Бъдещето е тук

реклама

Без хартия - термин, който се използва доста често сега дни. Но какво означава това? И до каква степен се прилага? Определено всички все още използваме хартия в известна степен, въпреки напредъка в технологиите, така че как да продължим напълно безхартиен?

Е, истината е, че винаги ще има някаква форма на хартия, но проблемът не се състои в използването на самата хартия, а вместо това осъзнаване за използваното количество и методите, за които се използва. Уеб версия на instagram за настолен компютър и компютър Instagram Разгледайте Instagram с най-доброто изживяване.

Като цяло, въпреки съветите без хартия, които са ви представени в тази статия, в крайна сметка зависи от вас да го направите. И така, докато четете, помислете си как бихте могли да успеете да осъществите това в живота си. Ако има нещо, което смятате, че вероятно не е за вас, вместо да затворите вратата напълно, опитайте да размишлявате какво може да отнеме, за да се случи. Често първоначалната мисъл е, че няма да работи, но обикновено след сериозна мисъл и задълбочени изследвания може да откриете някои спретнати начини да го направите.

Алтернативи за печат и бележки за хартия

Печатът може да бъде полезен, в това няма съмнение. Понякога е хубаво просто да имате документа в ръка, а понякога е необходимо до. Когато това е така, важно е да знаете как да запазим възможно най-ниските разходи за печат Как да поддържате разходите за печат възможно най-нискиНека разберем това направо - отпечатването на имейли и документи е първоначално! Това не само струва пари, но също така губи ресурси, място за съхранение и време. Всъщност половината от всички отпечатани страници никога не се използват ... Прочетете още . Въпреки това, често просто кликваме печат, без да мислим два пъти. Какво всъщност ще направим с тази разписка от онлайн магазина за пазаруване, която току-що разпечатахме? Хубаво е да го има за записи, но го прави наистина ли трябва да се отпечата? Вероятно не.

Печат в PDF

„Печат“ в PDF може да се извърши с различни инструменти - някои от тях са плъгини за браузъра, а други са програми. Споделихме няколко начина в MakeUseOf да го направим PDF995 Преобразувайте всичко в PDF с помощта на PDF995 Прочетете още и Печат на страници в Firefox Печат на страници в PDF: Използвайте Firefox за печат на уеб страници в PDF файлове Прочетете още . Лично аз използвам Nitro PDF и силно го препоръчвам като PDF четец. Той също така включва приложение „печат в PDF“.

Въпреки това, вие може дори да не трябва програма, която прави това. Google Chrome може да запази това, което печатате, право в PDF.

Други опции са да използвате Google Cloud Print в Google Chrome, за да запазите в Google Drive. Може също да отбележа, че Microsoft OneNote също има функция, която вашият компютър разпознава като принтер и може да изпраща документа там.

Запазете като WWF, запишете дърво

Може да сте запознати с Световният фонд за дивата природа (WWF). В техните Движение „Помислете преди да отпечатате“, те засегнаха основен проблем - ненужното печатане. Разбира се, че може да останете без хартия, но как можете да осигурите и други?

Те създадоха файлов формат, наречен WWF - PDF, който не може да бъде отпечатан. След като инсталирате софтуера, ще можете да запазвате файлове в този формат. Форматът може да бъде отворен с всеки PDF файл, но очевидно не е отпечатан.

Електронно подписване на документи

Ако подписването на документи е голяма причина, поради която разпечатвате документи, може да помислите да ги подпишете на компютъра си. Има устройства, които можете да закупите, за да направите това, и програми, които да ви помогнат лесно да го направите. Много PDF четци, като Nitro PDF или Adobe (eSignatures), имат вградените функции. Но има много други инструменти, които също могат да направят това.

