Използвайте тези нови функции на Google Календар, за да оптимизирате дистанционното си работно време

Докато работите дистанционно, управлението на безкрайните домакински задължения изяжда вашето време и енергия. За да се справи с този проблем с управлението на времето, тона полезни инструменти са достъпни онлайн. Но Google Calendar е един от най-популярните инструменти за оптимизиране на вашето време и елиминиране на загубата на време.

Така че тази статия ще ви запознае с някои страхотни функции, трикове и разширения, които можете да използвате, за да се възползвате максимално от отдалеченото си работно време с Google Календар.

Новите функции на Google Календар

Google непрекъснато актуализира Google Workspace (по-рано G Suite) и добавя нови функции към своите приложения, включително Календар. Нека обсъдим някои от тези функции и техните предимства.

1. Планирайте събитията в календара от чата

Когато изпращате съобщения на колеги или клиенти в Google Chat, можете директно да планирате събития в Google Calendar, без да напускате Chat. Тази удобна функция спестява много време и неприятностите при смяна на раздели от време на време.

Той е достъпен за всички потребители на Google, независимо от техния план за работно пространство. В лентата за съставяне на чат има a календар икона. Кликването върху него ще отвори Календар в страничния панел (на работния плот) със събитието. По подразбиране ще добави всички членове на чата като присъстващи, но винаги можете да правите промени.

2. Предварително планирайте Google Meet Break Room

Тази функция ви позволява да настроите Google Meet Breakout Rooms предварително чрез Google Календар. Чрез предварително планиране на Breakout Rooms можете да увеличите максимално времето за срещи и да избегнете неприятностите при създаването на стаи по време на разговора.

Опцията за настройване на Meet Breakout Rooms е достъпна за всички потребители, с изключение на Workstar Business Starters, Education Fundamentals и G Suite Basic. Това статия за планиране на Google Meet Breakout Rooms ще ви насочи как да го направите.

3. Споделете вашата наличност лесно и точно

Дистанционната работа ви позволява да зададете часовете си. Но да уведомите колегите си за вашата постоянно променяща се наличност се превръща в предизвикателство.

Сега можете да съобщавате за наличността си на колегите си, като използвате двете нови опции в Google Календар: повтаряне на записи извън офиса и разделяне на работното време на няколко сегмента на ден. Докато разрешавате записи извън офиса, можете да изберете дали да откажете всички срещи или само новодобавените.

4. Вижте предложенията за чат в Google въз основа на вашите събития в Google Calendar

Когато имате насрочена среща в Google Календар, Chat ще покаже пряк път за предложение за чат в горната част на чатове раздел. Този пряк път ще се появи 10 минути преди събитието и ще остане там 10 минути след събитието / срещата.

Благодарение на тази функция можете да споделяте файлове и последващи документи без да се карате. Актуализирането на присъстващите на всякакви промени във времето или дневния ред също стана по-лесно с тази функция. Всеки, с изключение на потребители с лични акаунти, може да използва тази функция.

5. Преглеждайте личен и бизнес календар заедно (Android 11 и по-нови версии)

Това беше може би най-необходимата функция в Google Календар. Вместо да превключвате между вашия личен и работен календари, вие преглеждате и двата си календара заедно.

Освен ако не сте споделили личния си календар с работния акаунт, администраторът или колегите ви няма да видят личните ви ангажименти. Въпреки че всички потребители на Google могат да се възползват от тази функция, тя е достъпна само на устройства с Android 11 и по-нова версия.

Забележка: Както администраторите, така и потребителите трябва да включат тази функция, преди някой потребител да може да я използва.

6. Получавайте известия, когато някой се абонира за вашия календар

Като се абонирате за споделения календар на вашия колега, можете да сте в течение на промените, които те правят в календара си.

С цел да осигури прозрачност, Google обяви, че сега ще получите имейл, ако някой от вашите колеги се абонира за вашия календар. Тази функция е достъпна за всички потребители.

7. Поддръжка за множество крайни точки за обмен в Google Календар

С пускането на Календар Интертоп можете да синхронизирате вашия Google Work Calendar с множество крайни точки на Microsoft Exchange и да виждате взаимната наличност. Функцията работи за локални Exchange и Exchange онлайн сървъри.

Всички потребители от двете страни ще могат да си преглеждат календарите, но все пак можете да скриете всяко събитие, като го маркирате като невидимо.

Тази функция е достъпна за всички потребители на Google, с изключение на Workspace Essentials, клиенти с нестопанска цел на G-Suite и Enterprise Essentials.

Свързани: Инструменти за синхронизиране на Microsoft Outlook с Google Календар

Други удобни функции в Google Календар

Освен новите функции, които посочихме по-горе, Google Calendar има и колекция от други функции, които могат да улеснят работата от разстояние. Ето списък на повече функции на Google Календар, от които трябва да се възползвате, когато работите от вкъщи.

1. Планирайте мащабиране на срещите директно от Google Календар

Разширението на браузъра Zoom Scheduler, разработено от самия Zoom, ви позволява да планирате предварително Zoom Meetings директно от Google Calendar.

Когато настройвате ново събитие в Google Calendar, ще видите опция за предварително задаване на Zoom среща, точно като обаждане в Google Meet. Zoom ще събере цялата информация от събитието в календара и ще ви даде връзка за среща. Това е проста функция, но истинска икономия на време.

Изтегли: Zoom Scheduler за Chrome | Outlook | Firefox (Безплатно)

2. Изпратете си имейл на дневен ред

Независимо дали сте разпръснат или изключително организиран човек, бихте искали да получите сутрешен имейл с дневния ред на деня. За щастие Google ви дава възможност да го направите. С включването на тази опция в Google Календар ще получавате графика на деня си във входящата си поща в 5:00 сутринта всеки ден.

3. Използвайте функцията за намиране на време, за да планирате срещи

Когато екипът ви работи отдалечено, намирането на времеви интервал за срещи става сложно. С тази интелигентна функция Google ще провери календарите на присъстващите и ще ви покаже наличните слотове. По този начин можете бързо да организирате срещи, без да се притеснявате за наличието на участници.

4. Направете събития в календара от имейл

Получихте имейл с подробности за събитие? Добавете го директно в Google Calendar, като щракнете върху иконата с три точки над имейла и спестете времето си.

5. Използвайте Toggl за проследяване на времето в календара

Работейки отдалечено, от съществено значение е да проследите колко време сте прекарали в действителност да присъствате на срещи или срещи, особено ако ви плащат на час. В този случай можете да използвате Toggl, за да проследите общото време, прекарано в събития в Google Календар.

Изтегли: Превключване за Chrome | Firefox (Безплатно, наличен абонамент)

Използвайте тези функции, за да работите интелигентно

Независимо дали работите дистанционно или вътрешно, Goggle Calendar е чудесен инструмент за сътрудничество с вашия екип. Тези нови функции допълнително улесниха работата от разстояние, позволявайки ви да останете на работа и да следите.

Въпреки че всички трикове и разширения, споменати по-горе, могат да повишат вашата производителност, не можете да се възползвате максимално от времето си, докато не се научите да използвате клавишните комбинации за Google Calendar.

Google Календар: Всяка клавишна комбинация, от която се нуждаете

Управлявайте вашия Google Календар като професионалист с този безплатен PDF файл за изваждане.

Прочетете Напред

За автора