Нахранени от неефективни срещи? Изпратете тези 8 правила на шефа си

реклама

По-голямата част от нас знаят колко от срещите за източване могат да бъдат както за нашето време, така и за производителността. Но ако срещата е добре организирана (и е добре проведена), няма причина тя да не повишава производителността, смисъла и морала за всеки един участник.

Там има много съдържание защо мразим срещите. Фейсбук издава написани в момент на пълна неудовлетвореност поради пропуснати възможности, изцяло благодарение на лошо организирана, на пръв поглед безсмислена среща, която се издърпа далеч извън предвиденото време.

Ето някои правила, които трябва да спазвате за по-добри срещи и за да сте сигурни, че не губите времето на всички. Вярвай ми.

Имайте цел и уверете, че хората знаят за това

Ако просто се обаждате на всички заедно, за да дадете актуализация или да стенете, това е лекция. Лекция не е среща. Ако трябва да актуализирате всички, изпратете имейл или публикувайте на всички с екипен инструмент като застой който улеснява груповата комуникация Отпускането прави груповата комуникация по-бърза и лесна

Груповите имейли наистина могат да убият производителността. Време е да поставите пощенски клиенти да почиват и да използват услуги за сътрудничество като наскоро пуснатия Slack. Прочетете още . Това ще бъде далеч по-доброто използване на времето на всеки.

Ако сте в позиция, в която наистина е необходима среща (т.е. когато трябва да поставите нещо на групата, да говорите за нещата, да отскачате от идеи около и т.н.), уверете се, че тя има ясна цел. Защо точно се събират всички?

Лоша цел:„Да накараме всички да ускорят какво става”.

По-добра цел:„За да съберем идеи, задайте график и задайте следващи действия на всеки член на екипа, за да можем да стартираме успешен старт на продукт X360 до края на март“.

И моля, уверете се, че всички присъстващи знаят целта на срещата, преди тя да се случи. Ако хората знаят какви ще са крайните резултати от дадена среща, ще е много по-вероятно да се подготвят, и да се надяваме, че ще е обмислил някои от темите, подготвени за обсъждане, вместо да мислите за летя.

Създайте ясна, структурирана програма

Вашата цел е вашата дестинация. Вашият дневен ред е вашата пътна карта за това как ще стигнете до там. Без тази пътна карта срещите често излизат извън контрол, излизат извън темата и никъде няма да бъдат взети толкова решения, колкото се надявахте. Ако забележите, че срещите ви излизат извън темата, се обадете на тази дискусия и я върнете на път възможно най-скоро.

Структурирайте дневния ред на срещите си Лесно създавайте Програмите за срещи, като използвате очакванията за срещи [iPad]Въпреки че никой от нас не очаква с нетърпение да присъства на срещи, за щастие има редица полезни онлайн и мобилни приложения, като AgreeDo, които улесняват задачата да планират срещи. Всички успешни срещи започват ... Прочетете още внимателно използване на продукт като Очаквания за посрещане (iPad) или онлайн инструменти като MyCommittee и Minutes.io. Определете строг краен срок за всяка точка от дневния ред, като същевременно давате на отделните хора ръководители какво се очаква от тях. Ако искате някой да допринесе за определена дискусия в срещата, уведомете го! Например:

дневен ред

1. Декларация за целта на срещата и предварителни (5 минути)
2. Посмъртно след последните седмици - какви бяха нашите KPI (Ким да докладва за това). Какво мина добре? какво не (15 минути)
3. Идеи за това как можем да създадем информираност за следващия старт (всички - моля, помислете за някои идеи преди срещата) - (15 минути)
4. Решете 3 от тези идеи, за да разберете повече преди следващата среща - (10 минути)
5. Задаване на следващи действия на всеки член на екипа - (5 минути)

Уверете се, че всеки има това, от което се нуждае

Опасявам се да си помисля колко време се губи всяка година по целия свят поради хората, които се обръщат към срещи неподготвени (включително да не знаят как да правите правилни бележки за срещи Накарайте минутите да работят: Как да правите ефективни бележки по време на срещаТова е умение, което малко хора са усъвършенствали; идеалните минути за срещи. Записът на събитията ви спестява главоболие по-надолу по линията. Ето как си отделяте ефективни минути на среща. Прочетете още ). Споделете дневния си ред с всички присъстващи поне няколко дни преди срещата, за да могат да съберат всичко, което се изисква от тях.

Ако имате нужда от определен член на екипа, за да донесете нещо, уверете се, че те разбират колко е важно е и че е отпечатано (ако е необходимо) предварително, за да се гарантира, че не се забиват в опашка за принтер. Последното нещо, от което се нуждаете, е присъстващите да се извинят - “О, извинявай, не съм имал възможност да го приготвя - ще го приготвям за следващата седмица“. Това не помага на никого

Ако провеждате среща с хора, които работят отдалечено, първо, вижте подробните ни „Ръководство за онлайн срещи Ръководство за онлайн срещи: Софтуер и стратегияСъвременните услуги за видеоконферентна връзка са лесни за използване и достъпни за почти всеки с компютър или смартфон. Възможността за свързване и среща с хора онлайн означава, че вече не сме ограничени от географското местоположение. Прочетете още “Плюс, уверете се, че всеки знае как да използва какъв инструмент за конференции, който решите да използвате. Преди срещата подканете хората да проверят своя микрофон, уеб камера и да се уверят, че имат инсталирани приставки, които може да са необходими за неща като Google+ Hangouts Съвети за планиране и провеждане на ефективни срещи с Google HangoutsС днешната интернет технология провеждането на онлайн срещи може да бъде както ефективно, така и рентабилно, особено ако предварително ги планирате и използвате инструменти за спестяване на време. През последните няколко месеца участвах в онлайн срещи ... Прочетете още .

