7 IFTTT рецепти, които трябва да настроите за лесно сътрудничество с други

реклама

Ако чистотата е до благочестието, тогава автоматиката ще ви изведе в небето. Защо? Защото, когато животът ви е автоматизиран, той е по-прост, по-чист и по-щастлив.

Малко са услугите, толкова мощни, що се отнася до автоматизирането на производителността, колкото IFTTT. IFTTT ви помага спестявам Използвайте IFTTT, за да спестите и спечелите париМоже би най-добрият начин да бъдете информирани за специалните оферти онлайн е да обхванете IFTTT, популярните данни комбинирана услуга, която ви позволява да обработвате данни от уебсайтове и RSS емисии в нещо полезно за... Прочетете още , трансформирайте своя имейл и SMS в спортно табло Превърнете своя имейл, SMS входяща поща или нещо в таблото с IFTTT и ESPNБъдете в крак с любимия си спортен екип, колкото и да ви харесва. Новият ESPN канал за If This then That (ifttt) означава, че можете лесно да настроите SMS, имейл и дори известия по телефона за любимите си ... Прочетете още или оптимизирайте Автоматизация на Google Календар 9 IFTTT хакове, за да надмогнете живота си с Google Календар

Календарът ви е голяма част от вашата производителност и правилното му управление може да доведе до реална промяна. Правилните рецепти за IFTTT могат да ви помогнат да поемете отговорност за вашия Google Календар и да го накарате да изпълнява ... Прочетете още .

Това е само върхът на айсберга с IFTTT. Точно когато мислите, че сте покрили всичко това, се появяват нови идеи за рецепти. Когато си сътрудничите с група хора, IFTTT предлага още повече възможности за автоматизиране и опростяване на процеса на работа с други хора. По-долу са 7 полезни рецепти за всяка задача или проект, който управлявате, включващ група хора.

Имейл до календара

Когато работите с група хора, от които не винаги можете да зависите от това да сте на компютъра им по едно и също време през деня, имейлът е най-ефективният инструмент за комуникация.

Освен комуникацията, това е и един от най-добрите задействащи механизми за автоматизация, защото можете да изпращате имейл от почти навсякъде. Хората почти винаги имат имейл, конфигуриран за телефоните си. Така че първата рецепта, която можете да използвате, е да задействате събития в Google Календар с имейла си.

Ето как работи. В имейла си (примерът тук е Gmail) задайте етикет, наречен нещо като „Групов календар“.

Създайте филтър, така че всеки имейл, получен с тема „Групов календар“, да бъде маркиран с този етикет. След това в IFTTT създайте имейл задействане, който търси този етикет.

Използвайки IFTTT, вземете тялото на този имейл и го поставете във вашия споделен календар. Просто изберете тригера на календара и го настройте за „Бързо добавяне на събитие“ и текстът ще покаже имейл адреса и основния текст.

Ето какво е чудесно в този спусък - Ако някой напише „Бизнес вечеря утре в 20:00” в тялото, IFTTT интелигентно поставя това събитие в часовия интервал от 20:00 утре във вашия календар!

Имате го. Всяко събитие може да бъде добавено автоматично в груповия календар с правилната тема в имейла.

Единствената уловка тук е, че имейл от Google, който използвате IFTTT, трябва да бъде този, използван за споделения групов календар. Докато го настроите със същия профил в Google, тази рецепта ще работи чудесно.

Създайте събитие в Google Календар чрез SMS на номер IFTTT

Следващата рецепта е друг начин за вмъкване на събитие в споделения Google Календар, с изключение на това, че това е чрез SMS съобщение. Просто настройте IFTTT SMS задействане с маркирано съобщение и направете хештега нещо подобно #GroupEvent.

Задействането ще бъде събитие в Google Календар отново и всичко, което трябва да включите, е самото текстово съобщение.

Прилага се същото правило. Ако текстът споменава определен ден и час, IFTTT е достатъчно умен, за да вмъкне това събитие в правилния времеви интервал във вашия календар. Това е по-удобният начин да създавате тези групови събития в календара чрез SMS, а не по имейл, което ще изисква да отворите приложението си за електронна поща на телефона си, когато сте в движение.

Електронна поща до електронната таблица

Друга от любимите ми рецепти за групово сътрудничество е рецептата за електронна поща в електронната поща. Това е идеално за онези проекти, които включват група от хора, които всички се отправят в полето за събиране на данни.

Нуждаете се само от членовете на вашата група е мобилният им телефон с имейл свързаност. Докато събират информация, всичко, което трябва да направят, е да изпратят имейл с темата „addss:“, последвано от името на събраните данни.

Точно както с инструмента за електронна поща в календара, ще искате да настроите филтър в своя имейл акаунт, за да потърсите този текст вътре в темата.

Използвайте полето „Има думи“, а не Темата, защото темата ще включва и друга информация. Накарайте този филтър да приложи етикета „ADD-SPREADSHEET“ към този имейл.

Сега в IFTTT създайте имейл задействане, което търси имейли с този етикет, пристигащ във вашата пощенска кутия.

След това създайте задействане на Google Drive, за да добавите към електронна таблица. Въведете име на групова електронна таблица, което сте създали в Google Диск, и направете вмъкнатите данни, като използвате трите полета - получената дата, темата (която включва елемента за събиране на данни) и теста на тялото (който ще бъдат данните Самата).

Това ще отнеме входящ имейл от членовете на вашата група и автоматично ще вмъкне данните им в електронната таблица на групата без никакви усилия от ваша страна.

