Производителност 101: Как да използваме метода Getting Things Done (GTD)

Чувствате ли, че обработвате множество задачи и проекти в главата си, но всъщност не ги изпълнявате? Когато мислите много за задачи, проекти и цели, за вашия ум става предизвикателно да се фокусирате върху производителността.

Чрез систематично управление на задачите Getting Things Done (GTD) ви помага да намалите психическия стрес. Научете повече за метода, процесите на GTD и как да се организирате за ефективно изпълнение на задачите.

Какво прави методът за приключване на нещата (GTD)?

Петте стъпки, а именно улавяне, изясняване, организиране, преглед и ангажиране, изграждат системата GTD, която прави професионалистите или фрийлансърите по-продуктивни в работата или вкъщи.

Ще трябва да инвестирате няколко продуктивни часа в настройването на метода GTD и неговите инструменти. Такава малка инвестиция на енергия и време обаче ще се изплати до края на живота ви, ако непрекъснато го практикувате.

Докато внедрявате системата GTD за всяка професионална или лична задача, ще започнете да виждате следните предимства:

1. Ще спестите повече време и ще можете да постигнете правилния баланс между личния и професионалния живот.
2. Ще станете по-ефективни и продуктивни чрез управление на задачите. По този начин в крайна сметка ще се освободите от психически стрес.
3. Можете да избегнете причиняване на вреда на проекта, като се съсредоточите върху по-значими задачи.
4. Ставате по-креативни, тъй като умът ви не трябва да обработва ненужни данни.

Кога трябва да приемете метода на GTD

Можете практически да приложите системата GTD за изпълнение на професионални или лични задължения. На свободна практика и професионалисти, които се грижат за много задачи, трябва да практикуват GTD, за да останат продуктивни. Реалните сценарии, които най-добре отговарят на системата GTD, са:

1. Страхувате се, че може да забравите малките, но решаващи задачи на всеки проект.
2. Не сте уверени в проследяването на всички неща.
3. Изпълнявате множество роли в професионалния и личния си живот.
4. Често откривате, че инициирате различни проекти, но не можете да ги завършите навреме.
5. Никога не сте опитвали подхода Getting Things Done за управление на задачи.

Как работи методът GTD

Първа стъпка: Заснемане

Дейвид Алън, разработчикът на метода GTD, набляга на заснемането на задачи и идеи в писмена или съхраняваща дигитална форма, за да запази ума си без стрес.

Следователно трябва незабавно да съхранявате събития, идеи, срещи, задачи, задачи, подзадачи, препратки към проекти и т.н. във вашата пощенска кутия. Тази входяща поща може да бъде хартиена система за подаване или приложения като Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote и др.

Входящата кутия е визуално представяне на елементите, за които трябва да се грижите редовно на работа или вкъщи. Това е първата стъпка към базирания на GTD личен работен процес за управление на времето. Тази стъпка изисква много енергия и време, тъй като трябва да преминете през обширни мисловни процеси, за да уловите всички задачи и идеи на едно място.

Можете да заснемете ефективно всички задачи във вашата пощенска кутия на GTD, като използвате Приложения за управление на времето, базирани на GTD, като Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp и др.

Стъпка втора: Изяснете

След като сте попълнили идеи и задачи във входящата поща на GTD, трябва да преобразувате тези претрупани елементи в стъпки за действие. Следвайте посочения по-долу контролен списък за всички елементи от вашата пощенска кутия:

1. Изпълнете задачата веднага, ако отнема по-малко от две минути.
2. Ако проектът позволява, потърсете възможности за делегиране на задачи.
3. Поставете референтни елементи като документи, файлове, информация за контакт и т.н. в раздела за коментари на конкретна задача.
4. Ако трябва да изпълните задача в бъдеще, задайте крайна дата.
5. Изтрийте всички елементи, които са без значение в личен или професионален контекст.

Свързани: Ръководство за начинаещи за използване на Asana за проследяване на всеки проект

Стъпка трета: Организирайте

За да организирате задачите си, трябва да ги включите във временния списък със задачи за по-нататъшна обработка въз основа на следните елементи:

1. Календар: Трябва да въведете срещи във вашия календар. Можете да започнете да използвате приложения за календар, тъй като те са по-ефективни от хартиените календари.
2. Следващи действия: Задачите, които не са подходящи за нито един проект, трябва да бъдат в списъка Следващи действия. Можете да имате различни специфични за контекста списъци като домакински задължения, лични, служебни, телефонни разговори и т.н.
3. Проекти: Трябва да организирате проекти в отделен списък въз основа на контекста. Задайте конкретни срокове за всяка задача на даден проект и преглеждайте списъка с проекти всеки ден.
4. Чакам за: Ако делегирате някои проектни задачи на други, тогава трябва да поддържате списък с напомняния за тези задачи.

Списъци със задачи и приложения за водене на бележки като TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote и др., Ви помагат да организирате и преглеждате списъците си със задачи.

Стъпка четвърта: Ангажирайте се

Систематично извличате какво да правите по-нататък в стъпката Engage, като използвате следните четири критерия:

1. Контекст: Ще имате различни задачи, свързани с работата, живота и хобитата. Те са известни като контексти. Трябва да създадете отделни списъци със задачи за всеки от тези контексти.
2. Налично време: Ако имате около 15 минути, докато шофирате до вашата дестинация, вероятно можете да се отбиете в магазин за хранителни стоки, за да закупите артикулите, които сте посочили в списъка си за пазаруване.
3. Налична енергия: Планирайте сложни задачи за времето, когато сте по-енергични. Оставете простите задачи за часове с ниско ниво на енергия.
4. Приоритет: Можете също така да определите какво да направите по-нататък в зависимост от приоритета на задачите в списък със задачи.

Инструментите за управление на задачи, които следват метода GTD, ще ви позволят да добавяте персонализирани изгледи на задачи с филтри. Тези филтри могат да бъдат приоритет, краен срок, правоприемник, ключови думи, дата на създаване и т.н. Такива приложения също така автоматизират метода GTD чрез изгледи като днес, предстоящ, изглед следващ, контексти чрез етикет и т.н.

Свързани: Най-добрите характеристики на nTask за безпроблемно управление на проекти

Стъпка пета: Преглед

Прегледът на елементи на GTD като записи в календара и списъци със задачи поддържа вашата система GTD актуална. В метода GTD можете да практикувате седмични прегледи за най-добър резултат. Стъпката за преглед ви позволява да прецизирате работните си процеси за управление на времето и да идентифицирате следващите стъпки.

Инструменти за управление на задачи което може да използвате за Getting Things Done автоматизира стъпката за преглед. Приложения като Infinity, Trello, Asana, Todoist и др., Се предлагат с вградени шаблони за преглед на GTD. Тези шаблони предоставят всички контролни точки, през които трябва да преминете за успешен седмичен преглед на вашия работен процес на GTD за всеки проект или задача.

Приложенията също ви позволяват да персонализирате тези шаблони за преглед, за да отговарят на вашите нужди на проекта. Например можете да създадете двумесечен преглед, а не седмичен. Можете да създадете коментари към задачи или подзадачи, за да определите вашите седмични размисли и да се съсредоточите за следващата седмица.

Станете по-продуктивни със системата "Първи неща"

Методът GTD разделя целия процес на управление на задачите на пет прости стъпки: улавяне, изясняване, организиране, преглед и ангажиране. GTD системата и инструментите за свършване на нещата ви помагат да използвате мозъчния капацитет повече при изпълнение на задачата, отколкото непродуктивни мисли.

За оптимална производителност знайте как да изберете най-доброто приложение за управление на задачи, като редовно приемате метода GTD.

Онлайн ръководство за управление на задачи: 10 съвета за избор на правилното приложение

Ако искате да изберете приложение за управление на задачи, за да управлявате проектите си по-ефективно, ето някои неща, които трябва да имате предвид!

Прочетете Напред

За автора