Поканете само хора, които са необходими

Не канете целия екип, за да се почувствате като големия шеф. Поканете само хората, от които се нуждаете. Тоест хората, които са в състояние да ви помогнат да постигнете целта на срещата. Всички останали могат да бъдат актуализирани по-късно, като прочетат протоколите на срещата или чрез чат с колегите си в по-удобно време.

Пазете подробни минути

Използвайте продукт като Agreedo (безплатно) до пазете подробни минути Agreedo: Напишете и управлявайте минутите на вашата бизнес среща за безплатни онлайнВече няколко седмици търся лесен за използване уебсайт или приложение, което да ми позволи да запазя и съхранявам протоколите от срещи. Традиционният подход за текстови документи вече не е продуктивен ... Прочетете още към които можете надеждно да се върнете и всъщност разбере. Този инструмент ви позволява да правите подробни минути с помощта на клавишни комбинации, да проследявате резултатите от срещите (като изпълнени задачи) и да споделяте тези минути бързо и лесно с вашия екип. Ако използвате iPad, можете също да опитате MinuteTaker (7,99 долара) за доклади за професионални срещи MinuteTaker и срещи ви помагат да създадете професионални протоколи за iPad протоколиВ безплатното си онлайн Ръководство за онлайн срещи MakeUseOf, където предоставих някои съвети за планиране и провеждане на срещи в мрежата, споменах и няколко минути за вземане на приложения. Докато много малко от нас ... Прочетете още .

Уверете се, че когато хората четат тези минути, те знаят основните точки / обобщения на обсъжданото и какво беше решено, както и бързо да може да се върне към този документ, за да знае какво самите те трябва да направят следващия.

Изключването не е винаги по-добро от включването

Знам, че (току-що) споменах, че само тези хора, които наистина имат нужда, трябва да присъстват на среща, но всеки толкова често, вие също трябва включете всички за по-неформална сесия на сладко, където можете да отскачате идеи, да говорите какво може да подобри организация.

Използвайте това като възможност за изграждане на по-силен екип. Правете това през хранене или бира. Вземете малко вкусна храна в офиса и накарайте всички да отделят час или два от деня си, за да стигнат да познават своите колеги по-добре, докато всички работят заедно, за да направят някои подобрения на компанията като цяло. Отново имайте цел и дневен ред, но се опитайте да направите този вид събиране по-неформално, по-малко структурирано, но все пак с обща тема, като „Повишаване на организацията по-ефективна“ или „Идеи за това как можем разнообрази ".

Задайте изчистване на „Следващи действия“

Преди да приключите срещата, уверете се, че всички в стаята знаят точното действие, което трябва да предприемат, и нейната времева линия. Това е трик, който наистина е тласнат от Дейвид Алън във фантастичната си книга „Първи неща‘. Какъвто и проект да работи някой, уверете се, че трябва да се предприемат ясни следващи действия, за да продължите напредването на този проект.

За да повторя, това трябва да бъде конкретно действие (или набор от действия) със строг краен срок, а не просто широка идея, която трябва да бъде направена „ASAP“. Например

Лошо следващо действие:„Обобщете старта на миналия месец“.

По-добро следващо действие:„Съставете електронна таблица (с няколко полезни диаграми), показваща нашите KPI от общия период на стартиране. Споделете това с екипа за стартиране, заедно с изпращане на кратко имейл, в което обяснявате как мислите, че стартирането е преминало. Моля, направете това до четвъртък ”.

Попитайте за обратна връзка

Много хора са предпазливи да критикуват своите "началници" или колеги, така че след всяка среща, помолете хората да оставят анонимна обратна връзка чрез онлайн формуляр (има списък на безплатни инструменти за онлайн проучване Това казва всеки: 5 безплатни инструмента за ефективни онлайн проучванияЗа известно време нямаше да имате голям избор коя анкета да използвате, но в днешно време има какво да избирате. Кое е най-доброто за вас? Прочетете още тук). Разберете какво мислят хората за срещата - беше ли твърде дълго? Чувстваше ли се полезно за тях? Слушаха ли се техните възгледи? Как срещата може да бъде подобрена следващия път?

Каквато и обратна връзка да получите, не забравяйте да не я игнорирате. Развивайте срещите си, за да сте сигурни, че работят добре за всички участващи.

Като цяло, като следвате тези прости правила, за да сте сигурни, че вашите срещи са добре подготвени и добре проведени, ще можете за да съкратите продължителността и да повишите ефективността на вашите срещи, като същевременно поддържате неудовлетвореността на всички до a минимум!

Ами ти? Ако вашите срещи протичаха по-така, смятате ли, че те биха били по-ефективни?

Кредит за изображения: Woodleywonderworks, среща на екип, чрез Flickr