Как да поемете контрола над входящата си поща и да останете продуктивни

За професионалист е невъзможно да мисли за ден без имейли. Проучванията показват, че корпоративните професионалисти прекарват около една трета от работното си време в проверка на пощенските си кутии.

Като приоритизирате имейлите, в крайна сметка жертвате своята производителност, фокус и креативност. Следните съвети могат да ви помогнат да контролирате времето за проверка на входящата си поща.

1. Ограничете проверката на имейлите

Безкрайната проверка на вашата пощенска кутия няма да ви отведе никъде. Затова ограничете броя на желаните от вас пъти проверете новите имейли във входящата си поща.

Създайте лимита в зависимост от вашите изисквания и натоварване. Проверката на имейли в началото и края на работното време е добре. Ако е необходимо, можете да го проверите и веднъж след обяд.

Не проверявайте входящата си поща през най-продуктивните часове на деня, като сутрин и вечер, или когато прекарвате време със семейството си. Можете да бъдете гъвкави и да продължите да експериментирате, докато намерите нещо подходящо. Например можете да зададете ограничения като:

• Не проверявайте служебния имейл преди 10 ч. И след 19 ч. или през почивните дни.
• Проверявайте входящата си поща само два пъти или три пъти на ден.
• Използвайте всяка структурирана система, която показва само скорошни или важни имейли.

2. Вземете задачи директно в приложението за управление на задачи

Вие ли сте от тях, които зависят от имейли за задания? Ако да, време е да се промените. Една от основните причини за непрекъсната проверка на пощенските кутии е, че другите ви възлагат нови задачи чрез имейли или запазват задачите ви там.

Свързани: Най-добрите характеристики на nTask за безпроблемно управление на проекти

Входящата ви поща не трябва да работи като списък със задачи. Ограничете използването на имейли само до комуникационни цели, преместете всичко, което се нуждае от действие, извън отговор на приложения за управление на задачи или приложения със списък със задачи. Такива приложения предлагат и функции за незабавна комуникация, които ще направят управлението на проектите безпроблемно.

Ако отворите имейл и го прочетете, не просто го затваряйте след четене и се занимавайте с други имейли. Действайте незабавно на този имейл, за да не се връщате отново във входящата си поща, за да отговорите.

Ако имейлът се нуждае от отговор, направете го. Ако имате нужда от имейла за бъдещи справки:

• Запази го.
• Ако имейлът е от критично значение за бизнеса, поставете го със звезда.
• Ако вече не ви трябва, изтрийте го.

Завършването с всеки имейл, който сте прочели, е ключът, за да предпазите входящата си поща и мозъка си от бъркотия.

4. Затворете вашия имейл клиент

Да, можете да продължите да работите на вашия работен плот, без да поддържате приложението за електронна поща работещо. След като проверите и отговорите на имейлите си, затворете приложението и се съсредоточете върху изпълнението на задачите си.

Информирайте семейството, приятелите, колегите и клиентите си, че имейлът не е най-добрият начин да се свържете с вас за незабавен отговор.

След като разберат, те ще имат ограничени очаквания от вас по отношение на отговора по имейл. Можете да използвате различни други приложения за незабавни съобщения на вашия телефон или лаптоп, за да поддържате връзка със семейството и колегите си.

5. Нека отговорите по имейла да са кратки

Ако имате навика да пишете дълги имейли, спрете да си губите времето и преминете към писане на кратки имейл съобщения. Уверете се, че имейлите ви са насочени към точката и заявката ви е посочена в първия ред, за да избегнете объркване. Можете да завършите повечето имейли с няколко изречения и неговата краткост предполага, че цените времето на всеки, включително и на вашето.

Само няколко имейла ще се нуждаят от по-дълъг отговор и можете лесно да ги запазите в категорията „отговори по-късно“. Ако е възможно, можете да изпращате такива отговори под формата на аудио съобщения.

6. Кажете „Не“ на известията по имейл

Известията са основната причина за разсейване на съвременния професионалист. Би било погрешно да се предполага, че всички известия идват от социалните медии.

Сигналите по имейл също се появяват от време на време, което води до нарушаване на редовния ви работен процес. При активирано известие по имейл затварянето на приложението или раздела няма да ви помогне.

Ако се разсейвате от всяко ново известие по имейл и се занимавате с проверка на входящата си поща, по-добре е да деактивирате новото известие по имейл. Това ще ви помогне да се съсредоточите върху разглежданата задача, особено тези, които се нуждаят от пълно внимание.

7. Опитайте да активирате автоматичния отговор на уикенда

Този метод е от съществено значение, ако сте на свободна практика или самостоятелен предприемач. Автоматичният отговор ви спестява от отчуждаване от всички, докато игнорирате имейлите за вашето спокойствие.

Създайте няколко внимателни и информативни автоответчици, които могат да се погрижат за всички имейли, които получавате през уикендите или ваканциите.

Свързани: Приложения за Android за настройване на автоматични отговори за всичко

8. Спрете да проверявате имейл на вашия смартфон

Тази точка може да ви изплаши с FOMO. Помислете обаче два пъти дали наистина се нуждаете от имейл клиент, инсталиран на вашия телефон, или не. Вместо да получавате имейли, можете да използвате повече приложения за незабавна комуникация като Slack на телефона си. Нека оставим имейла за вашия работен плот и да се насладите на кратката си почивка без никакви притеснения.

9. Оценете пространството на входящата си поща

Може да използвате безплатен имейл клиент, но това не означава, че ще оставите входящата си поща да се затрупва с нежелани имейли. Ако сте се абонирали за уебсайтове, които ви бомбардират през целия ден с продажби и промоционални оферти, е време да предприемете някои действия.

Много рекламни имейли попадат в имейлите ви, защото първо сте им дали разрешение. Така че, отпишете се от уебсайтовете, които вече не ви интересуват.

Освен това помислете два пъти, преди да се запишете за бюлетини следващия път. С това не е нужно да отделяте време за намиране на важните имейли или изтриване на ненужни имейли.

10. Разделете Вашите лични и бизнес имейл акаунти

Може да изглежда като нещо, което всички знаем, но винаги ще има хора, които получават както професионални, така и лични имейли в една и съща пощенска кутия. Ако сте един от тях, крайно време е да създадете различни имейли за лични и професионални цели.

Опитайте се да не проверявате личния си имейл по време на работното време (освен ако не очаквате да пристигне важен имейл). По същия начин избягвайте да проверявате официален имейл извън работното време. По този начин можете да поддържате здравословен баланс между професионален и личен живот, който в крайна сметка ще допринесе за вашата производителност.

Работете продуктивно, без да пречите на входящата си поща

Въпреки че електронната поща донесе революционна промяна в начина ни на общуване, обръщането на твърде много внимание върху нея може да бъде както разсейващо, така и разрушително. Като ограничите вниманието си към входящата си поща, можете да продължите да се фокусирате върху ежедневните задачи.

8-те най-добри начина за управление на задачите ви в Chrome

Можете ли да използвате браузъра си Chrome за управление на задачите си? Опитайте тези разширения за управление на задачи, за да управлявате вашите (екип) списъци със задачи и да проследявате вашата производителност.

Прочетете Напред

За автора