Как да създадете съвместна входяща поща в G Suite

Когато вашият екип трябва да управлява едни и същи имейли, можете да използвате Collaborative Inbox от G Suite за добавяне на множество потребители към един и същ акаунт. Функцията позволява на множество членове на екипа да поддържат една и съща входяща поща едновременно.

Ето как да създадете своя собствена Входяща кутия за сътрудничество, да използвате всички функции, да назначите членове на екипа и да предоставите конкретни разрешения от вашия акаунт в G Suite.

Какво представлява съвместната входяща поща в G Suite

Входящата поща за съвместна работа в G Suite позволява на група лица да имат достъп, поддържат и управляват една и съща пощенска кутия. Това може да бъде полезно за компании и организации, които се нуждаят от целия си екип по маркетинг или продажби, за да отговорят на подобни имейли.

Това е чудесен начин за увеличаване на производителността чрез насърчаване на онлайн сътрудничество в екип чрез инструменти на Google за създаване на ефективен работен поток.

Като пример, ако вашите търговски представители постоянно получават имейли за потенциални партньорства, можете да възложите на всички да наблюдават една и съща входяща поща. Всеки може да отговори и да управлява имейлите, които влизат.

Можете също да настроите Входяща кутия за сътрудничество, ако работите в училище, което получава имейли от родители, така че всеки учител да може да отговори на тези имейли. Всеки член, който има подходящите разрешения, може да поиска имейл за себе си или да го възложи на друг член на групата.

Google Workplace не е единственото инструмент за сътрудничество за комбиниране с Gmail, но е най-ефективно, ако вече имате G Suite.

Можете да използвате този инструмент, за да маркирате конкретни имейли, което помага за организирането на вашата пощенска кутия и улеснява търсенето на по-стари имейли. Ако продавате продукти, маркирането на всички имейли с тези конкретни продукти ще помогне на другите да ги намерят.

Преди да можете да имате Входяща кутия за сътрудничество, трябва да настроите група в Google и да добавите членове.

Как да създадете група в Google и да добавите членове

За да започнете да управлявате и да осъществявате достъп до вашата Входяща кутия за сътрудничество, първо трябва да създадете група. Това ще ви позволи да започнете да добавяте членове във вашата входяща поща.

1. Влезте в Google Групи.
2. Щракнете Създай група.
3. Въведете информация и изберете настройки.
4. Щракнете Създай група.

След като настроите групата си, можете да започнете да каните хора в групата по имейл, да ги добавяте директно към групата си или да одобрявате хора, които са кандидатствали.

Изпращането на покана се изпраща директно до входящата поща на получателите, за да потвърди, че иска да се присъедини към групата. Директното добавяне на член в групата изисква неговия имейл адрес. Той ще добави члена след подаване.

Създавайки вашата група и добавяйки членове, ще можете да имате напълно функционална Входяща кутия за сътрудничество. Единственото нещо, което ви възпира, е необходимостта да включите функцията.

Как да включите съвместните функции

За да създадете входяща поща за съвместна работа за съществуващите ви членове, първо трябва да активирате функциите за съвместна работа. Но преди да изпълните стъпките по-долу, уверете се, че сте активирали историята на разговорите за Google Групи.

1. Влезте в Google Групи.
2. Щракнете върху име на групата.
3. Щракнете Групови настройки.
4. Под Активирайте допълнителни функции на Google Group > Изберете Съвместна входяща поща.

След като всички функции за съвместна работа са настроени, трябва да присвоите разрешения на всеки член, за да му улесни управлението на акаунта.

Как да присвоите разрешения на колективни членове на входящата поща

Чрез присвояване на разрешения на членовете на групата, ще разрешите на вашия екип да може да води разговори, да задава разговори, маркирайте разговорите като завършени, маркирайте разговорите като дубликати и маркирайте разговорите като без действие необходими.

Можете да зададете различни разрешения на група в зависимост от ролите на групата по подразбиране (собственици, мениджъри, членове), всички в организацията, всички в мрежата или създадени по поръчка роли.

1. Влезте в Google Групи.
2. Щракнете върху името на групата.
3. Щракнете Групови настройки.
4. Щракнете върху превключвателя на Включи разрешения.
5. Преместете плъзгача и изберете кои потребители да получат разрешения.

Можете също така да създадете изключения в разрешенията си, за да изключите конкретни членове от настройките за разрешения.

Управление на вашата пощенска кутия за съвместна работа в G Suite

Входящата кутия за сътрудничество ви позволява да присвоите различни членове на група и да им дадете конкретни разрешения, за да могат те ефективно да управляват имейла ви.

Всеки член на екипа ще има достъп до цялата входяща поща и може да задава различни разговори на различни членове. Сега, след като екипът ви е създаден, трябва да помислите как да запазите сигурността на всички в акаунта.

Google добавя нови функции за сигурност към G Suite

В тази актуализация на G Suite е включено всичко - от поддръжката на стандарта BIMI в Gmail до новите функции за защита в чата.

Прочетете Напред

За автора