Как да приоритизираме задачите със системата за продуктивност на матрицата на Айзенхауер

реклама

Приложенията за списък със задачи са яростта в наши дни. Науката е доказала това списъците наистина насърчават производителносттаи можете допълнително да увеличите производителността, като използвате трикове като оповестяване на списъка ви със задачи. Някои хора дори използват своите имейл пощенски кутии като списъци със задачи.

Но какво ще стане, ако сте опитали всичко това и нищо не работи?

Късмет за теб, алтернативни методи за производителност 5 нови техники за продуктивност, които вероятно не сте чувалиАко все още търсите най-добрия начин да повишите производителността си, опитайте една от тези по-добри алтернативи на Pomodoro и GTD. Не забравяйте да спрете да търсите, след като намерите „достатъчно добро“ решение. Прочетете още съществува. И ако установите, че обикновените списъци със задачи са твърде обезпокоителни или прекалено зашеметяващи, препоръчваме да опитате стара, но ефективна техника, наречена Айзенхауер матрица.

Какво представлява матрицата на Айзенхауер?

Eisenhower Matrix представлява 2 × 2 мрежа от кутии. Горният ред е за задачи, които са „Важни“, а долният - за задачи, които не са „важни“. По същото време, лявата колона е за задачи, които са „Спешни“, а дясната - за задачи, които не са „Спешни“. Ето как изглежда това като:

За повечето хора термините Важно и Спешно са синоними, така че нека отделим малко време, за да определим разликата между тях:

• важно - Задачи, които допринасят за вашите дългосрочни цели и ценности, независимо дали са лични, професионални и т.н. Важно е всичко уместност. Един от начините да решите дали дадена задача е важна е да се запитате: „Мога ли все пак да постигна целите си и да бъда верен на стойностите си, ако пропусна тази задача?“
• спешно - Задачи, които трябва да се справят до края на деня. Ако графикът ви има повече свобода на действие, може да предпочетете до края на седмицата. Така или иначе, спешността е всичко път. Един от начините да решите дали дадена задача е спешна е да се запитате: „Кога е крайният срок за тази задача?“

Преди да решите дали дадена задача е важна или не, трябва да знаете собствените си цели и ценности. За мнозина прогресията в кариерата е дългосрочна цел, така че задачите, пряко свързани с това, са важни. Или ако цените най-много семейството, тогава да се приберете навреме вкъщи може да е важно.

Но как една задача може да бъде неотложна, но все още не важна? Помнете, че спешността е само време е. Помислете за крайния срок. Да предположим, че днес е Международният ден на кафето и местният кафене раздава безплатни кафета. Ако днес не се възползвате от това, възможността се губи - но безплатното кафе няма отношение към вашите дългосрочни цели или ценности. Това е спешно, но не е важно.

С помощта на тези дефиниции става по-лесно да се опишат видовете задачи, които принадлежат във всяко от четирите полета. Можем дори да мислим за матрицата по този начин:

Защо да използвате матрицата на Айзенхауер?

Матрицата на Айзенхауер е просто начин дайте приоритет на задачите си.

Списъците със задачи са чудесни при проследяването Какво трябва да направите, но не винаги е лесно да се определи който задачите имат по-висок приоритет. Аз лично никога не съм използвал функцията „Приоритет“ в никое приложение на списък със задачи, защото винаги в крайна сметка маркирам всичко като „висок приоритет“ - и когато всичко е с висок приоритет, нищо не е.

Освен това, когато погледнете списък със задачи и видите 30 натрупани задачи, как решавате коя задача да се справите? „Започнете с най-лесното“, казват някои. „Не, започнете с най-трудното“, казват други. Но какво е лесно и кое е трудно? Никога не е черно и бяло. Често пъти съм губил 10, 15 или дори 30 минути, просто се опитвам да избера задачата си!

Ето защо матрицата на Айзенхауер блести. За разлика от един списък със задачи, матрицата има самоопределяне с приоритет. Това ви казва който задача за справяне следващата. Той намалява когнитивния товар, защото само кутиите Сега и по-късно наистина имат значение. И ако някога сте се хрускали за време, това ви помага да видите кои задачи можете да пропуснете.

В допълнение, матрицата има две други малки предимства. Първо, принуждава ви да бъдете по-внимателни към всяка задача. Вместо да хвърляте всичко в една голяма разхвърляна купчина, вие активно решавате дали задачите си струват времето отпред, като държите в действителност списъка си със задачи. Второ, постоянно ви напомня за вашите цели и ценности.

Единственият проблем е, че матрицата на Айзенхауер може да е малко сложна в началото. По-специално, новите потребители са склонни да бъдат задействани от полетата Delegate и Trivial. Там е крива на учене, така че нека преминем през практичен пример как да настроите матрица, да организирате задачи и да преминете през един ден.

Как да използвате матрицата на Айзенхауер

Въпреки че матрицата на Айзенхауер концептуално представлява квадрат от четири кутии, на практика можете да го подходите като четири отделни списъка със задачи: списък Now, делегат, по-късен списък и тривиален списък. Двата спешни списъка са преди неотложните списъци.

Намирам, че Trello е страхотно за това. Настройте дъска за всяка сфера от живота си (например лична, професионална, църковна, хоби) и създайте тези четири списъка във всяка от дъските. Или ако не се случва много, можете да използвате една дъска за всички задачи. От теб зависи. Не харесваш Trello? Обмисли тези алтернативни инструменти на Kanban Довиждане, Трело! 5 алтернативни безплатни инструменти на Kanban BoardTrello е невероятно приложение за управление на проекти и организиране на вашите задачи. Но има и други kanban приложения, които биха могли да бъдат идеални за вашите задачи. Нека да поговорим за най-добрите алтернативи на Trello. Прочетете още .

След като вашите списъци са готови, можете да започнете да добавяте задачи:

Нека да кажем, че сте традиционен офисен работник, който иска да използва матрицата на Айзенхауер, за да стане по-продуктивен в работата. Това ще бъде сценарият, който задвижва останалата част от този пример, но трябва да бъде лесно да се прилагат тези понятия в противен случай.

Какво има в чинията ти за днес? Първо нещо, което идва на ум: имейл. Нека създадем задача за достигане до нула на входящата поща, което е спешно (имейлите трябва да се изпразват ежедневно) и важно (тук говорим за имейли, свързани с работата):

Днес се случва Ден на Крезел в офиса и вие желаете безплатна геврек с творбите. Това може да е спешно, но не е важно:

Шефът ви напомня, че докладът за документацията за последния проект на вашия екип се дължи до 16:00, което е спешно и важно:

Освен това той ви напомня, че заявката за бюджет на вашия екип за следващия ви проект се дължи до края на деня в петък. Това е важно, но не и спешно:

Мениджърът на офиса идва при вас и казва, че консумативите за хартия и мастило са изтощени. Трябва да направите поръчка възможно най-скоро - но това няма много общо с вашите цели или ценности в кариерата:

Ранно лято е (при този сценарий) и офисът става твърде мързелив с мокрия сезон. Производителността на всеки ще нарасне с добър обезвлажнител, да не говорим за всички други предимства за намаляване на влажността 4 ползи за здравето от наблюдението на температурата и влажността у домаЗнаете ли, че има ползи за здравето от използването на интелигентни домашни продукти? Това е вярно. Една или две интелигентни покупки могат драстично да подобрят качеството ви на живот у дома. Прочетете още .

Прави си бележка, за да изведе това, но не е нито спешно, нито важно:

Нататък и нататък продължава. Срещите завършват, планирането трябва да се направи, помните неща, които искате да направите и т.н. В крайна сметка вашата матрица (т.е. списъци) ще се запълни, а най-хубавото е, че е по-малко сплашваща от един главен списък със задачи:

Винаги, когато сте свободни за друга задача, просто започнете отляво и се движете надясно. Трябва да се справите с всичко в списъците на Now и Delegate, преди да се занимавате с неотложните списъци.

Ако ти мога делегат, първо се справете със списъка за делегиране и разтоварете най-много от тези задачи, колкото можете. След това преминете през списъка Now. След като преминете през списъка Now, считайте деня си за успешен. Вече можете да получите начален старт в списъка По-късно или да приключите деня по-рано.

Ако ти не мога делегат, започнете със списъка Now. Ако преминете през списъка Now и имате повече време, имате избор: третирайте списъка Delegate като списък Now, влезте в началото на списъка по-късно или завършете деня по-рано. На практика вероятно ще искате да редувате задачи „Делегат“ и „По-късни“.

В края на деня преминете през списъка за делегиране и зарежете всички задачи, чиито срокове са минали. Пазете тези, които все още можете да правите. Запазете ги за утре.

В началото на следващия ден преминете през списъка По-късно и решете кои задачи са спешни. Преместете ги в списъка Now. Направете същото за списъка на Trivial, с изключение на това, прехвърлете тези задачи в списъка за делегиране. Добавете нови задачи, които се появяват през целия ден. Изплакнете и повторете.

Когато списъците със задачи не работят за вас

Имайте предвид, че можете да променяте матрицата на Айзенхауер, колкото искате. Например, вместо да го използвате, за да ръководите целия си ден, можете подредете имейла си със собствена матрица Ето най-решителното решение за сортиране по имейл, което ще ви е необходимоЕдно просто решение за сортиране ще гарантира, че винаги сте отгоре на вашите имейл съобщения. Нужни са ви само четири етикета или папки, за да управлявате входящата си поща и да намалите стреса на електронната си поща. Прочетете още . Цялата концепция за спешност / важност може да се окаже полезна във всички видове случаи извън работата и електронната поща.

Много хора са постигнали голям успех с матрицата на Айзенхауер. Но ако сте стигнали до този момент и не мислите, че ще помогне, това е добре. Продължавайте да търсите метода, който работи за вас. Когато всичко е казано и свършено, единствената техника на производителност, която има значение Най-добрият инструмент за производителност е този, който реално използватеВ свят, преследващ производителността, всяко ново и лъскаво приложение за производителност обещава нещо ново. Но губим ли нещо, когато сменим приложенията си за производителност твърде често? Прочетете още е този, който всъщност използвате.

Смятате ли, че матрицата на Айзенхауер полезна? Ако не, каква техника на производителност използвате, за да останете организирани и напред? Споделете с нас в коментарите по-долу!

Кредитна снимка: Ейми Бул чрез Shutterstock.com