Включително, но не само: Hellofax Няма факс машина? Няма проблем - лесно подписвайте и изпращайте факсове от вашия компютърДо деня, когато най-накрая можем да убием тази старинна машина от миналото, може би ще трябва да изпращате факс всеки път, но да се окажете без факс машина. Опитайте HelloFax. Прочетете още , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: Създайте своя онлайн подпис Прочетете още , DocShaker, MiddlePost, DocuSign и SignNow Signnow: Лесен и безплатен инструмент за електронно подписване Прочетете още . Изборът зависи от това какво използвате, но аз ви съветвам да погледнете в него, ако това е нещо, което правите често. Ако става въпрос за нещо като „веднъж в синя луна“, компромисът може да не е толкова голям, но ако наистина сте ако искате да отидете напълно без хартия и това ще улесни организирането на вашите документи, тогава препоръчвам то.

Използвайте вашия смартфон за бележки

Може би нямате смартфон (аз също нямам) и ако нямате, ще кажа от опит от първа ръка, че преминаването без хартия често е трудно. Ако обаче имате смартфон, наистина можете да се възползвате от неговите „безхартийни функции“. Първото предимство да имате смартфон е просто, че винаги го имате. Това означава, че не е необходимо да правите лепкави бележки и да ги залепите по цялата си работна зона. Просто създайте бележка в телефона си (има много приложения, които правят това) и не е нужно да се притеснявате забравяйки онзи лист хартия, който сте оставили на бюрото си със списъка си за пазаруване, така и телефонния номер, и т.н.

Също така често има възможност да зададете напомняне за бележки в смартфона си - лепкавите бележки не могат да направят това, особено ако ги загубите или забравите да ги вземете със себе си.

Разбира се, същото може да се приложи и за таблети, но въпреки преносимите си предимства, те не са почти толкова мобилни като смартфон.

Изрежете уеб страници вместо да ги отпечатате

И накрая, Evernote Web Clipper е много удобен инструмент за запазване на информация. Ще разширя на Evernote малко повече по-късно, но този инструмент е отличен. Предлага се като разширение за браузър и маркери, но разбира се, трябва да имате Evernote акаунт, за да го използвате - което трябва да получите! Web Clipper може да открива и запазва статии или избран текст. Това означава, че можете да запишете точно това, което искате да прочетете, и нищо друго.

Съкращаване по пощата

Има толкова много неща, които претрупват вашата пощенска кутия, които водят до претрупване на бюрото или кухненската ви маса - банкови извлечения, сметки, списания, вестници, да не говорим за бюлетини и обикновена боклучна поща. Как да се отървете от всичко това? Е, има няколко начина, по които можете да съкратите по пощата, входящите и изходящите.

Вземете своите банкови извлечения чрез имейл

Първото нещо, което можете да направите, е да уведомите банката си, че искате да получавате извлечения по имейл. Не знам за вашата, но моята банка непрекъснато насърчава това - дори на хора като мен, които вече са го активирали. Вероятно няма да е необходимо дори да разговаряте с вашата банка, но трябва да имате достъп до настройката във вашата банкова сметка в интернет.

Попълнете формуляри онлайн

Вместо да разпечатвате формуляри, да попълвате информацията и да харчите пощенски разходи, за да я изпратите по пощата, много услуги, дори правителствени организации, предлагат възможността да попълвате формуляри и да ги изпращате онлайн. Много пъти те всъщност предпочитат това, така че преди да влезете в тези претъпкани правителствени сгради, опитайте се да видите дали можете да изпълните задачата от комфорта на дома си.

Фактури по имейл (за фирми)

Ако притежавате бизнес, вероятно имате много повече хартия за справяне с обикновения собственик на жилища. Един от начините да се намали драстично е да се намали количеството на изходящата поща, напр. фактури. Разбира се, има и много други документи, но фактурите изглежда са едни от основните. Вашите клиенти вероятно ще оценят и вашите усилия без хартия.

Вземете своите новини и информация онлайн

Вместо да получавате всекидневник, опитайте да получите само седмичното допълнение. Или още по-добре, изрежете го напълно. Красотата на мрежата е, че имаме безкрайно количество информация на една ръка разстояние. Можете сами да проверите всички големи сайтове за новини и да получите информация за тях Безплатно, така че защо да плащате за това?

Ако все пак искате вестника (тъй като има своите предимства), голяма част от основните издатели ви позволяват да се абонирате за електрическа версия. Това важи и за списанията.

Като бонус, ако имате eReader, вероятно можете да ги изпратите точно до него! Всъщност съм написа статия за MakeUseOf Как да запишете статии в мрежата, за да прочетете по-късно върху вашия Kindle без таблетВсички сме били там - сърфирате в Интернет и намирате страхотна статия, която искате да прочетете. Но има толкова много неща за работа и знаете, че не трябва да отделяте време да четете ... Прочетете още за изпращане на уеб статии (които дори могат напълно да заменят нуждата от вашите списания) до вашия Kindle.

Отменете абонамента от списъците с пощенски съобщения

Вярвате или не, можете да се отървете от голяма част от тази поща. За съжаление може да отнеме известно време, но има едно отличен ресурс в WikiHow Това обяснява различни начини за това - номера за обаждане, организации за писане и техники, които да запомните.

Плащайте сметките си онлайн

И последно, но със сигурност не на последно място е плащането на сметките ви. Това вероятно е един от най-големите начини да се намали хартията и да се спести време в процеса. Често можете да получавате напомняния по имейл от компании вместо имейли и дори можете да автоматизирате процеса така че дори не е нужно да мислите за извършване на плащанията - просто се уверете, че имате парите в своите сметка.

Сканиране на съществуващи и нови документи

Най-добрият начин да конвертирате съществуващите си документи в цифров файл е да ги сканирате. Препоръчвам да използвате формат PNG, тъй като JPEG форматът е с по-ниско качество. Ако имате голям скенер, страхотен, но ако всичко, което имате, е смартфон, не се притеснявайте - всъщност може да започнете да го предпочитате пред традиционните скенери.

Има много приложения за сканиране на документи. Защо не можете просто да щракнете снимка с камерата на телефона си? Е, можете обаче да откриете, че много от приложенията, създадени специално за сканиране, имат повече функции, които ще доведат до по-добър сканиран документ.

Използвайте File Organizer, за предпочитане с OCR

Сега, когато сканирате както съществуващите, така и новите си документи, трябва да ги управлявате. Определено има някои техники и методи, които трябва да използвате, за да направите това и аз написах статия за това и в MakeUseOf. Важно е да преминете към безхартие, за да сте сигурни, че го стартирате от самото начало - дори и досега да не сте били много добри в организацията.

След като имате основите на организирането надолу, софтуерът ще бъде много по-изгоден. Има няколко различни програми, които препоръчвам. Единият е всеизвестният, Evernote. Според мен е страхотно. Не е просто програма за преминаване без хартия, тя е програма за каквото и да искате - това е това, което обичам в нея - тя е универсална и съответства на това как Вие работа.

Една от големите характеристики на Evernote е способността му да открива текст в изображения - иначе известни като OCR или оптично разпознаване на символи. Това означава, че ако сканирате документ в него и го запишете като изображение, а по-късно при търсене на нещо в документа, Evernote ще сканира и ще намери текста в изображението.

Наскоро публикувахме цял упътване за използване на Evernote Как да използвате Evernote: Неофициалният наръчникНаучаването как да използвате Evernote самостоятелно отнема много време. Ето защо сме съставили това ръководство, за да ви покажем как да се възползвате максимално от най-важните функции на Evernote. Прочетете още , затова ви препоръчвам да проверите това, както и да се запознаете с останалите статии за него в MakeUseOf.

Другият инструмент е Doxo. Тя е фокусирана върху това да ви помогне да отидете без хартия и е отличен инструмент за това.