Това е удобен начин за събиране на данни на едно място, докато всички са в движение. Помислете за работниците на електроцентралите, които излизат на полевите блокове, за да събират информация от машини; офис ИТ работници, които обикалят и събират информация за компютър; или политически работници, провеждащи информация от местните граждани. Тези ситуации биха могли да се възползват от автоматизиран инструмент като този.

Известия за Dropbox

Разбира се, понякога прости редове от текст няма да го режат. Членовете на вашата група може да се наложи да подадат цели формуляри или PDF документи до мястото за съхранение в екипа. Това е ситуация, която определено изисква автоматизирано решение за Dropbox. С Dropbox всичко, което трябва да направите, е да създадете споделена папка, всички ваши съотборници да свържат мобилните си устройства с тази директория за споделяне с Dropbox приложение и сте готови.

Но как да получите известие, когато членовете на вашия екип са изпратили нови документи в споделената папка? А, сега има работа за IFTTT! Първо, създайте Dropbox тригер за папката, която сте създали, в която членовете на вашия екип могат да пускат документи.

Действието ще бъде SMS към вашия телефон, който ще ви предостави името на файла и URL връзка директно към местоположението на файла в DropBox.

В момента, в който членовете на екипа хвърлят документ в споделената папка, вие като мениджър веднага ще разберете, че документът е готов за вас. Това е добро средство за учител, който управлява задачи за голям клас; редактор, който чака статии; и много други сценарии.

Dropbox също може уведомяват ви за промени в облачните си папки. Тази проста рецепта ви помага да разширите възможностите си с други инструменти за уведомяване.

Дата на известие и SMS

Друга обща нужда от групи от хора, които работят заедно, са постоянните срещи. Това е жалка нужда, но няма по-добър начин да следите групата от редовни срещи, при които всички се регистрират, за да докладват за напредъка. Проблемът е, че винаги има хора, които забравят срещите.

Ако искате да поправите това, един страхотен подход е да използвате тригера Дата / Час в IFTTT. Можете да го използвате, за да задействате всичко от известия по имейл до iPhone, но в примера по-долу използвам сценарий, при който групата активно комуникира чрез Facebook страница. Можете да задействате известие на Facebook страница с IFTTT, но първо трябва да създадете спусъка за ден / час.

След това просто изработете персонализираното съобщение, което искате да хвърлите на страницата във Facebook, когато наближи времето за срещата.

Ако групата активно използва тази страница, тогава не трябва да имате нито един отсъстващ човек на срещата.

Страница във Facebook # Помощ за Hashtag към групова електронна поща

Ето друг сценарий. Да речем, че управлявате уеб сайтове за бизнес хостинг и имате нарастваща база от клиенти, които се нуждаят от вашата техническа поддръжка. Екипът ви за техническа поддръжка е страхотен, но клиентите ви се оплакват, че не винаги е лесно да се свържете с техническата поддръжка.

Ето начин да накарате клиентите си да се възхищават от техническата ви поддръжка. Предложете да публикувате всеки въпрос на бюрото за помощ на вашата страница във Facebook с помощта на хештега #помогне, и съобщението незабавно да излезе на цялата група за техническа поддръжка.

Задействането на IFTTT е задействане на страница във Facebook, където сте задали хештега.

Този тригер ще премине към изхода на известието по имейл. Направете темата някакъв флаг като „GROUP-HELP“ и поставете съобщението на публикацията в тялото.

Това ще отиде на вашия собствен имейл адрес, така че просто създайте филтър в имейл акаунта си и го накарайте автоматично да препрати това съобщение до целия ви екип от технически персонал за поддръжка. Лесно!

Следващия път, когато някой от клиентите ви забележи, че сървърите ви са изчезнали, можете да се доверите, че цялата ви група за техническа поддръжка ще чуе за това точно в същия момент - в момента, в който клиентът го съобщи!

Toodledo да изпрати имейл, когато задачите са завършени

Едно от най-добрите допълнения към IFTTT според мен беше Toodledo. Ще ви трябва някакъв списък със задачи, за да управлявате напълно групата и с Toodledo интегриран в IFTTT, можете да правите всякакви готини автоматизации с нея.

Например, не би ли било хубаво да получавате известие всеки път, когато някой от вашия екип изпълни задачата си?

Няма проблем. Създайте задействане в IFTTT за всеки път, когато някоя задача е изпълнена.

От страна на изхода изберете имейл. Страхотното е, че този имейл може да се изпраща на множество хора, а не само имейл акаунта ви, регистриран в IFTTT. Можете да въведете до пет адреса на хора, които трябва да знаят кога задачите са изпълнени от екипа.

Има и други неща, които можете да направите с Toodledo, както можете да видите от списъка на спусъка по-горе. Можете също да задействате, когато се създават нови задачи или само нови задачи с определени тагове.

Споделете собствените си трикове и рецепти

С малко креативност е просто забележително колко можете да автоматизирате сътрудничеството на отделни членове в група. Работата с други хора може да бъде сложна поредица от задачи, предизвикателства и успехи - така че защо да не опростите цялото нещо, като автоматизирате цялата комуникация, график и управление, колкото можете? По този начин можете да се съсредоточите върху разглеждания проект, който от своя страна ще доведе до много по-добър краен резултат.

Използвали ли сте IFTTT за автоматизиране на групови задачи? Споделете някои свои собствени трикове и рецепти в секцията за коментари по-долу!

Кредити за изображения: Творческа устойчивост Чрез Flickr