Как да създадете множество зависими падащи списъци в Excel

Може да знаете как да създадете падащо меню в Excel, но може да не знаете как да създадете множество зависими падащи менюта.

Съществуват различни подходи за създаване на множество падащи менюта, като някои са лесни за изпълнение, а други са трудни. Тази статия обяснява как да направите това сравнително бързо с една формула за компенсиране.

Пример за създаване на множество зависими падащи списъка

Нека да разгледаме данните по-долу, за които възнамерявате да създадете зависим падащ списък, използвайки формулата за компенсиране.

Тук можете да видите три различни лиги, всяка със своя списък с отбори. За да се опрости концепцията, всяка лига може да има само малък брой отбори, вместо да включва пълен списък.

От лявата страна имате два възможности за избор на лига и съответния отбор. Изборът на вашия отбор ще зависи от това коя лига ще изберете, тъй като избор два зависи от първия избор.

Нашата цел е да създадем просто падащо меню за имена на лиги и зависимо падащо меню за списъка на всяка лига.

1. Отидете на Раздел с данни и кликнете върху Потвърждаване на данни.

2. Изберете Списък в Разрешаване опция в критериите за валидиране.

3. Изберете клетки E4 до G4 като източник.

4. Щракнете Добре за да приложите промените.

В три лесни стъпки можете да създадете прост падащ списък. Тогава копиране и поставяне формулата към останалите клетки надолу по реда.

Свързани: Как да създадете падащ списък в Microsoft Excel

Създаване на зависим падащ списък в Excel

Падащото меню на футболния отбор разчита на прост падащ списък, който току-що създадохте. Ако изберете конкретна лига, тогава трябва да имате възможност да изберете отбор от падащото меню на Футболната лига, съдържащ само отбори от тази лига.

Използване на формула за отместване за създаване на падащ списък

Нека създадем формула, за да се уверим, че работи перфектно, преди директно да я вмъкнем в полето за проверка на данните. След това можете да продължите да го прилагате в целия набор от данни.

Нека да разгледаме синтаксиса на функцията Offset.

Функцията за отместване има пет аргумента. Нека ги обсъдим накратко тук:

1. Справка: То се отнася до началната точка на данните. Функцията Offset дава диапазон, който е близо до референтната точка. Следователно референтната точка трябва да е близо до набора от данни.

2.Редове: Аргументът редове се отнася до броя редове, които искате да преместите надолу от референтната точка.

3.Колона: Подобно на редовете, този аргумент описва броя места, които искате да преместите в колоните на набор от данни. Тъй като позицията на колоната зависи от футболната лига, включена в нашето просто падащо меню, може да се наложи да използвате функцията за съвпадение като аргумент на колона.

4. Височина и ширина: Тези два аргумента се отнасят до позицията на клетките, в които се намирате в момента въз основа на избрания преди това аргумент за редове и колони. Трябва да преброите това ръчно, така че бъдете внимателни, докато добавяте стойността. Освен това проверете два пъти за потвърждение.

Нека приложим функцията за компенсиране на този набор от данни, за да разберем по-добре концепцията.

Внедряване на офсетова функция

Тук клетка E4 е референция, тъй като е началната точка на набора от данни. Освен това планът е да копирате същата формула в други клетки надолу по реда, за да можете да я направите абсолютна препратка към клетка, като добавите a $ знак.

Тъй като името на екипа започва под референтната точка, аргументът на реда ще бъде 1.

Аргументът за височина обаче може да се променя между 0, 1 и 2 и не можете да го добавяте ръчно към всяка клетка. За да попълните други раздели с формулата, можете да използвате функция за съвпадение, която правилно присвоява номер на колона. Нека да го обсъдим накратко, без да навлизаме в много подробности.

Синтаксис на функцията за съвпадение

Търсене_стойност, lookup_array, и тип_съвпадение са трите аргумента във функцията за съвпадение.

В този пример стойността в клетка B5 е справочната стойност, докато списъкът с имена на лиги в клетки E4 до G4 е справочен масив. От match_type, нека да изберем точното съвпадение.

Изберете цялата функция за съвпадение и натиснете F9 за да проверите дали е избрал правилната позиция на колоната за избраната футболна лига в простото падащо меню. Функцията за съвпадение започва да брои от първата колона и отчита клетка E4 в позиция първа, която е референтната точка.

От друга страна, отместването започва да брои от 0. Функцията за съвпадение също трябва да вземе референтната колона в позиция нула, за да я направи съвместима с функцията за отместване. За да промените това, извадете едно от цялата формула.

След това задайте височината на максималния брой стойности, които искате в падащото меню и ширината на едно. Това съответства на позицията на реда и колоната във формулата.

Натиснете въведете за да видите дали формулата е избрала правилния екип.

Сега, когато формулата е готова, нека я добавим към проверка на данните.

Добавяне на формула към проверка на данните

1. Чрез натискане CTRL + C, можете да копирате формулата от избраната клетка.

2. Отидете на Потвърждаване на данни.

3. Поставете копираната формула като източник, след като изберете Списък като първата опция.

Веднъж изпълнена, формулата ще генерира множество зависими падащи менюта за футболни отбори.

Копиране и поставяне формулата надолу по ред за футболни отбори, които да я прилагат през целия ред.

Ето как можете да използвате формулата Offset и функцията за съвпадение в комбинация, за да създадете множество зависими падащи менюта. Формулата за компенсиране може да изглежда объркваща в началото, но ще свикнете с нея, след като я внедрите няколко пъти.

Свързани: Как да работя с раздели на работен лист в Microsoft Excel

Улеснете създаването на падащи менюта лесно с офсетна формула

Много от листовете на работното място изискват да създадете падащи менюта. Подходът на компенсираната формула е най-бързият и прост метод за създаване на цялото падащо меню, използвайки само една формула.

Освен това е възможно ръчно да изберете клетки за проверка на данните, за да създадете падащи менюта. Ръчното създаване на падащи менюта за голям набор от данни отнема много време и има по-голям шанс за грешки. Подобно на Excel, можете също да създадете падащо меню за Google Sheets.

Как да създадете падащ списък в Google Sheets

Ако искате да сте сигурни, че само определени данни могат да бъдат добавени към клетка, започнете да ограничавате записите със падащи списъци в Google Sheets.

Прочетете Напред

За автора