft Access ви подкрепя. Access предоставя повечето от функциите, които бихте очаквали от система за управление на релационни бази данни. Можете да създавате таблици, формуляри, заявки, отношения, отчети, макроси, модули, за да назовете няколко.
Но от време на време може да искате да експортирате данни от Microsoft Access в Word. Ако търсите лесен начин за експортиране на данни от Access в Word, вие сте на правилното място.
Как Access експортира обекти в Word
Преди да ви покажем как да експортирате данни от Microsoft Access в Word, трябва да разберете някои основи. Първо, не можете да експортирате всички видове обекти от Access в Word.
Понастоящем можете да експортирате само таблици, заявки, формуляри и отчети. Всеки обект обаче все още има някои ограничения. Започвайки със записи, Access експортира само тези, които са в избран изглед. Приложението няма да включва всички скрити данни в отчет. По същия начин Access може да експортира само формуляри и листове с данни с подформи и листове с подданни.
Единственият начин да заобиколите това е да експортирате всяка подформа и подлист с данни. Ако експортирате основния отчет, можете да експортирате множество подформи и подотчети.
На второ място, не можете да експортирате връзки, макроси, модули и графични обекти като картини и обекти на Microsoft Graph от Access до Word. Освен това Access ще експортира само резултати от изрази, а не самите изрази.
И накрая, няма начин да импортирате данни от Microsoft Access в Word. Трябва да започнете в Access, да експортирате данните си в нов документ, след това да копирате съдържанието и да ги поставите в съществуващия си документ на Word.
Как да експортирате данни за достъп в документ на Word
Експортирането на данни за достъп в Word използва вграден инструмент за експортиране-RTF файл Wizard. Разбира се, инструментът има много ограничения за експортиране на данни за Access, но е по -добре от нищо.
Но ако това е прекалено ограничаващо, можете да потърсите някои от най -добрите безплатни алтернативи на Microsoft Access за евентуална подмяна. В противен случай следвайте тези стъпки, за да експортирате данните си от Access до Word:
- Отвори си Достъп до база данни.
- Изберете обекта искате да експортирате в Поле за навигация.
- Разгледайте таблицата, заявката, формуляра или отчета, за да се уверите, че няма грешки. Достъпът обикновено включва индикатори за грешки, когато разпознае грешка. Това може да включва зелени триъгълници и различни номера на грешки. Тази стъпка е важна, тъй като Access автоматично ще замени местоположенията на грешки с нулева стойност след експортиране на вашите данни.
- Изберете изгледа или частта на данните за експортиране. Най -добрият начин да изберете данни за експортиране от множество таблици е чрез изпълнява заявки за MS Access. Ако искате да експортирате всички данни от обект, пропуснете тази стъпка.
- Щракнете върху Външни данни раздела и изберете Още> Word. Ще се отвори помощникът за експортиране на файл за експортиране на RTF файлове.
- В изскачащия прозорец на съветника за експортиране на RTF файл въведете името на вашия файл и изберете дестинация.
- Проверете Отворете целевия файл, след като операцията по експортиране приключи квадратче за отметка, ако е необходимо.
- Ако сте избрали определени данни за експортиране, проверете Експортирайте само избраните записи квадратче за отметка. В противен случай оставете отметката, за да експортирате всички данни в обекта.
- Щракнете Добре за стартиране на процеса на износ.
Ако съществува файл с подобно име, можете да изберете дали Access да го презапише или не. Изберете Да за да презапишете файла или Не за да изберете ново име за вашия файл в изскачащия прозорец.
По подразбиране Access ще създаде файл с формат за обогатен текст на Microsoft Word с разширение RTF. За да добавите вашите данни за достъп към документ на Word, изпълнете следните стъпки:
- Отворете документа RTF.
- Копирайте цялото съдържание на документа.
- Поставете данните във вашия Word документ.
Ако смятате, че инструментът за съветник за експортиране - RTF файл за експортиране е досаден за използване, има по -лесен изход. Копирайте данни от вашата таблица за достъп, заявка, формуляр или отчет и ги поставете директно във вашия документ на Word.
Свързани: Как да създадете формуляр в Microsoft Access
Експортирайте данни за достъп в Word без проблеми
Базите данни са чудесен начин за съхранение на данни. Ако трябва да експортирате вашите данни за достъп в други приложения като Word или Excel, вграденият съветник за експортиране-RTF файл прави целия процес безпроблемен, макар и с някои ограничения.
Ако имате обширни данни, с които да работите, формулярите на Access предлагат по -мощен начин да добавите повече данни към вашата база данни. С тях се работи по -лесно при редактиране на таблици и добавяне на повече данни.
Има много начини за добавяне на данни към таблица за достъп на Microsoft. Използването на формуляри е най -лесният начин за изграждане на вашата база данни.
Прочетете Напред
- Производителност
- Microsoft Access
- Майкрософт Уърд
Алвин Ванджала пише за технологиите повече от 2 години. Той пише за различни аспекти, включително, но не само, мобилни, компютърни и социални медии. Алвин обича програмирането и игрите по време на престой.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате
