Организирането на успешно събитие е едновременно възнаграждаващо и стресиращо задължение. Имате нужда от специализирани умения, за да съставите бюджет, който отчита непредвидимите обстоятелства, да намерите едно или повече подходящи места, да популяризирате събитието и т.н.
Но освен да имаш отлично внимание към детайлите, организационни умения и да си разумен мрежов работник, разчитането на софтуер за планиране на събития ще извърви дълъг път за рационализиране на процеса на управление и спестяване време.
Как да изберем идеалното приложение за планиране на събития
Има много приложения за планиране на събития, всяко от които предлага специфични функции. Най -добрият софтуер за управление на събития обаче е този, който отговаря на вашите нужди, тъй като различните събития изискват различни функции.
Така че ще трябва да очертаете нуждите си за предстоящото си събитие, за да знаете как да изберете идеалния софтуер. Ето няколко въпроса, които да ви насочат към тази задача:
- Какъв тип събитие организирате, лично, виртуално или хибридно? Това ще ви помогне да изберете приложение, което поддържа типа на събитието.
- Затворено или отворено събитие ли е? Ако това е затворено събитие, може да се нуждаете само от софтуер, който може да ви помогне да изпращате покани до конкретни гости. В противен случай ще ви е необходимо приложение с вградени маркетингови инструменти за популяризиране на събитието.
- Софтуерът за планиране на събития има ли мобилна версия? Наличието на удобен за мобилни устройства софтуер за планиране на събития ви позволява да получите достъп до цялата си информация в движение. Можете също да използвате приложението, за да споделяте информация, свързана със събития, с вашите посетители.
- Трябва ли да изчислите много кетъринг инвентар? Можете да използвате приложение с вграден калкулатор за планиране на събития, за да имате цялата си информация на едно място.
- Какво ви е необходимо за събитието? Тук можете да напишете всички необходими инструменти, включително системи за уведомяване, системи за билети, инструменти за чекиране на посещаемост и др.
- Трябва ли да си сътрудничите с други организатори или заинтересовани страни от събитието? Ако да, трябва да изберете приложение, което позволява комуникация.
Тези въпроси трябва да ви помогнат да стесните списъка си с приложения за планиране на събития. Възможно е обаче да се наложи да смесвате различни приложения в зависимост от размера на вашето събитие или ако не намерите такова, което отговаря на всички ваши нужди. Като се има предвид това, трябва да помислите за тези решения за планиране на събития:
Eventbrite е широко известен като един от най -добрите инструменти за намиране на събития около вас, но в инструментариума си има и приложение за управление на събития - Eventbrite Organizer.
Независимо дали планирате малка среща или голямо парти, можете да разчитате на организатора на Eventbrite вашият инструмент на едно гише за създаване на вашите събития, управление на продажбите на събития и проследяване на посещаемостта на живо чрез вашия смартфон.
Можете също да използвате Eventbrite, за да рекламирате вашето събитие онлайн и да споделяте жизненоважна информация с вашите поканени.
Изтегли: Eventbrite Organizer за Android | iOS (безплатно, персонализирани цени)
При планирането на събитие има толкова много движещи се части. Ето защо трябва да имате едно централно място, за да останете организирани и да проследявате както изпълнените, така и незавършените задачи.
monday.com е мощен инструмент, който можете да използвате, за да поставите всичките си работещи проекти на една и съща платформа. Въпреки че е преди всичко инструмент за управление на проекти, той също така включва функции за планиране на събития и вградени шаблони, които вие и други сътрудници можете да използвате, за да планирате бюджета си или да организирате срокове.
Можете да използвате Моята седмица функция за създаване и възлагане на задачи на други членове на екипа, докато използвате таблото си за управление за проследяване и измерване на напредъка ви. Можете също да използвате monday.com за комуникация с членовете на екипа в приложението, така че няма да се налага да се губите в купчина пощенски кутии с имейли. Опитай мощните организационни инструменти на monday.com, които да засилят сътрудничеството ви в екипа.
Изтегли: monday.com за Android | iOS (налична е безплатна, премиум версия)
3. Pocket Planner
Едно от критичните умения на организатора на събития е способността да се изготвят точни бюджети, които отчитат непланирани ситуации. Това означава, че ще трябва да се свържете с математика във вас.
Но извършването на всички тези ръчни изчисления може да отнеме много време и често се налага да се справяте с тесни графици. Pocket Planner е ефективно и лесно за използване приложение, което може да ви помогне да направите точни оценки за вашите събития. Разполагането на всички ваши изчисления на едно място също ще ви помогне да спестите време.
Изтегли: Pocket Planner за iOS (Безплатно)
Social Tables е практичен инструмент, специализиран в схемирането на събития, за да ви помогне да визуализирате вашето място, да подредите местата за сядане и да си сътрудничите с присъстващите.
Можете да създадете своя архитектурен план или да използвате един от неговите 3D шаблони за начало. Просто изберете типа на събитието, изберете шаблон, който отговаря на стила, и го коригирайте според вашите нужди.
Можете да използвате този софтуер, за да проектирате оформлението на вашето пространство за събития, като добавите всякакви предварително готови обекти, включително проектори, сцени, таблици и т.н. Можете също да споделите оформлението с други сътрудници чрез софтуера.
Ако предпочитате платформа за управление на събития „всичко в едно“, за да избегнете жонглирането с множество специализирани инструменти, няма да сбъркате с Whova. Това е многофункционален софтуер, който ви позволява да управлявате вашите виртуални, лично или хибридни събития, използвайки същата система.
Някои от основните му характеристики включват регистрация на събития, управление на конференции, маркетинг на събития, създаване на уебсайт, регистрация на посетители, ангажираност на участниците, работа в мрежа и др.
Можете също така да споделяте информация като дневния ред на събитието и друга логистика (паркинг и карти) с присъстващите с помощта на приложението. Освен това посетителите могат да използват неговите мрежови функции, за да споделят снимки на събитието, да обменят контакти чрез сканиране на визитни картички или дори да изпращат съобщения един на друг чрез приложението.
Изтегли: Кой за Android | iOS (безплатна демонстрация, персонализирани цени)
Управлявайте вашите събития с увереност
Вече можете да се откажете от отнемащия време DIY подход и да разчитате на тези инструменти за управление на събития, за да улесните процеса на планиране, да рационализирате операциите и да ви помогнем да организирате по-успешни събития.
Но като се има предвид, че няма две еднакви събития, ключът е да идентифицирате вашите нужди и да изберете най -подходящия софтуер, който да изравнява всеки елемент от вашето събитие. Продължете и изберете софтуера, който ще ви помогне да запомните следващото си събитие.
Защо не изхвърлите приложението си за задачи за планиране на Google Диск? Тези онлайн планиращи, направени с инструменти на Google, доказват своята гъвкавост.
Прочетете Напред
- Производителност
- Билети за събития
- Инструменти за сътрудничество
- Управление на времето
- Инструмент за планиране
Loic е писател на съдържание на свободна практика в MakeUseOf и учещ през целия си живот. Той преследва страстта си към писането от 2016 г. Той обича да изпробва нови технологични джаджи и софтуер с потенциал да помогне на потребителите да станат по -продуктивни.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате