Едно от чудесните неща при дигиталната работа е, че тя може да намали много ненужно повтаряща се работа. Например, ако трябва да попълните едно и също съдържание в множество клетки в електронна таблица, можете просто да копирате и поставите стойностите, за да спестите време.
Въпреки това, това може да стане малко сложно, ако трябва да копирате формули. За щастие Excel има няколко начина за копиране и поставяне на формули. Но има няколко неща, които трябва да имате предвид, когато го правите.
Относителни препратки към клетки
Преди да можем да преминем към копиране на формули, трябва да знаете малко за това как Excel препраща към клетки. Excel проследява връзката между клетките във формулата, а не действителните клетки.
Например на изображението по-долу клетка C2 съдържа формулата A2 + B2. Но благодарение на относителните препратки към клетки, Excel чете това като: добавете клетката, която е на две места отляво, към клетката, която е едно място отляво.
Тези относителни препратки към клетки могат да бъдат много полезни. Ако искате да добавите стойностите на ред 3 и 4 по същия начин, както направихте за ред 2, всичко, което трябва да направите, е да копирате формулата надолу, без да се притеснявате да промените редовете сами. Excel актуализира редовете във всяка формула, така че клетките вляво от това да се съберат.
Понякога обаче не искате местоположението на клетката да се променя, когато копирате формула.
Да предположим например, че искате да изчислите данъка върху продажбите на серия продукти, както направихме по-долу. Ако добавите данък върху продажбите към една клетка, искате тази клетка да остане същата във формулата за всеки продукт. За да направите това, трябва да кажете, че Excel местоположението на тази клетка е фиксирано, а не релационно. Правите това с a $ знак пред реда, колоната или и двете.
Добавянето на $ преди B казва на Excel, че независимо къде поставяме формулата, искаме да разгледаме колоната B. За да спрем промяната на реда, добавихме и $ преди 1. Сега, независимо къде поставяме формулата, тя винаги ще се позовава на B1 за данъчната стойност.
Докато копираме формулата надолу в колоната, местоположението на цените се актуализира, но мястото на данъка върху продажбите остава същото.
Използване на клавишната комбинация F4
Има клавишна комбинация за превключване между референтните опции на клетката. Когато пишете формула и щракнете върху клетка, натиснете F4 за да поправи тази клетка. Например, ако щракнете върху B1 и натиснете F4, това променя препратката на $ B $ 1. Ако натиснете F4 отново, препратката към клетката се променя на B $ 1, след това на $ B1 и накрая отново на B1.
Копиране и поставяне на формула ръчно
Най-познатият начин за копиране и поставяне на формула е копирането и поставянето на текста на формулата в клетка. Това е подобно на начина, по който бихте копирали и поставяли текст в Word.
Копирайте текста, като изберете клетката и щракнете с десния бутон върху формулата в горната част на екрана. Това извежда изскачащ прозорец с различни опции, изберете копие. Можете също да използвате бутона за копиране в лентата, която се намира в Клипборд раздел на У дома раздел.
След това премахнете избора на текст, като натиснете Връщане ключ. И накрая, щракнете с десния бутон върху новата клетка, в която искате да поставите, и щракнете върху иконата на клипборда или използвайте Поставете бутон в лентата. Можете също да използвате клавишната комбинация, Ctrl + C, за да копирате маркирания текст и Ctrl + V за да го поставите, след като изберете нова клетка.
Този метод е познат, но не е един от най-добрите начини за копиране на формула. Ако трябва да копирате формула в множество клетки, това ще отнеме много време. Този метод също копира точния ви текст, така че няма да се възползвате от относителните препратки към клетки, за които говорихме по-горе.
Трябва да използвате този метод само ако трябва да копирате формулата само на няколко места и искате клетките да останат абсолютно същите всеки път.
Свързани: Бързи съвети на Excel: Как да обръщате клетките и да превключвате редове или колони
Използвайте тези стратегии в Microsoft Excel за бързо обръщане на редове, превръщане на колони в редове, обръщане на редове и спестяване на много загубено време!