Синхронизирайте документите си във всички устройства

Вероятно имате повече от едно устройство и едно от предимствата на това, че ще останете без хартия, е да не се налага да вземате тази бележка или документ с вас. Въпреки това, налагането на копиране и поставяне на документа от устройство на устройство е почти повече неудобство. За щастие, има много облачни услуги, за да изберете, за да помогнете за този проблем. от SugarSync SugarSync: Най-добре закръглената услуга за архивиране и синхронизиране на безплатни файловеАрхивирането на файлове не е нов разговор или тема по никакъв начин. Ако търсите в Google „архивиране на файлове“, вероятно ще бъдете затрупани от услуги и статии по темата. Това е огромна ... Прочетете още да кутия до „голямата тройка“ - Google Drive, SkyDrive и Dropbox Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Кое съхранение в облак е най-доброто за вас?Променихте ли начина, по който мислите за облачното съхранение? Популярните опции на Dropbox, Google Drive и OneDrive са се присъединили и от други. Ние ви помагаме да отговорите коя услуга за съхранение в облак трябва да използвате. Прочетете още , имате много да избирате.

Заключение: Полезни методи за приемане

В допълнение към тези различни неща, които можете да направите, в действителност всичко зависи от вас да останете без хартия. Точно като управление на вашите файлове, ако не положите усилия и имате правилни неща, няма да работи много добре. Бих искал да ви насоча тази статия за LifeHack който адресира това още повече. Считам, че е доста важно да се установи това преди да бъдат изпробвани каквито и да е техники или други методи.

Други неща, които можете да направите, за да отидете без хартия, е просто да отидете в библиотеката и да вземете назаем книга, вместо да я купувате. Рециклирането е много важно и може да се направи не само по традиционния начин, но и чрез използване на двете страни на хартията, вместо да се използва нов лист. Използването му като хартия за надраскване или за други цели е чудесно да се направи също.

Не забравяйте да препечатвате. Запомнете - „помислете преди да отпечатате“. Освен това, преди да отпечатате документ, вижте дали регулирането на размера и типа на шрифта, както и маржовете на страницата намалява броя на страниците. Разбира се, някои документи, независимо дали за училищни или професионални цели, изискват определен формат и оформление. Тези неща не могат да бъдат избегнати, но не забравяйте да се обърнете към статията на Тина, която споменах по-рано, как да намалите разходите за печат.

Други начини за намаляване на разходите при печат от мрежата са използването на уебсайтове като PrintWhatYouLike и PrintFriendly за да премахнете всичко от страницата като реклами, допълнителни изображения или връзки и т.н. така че да получавате само това, което искате на страницата.

И накрая, трябва да направите резервно копие. Сега. Не го отлагайте Тези момчета не създадоха резервни копия на досиетата си, сега вижте какво се случиАко имам нещо, което научих през онези ранни години на работа с компютри (и хората, които ги използват), беше колко критично е да запазваме не само важни неща, но и да ... Прочетете още . Едно от предимствата на безхартийността е като архивиране в случай, че нещо се случи с оригиналния файл, така че не забравяйте да го отлагате.

Мислех, че този видеоклип може да бъде много полезен, за да започнете работа в посока на безхартие. Видеото е от SmallBusinessDoer [No Longer Available] и основателят на DocumentSnap.

Отидохте ли без хартия? Ако е така, как промени живота ви? Какви са вашите цялостни мисли за това, че ще отидете без документи?

Кредити за изображения: Книги на лаптоп чрез Shutterstock, Ключ за клавиатура без хартия чрез Shutterstock, Подписване чрез Shutterstock, Бележник за смартфон чрез Shutterstock, Плащане на сметки чрез Shutterstock, Нежелана поща чрез Shutterstock, Онлайн новини чрез Shutterstock, Трансформация на хартия чрез Shutterstock, Файлове в облак чрез Shutterstock, Онлайн банкиране чрез Shutterstock, WWF