По-добър начин за копиране на формула в Excel
По-лесен начин за копиране на формулата е да използвате копиране и поставяне върху цялата клетка, вместо само текста вътре в нея. Кликнете върху клетката с формулата, която искате да копирате. След това го копирайте, като щракнете с десния бутон върху клетката, или като използвате клавишната комбинация Ctrl + C.
След като копирате клетката, тя ще има пунктирана зелена граница, за да покаже, че в момента я копирате. След това изберете клетката, в която искате да поставите формулата. След това поставете формулата, като щракнете с десния бутон върху клетката или като използвате клавишната комбинация Ctrl + V.
Този път ще забележите, че формулата използва относителни препратки към клетки. Вместо A2 + B2, формула на реда отдолу става A3 + B3. По същия начин, ако поставите формулата в следващата колона в реда отдолу, тя ще се актуализира до B3 + C3.
Как да плъзнете формула надолу по колона или през ред
Горният метод все още може да отнеме твърде много време, ако трябва да поставите една и съща формула в множество редове или колони. За щастие има два по-бързи начина да направите това.
Първо, можете да копирате формулата, както направихте по-горе, но вместо да я поставите в една клетка, можете да щракнете и да плъзнете към изберете няколко клетки и поставете формулата към всички тях, като щракнете с десния бутон върху която и да е клетка или използвате клавиатурата пряк път Ctrl + V.
Вторият начин да поставите една и съща формула в няколко реда е да я плъзнете. В долния десен ъгъл на избрана клетка ще видите зелен квадрат. Кликнете върху този квадрат и го плъзнете върху клетките, в които искате да копирате формулата. Това е може би най-бързият начин за копиране на формула на Excel надолу по колона или през ред.
Отново ще видите, че Excel актуализира формулата, за да използва относителни препратки към клетки за всеки ред или колона, които се променят.
Свързани: Трикове за автоматично попълване на Excel, за да изградите по-бързо електронните си таблици
Специална паста
Един проблем, който може да имате, когато поставяте формула, е, че тя също поставя всеки стил в избраните клетки. Стилът включва елементи като размер на шрифта, контур на клетка, цветове или удебелени настройки. Поставянето на стила е неудобно, ако използвате алтернативни цветове на линии или ако сте очертали таблицата.
За да реши това, Excel представи Paste Special.
Използвайте Paste Special, за да поставите само формулата без нито един от стиловете, добавени към клетката. За да използвате Paste Special, щракнете с десния бутон и изберете Специална паста от изскачащото меню.
Обобщение на това как да копирате и поставите формули на Excel
Excel е оптимизиран за намаляване на броя повтарящи се задачи, които трябва да изпълните. Добавянето на една и съща формула към множество клетки е бързо и лесно в Excel. Можете да копирате и поставите текст на формула, подобно на това, което бихте направили в документ на Word. Но ако искате да се възползвате от относителните препратки към клетки, по-добре е да използвате различни методи.
Един добър начин за копиране на формула е като изберете цялата клетка с формулата и копирате това. Ако трябва да копирате формула надолу по колона или през ред, можете също да плъзнете клетката през областта, в която искате да я копирате, което е много по-бързо.
И двата метода ви позволяват бързо да копирате формула в множество клетки. Следващият път, когато създавате електронна таблица, не забравяйте да я изпробвате и да си спестите малко ценно време.
Търсите да направите Excel свой собствен? Ето най-добрите начини за създаване на персонализирани клавишни комбинации.
- Производителност
- Електронна таблица
- Microsoft Excel
- Производителност
J. Сийтън е научен писател, специализиран в разбиването на сложни теми. Тя има докторска степен от университета в Саскачеван; нейното изследване се фокусира върху използването на базирано на игри обучение за увеличаване на ангажираността на учениците онлайн. Когато тя не работи, ще я намерите с нейното четене, игра на видео игри или градинарство.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
