Преминаване без хартия: плюсове, минуси и цифрови решения

реклама

Най- офис без хартия Бъдещето е тук - Вашето ръководство за живот без хартия днесБез хартия - термин, който се използва доста често сега дни. Но какво означава това? И до каква степен се прилага? Определено всички все още използваме хартия до известна степен, въпреки напредъка ... Прочетете още изглежда най-накрая се хваща. Отчасти това може да се дължи на още повече популярна идея за минимализъм Как да бъдеш ефективен минималист в ежедневието сиВсе повече хора избират да възприемат минимализма. В определени ситуации това може да доведе до разочароващ хаос в ежедневието ви. При някакво минимално планиране не е необходимо да се стига до това. Прочетете още . Но дали всичко това е ниървана, спестяваща дървета, или кошмар с пропорции А4?

Ние проучваме плюсовете и минусите, заедно с препоръчителни съвети, така че можете да направите своя собствен ум и да се заемете с него веднага.

Плюсовете на офис без хартия

Нека първо разгледаме предимствата на това да кажем адиос на хартия.

Отстраняване на остарялата факс машина

Въпреки че факс машината е превърната в архаично устройство, все още има някои, които настояват да се закачат на ноктите си с ноктите. Това са хората, чийто номер на факс машина е видно на визитката им. Това са хората, които не могат да приемат, че е измислено нещо, наречено „имейл“, и в резултат на това те се давят под море от факс хартия.

Ако някой като този абсолютно настоява, че нещо ТРЯБВА да бъде изпратено по факс, тогава има начини да ги настаните, без да се налага да се справяте с задръствания с хартия и паднали дървета на вашата съвест. Множество онлайн услуги могат да ви присвоят „виртуален номер на факс“, а другият човек може да изпрати факс към този номер. След това факсът се преобразува в прикачен файл за електронна поща и се изпраща към вас през interweb.

Недостатъкът е, че безплатните планове за тези сайтове са невероятно ограничаващи. За да получите някаква прилична услуга, ще трябва да плащате за месечен план.

Някои от тях трябва да разгледате Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, електронен факс, и FreeFaxtoEmail.

Имате повече място за Танго

В момента имам няколко кутии, пълни с документи, които излизат назад 15 години. Седят в кабинета ми и чакат да бъдат сканирани, за да мога най-накрая да натроша оригиналите на хартия. Междувременно, докато най-добрият ми приятел Прокрастинат остава при мен, аз постоянно се сблъсквам с кутиите, удрях ханша си по тях и като цяло псувам главата си в тях.

Когато най-накрая се насоча към сканирането на хартията, ще правя едно огромно парти за раздробяване и питие всеки път, когато документ премине през шредера (до края, ще бъда напълно безкраен). Но това, за което наистина мечтая, е да разполагам с огромно количество място в офиса си. Мога да използвам това пространство, за да започна да танцувам или да се боря с кучето. И си припомнете какъв цвят е моят под.

Ако сте компания, която харчи много пари за място за съхранение на вашите документи, просто помислете колко ще спестите, сканирайки тези документи и изгаряйки цялата партида. Моралът на служителите ще премине през покрива.

Спасяване на околната среда от нас самите

Най-очевидното предимство е, разбира се, околната среда. Твърде много дървета се изсичат и Амазонската тропическа гора изчезва отчасти, за да захрани целулозно-хартиената промишленост. Всичко, което можем да направим, за да забавим това, очевидно е добра новина за планетата, на която живеем. Ние отпечатваме твърде много и твърде много хартия се губи. Премествайки се в среда без хартия, можете да направите малко за майката природа.

Ако ти ТРЯБВА да отпечатате нещо Най-добри съвети и инструменти за помощ при отпечатване на уеб странициКолкото и да се опитвате да отидете без хартия, понякога просто трябва да отпечатате тази уеб страница. Може да е за упътвания, статия за час, раздаване за среща на работа и т.н. Като... Прочетете още , тогава има начини да намалите количеството хартия и мастило, което използвате. Услуги като PrintWhatYouLike, PrintFriendly, вид юж.-афр. мравояд, и Printliminator ще ви помогне да премахнете всички ненужни елементи от дадена страница, преди да я отпечатате, например реклами. Но където е възможно, сканирайте и изпратете имейл.

Хартията не трае завинаги, но цифровите файлове ще

Факт от живота е, че хартията не трае вечно. Магна Карта вероятно не изглежда толкова свежа, колкото при първото й писане. Дневникът на Ан Франк започва да кафяво и да се извива по краищата. Хартията просто в крайна сметка започва да се разпада, като се има предвид достатъчно време.

Така че с други думи, това е ужасен начин да се съхранява информация дългосрочно. Никога не можете да сте сигурни кога ще се покафяви, разкъса, избледнее или ще изпие чаша кафе, хвърлена навсякъде. Но цифров файл? При условие, че го поддържате в популярен формат като PDF или TXT и правете редовни архиви 5 основни факта за архивиране, които всеки потребител на Windows трябва да знаеНикога не се уморяваме да ви напомняме да правите резервни копия и да съхраняваме вашите данни. Ако се чудите какво, колко често и къде трябва да архивирате вашите файлове, имаме директни отговори. Прочетете още , тя винаги ще бъде там, когато имате нужда. След двадесет или тридесет години, тя все още ще изглежда същото, както когато сте го направили за първи път.

Служителите могат да работят дистанционно

Проблемът с хартията е, че в офис среда, ако искате колегите от други географски места да имат копие, трябва да го изпратите по пощата с охлюва. Това отнема време (още повече, ако пощата го загуби). Времето в много случаи означава загуба на пари, забавяне на възможностите и нарастващо неудовлетворение.

Ако файловете са цифровизирани, обаче, те могат да бъдат пуснати онлайн във фирма интранет Бързо настройте вашия собствен вътрешен интранет с ocPortalЗамисляли ли сте се как би могло да е да имате „портална страница“ за семейството си, както много компании предлагат на служителите? Не би ли било удобно да имате централно уеб базирано хранилище ... Прочетете още или уики 4 от най-добрите лични уикита, за да ви организиратАми ако имаше wiki софтуер, предназначен да ви помогне на лично ниво? Можете да го използвате за всичко, например, за да очертаете своя роман, да следите проектите за подобряване на дома или да планирате ... Прочетете още . Или могат да бъдат изпратени по имейл или да се сложат в папка за облачно съхранение. Това дава възможност на колегите от другия офис да получат копието си веднага, няма нужда да чакат. Ако документът е качен в сайт за сътрудничество 10+ инструменти за сътрудничество без регистрация, които можете да използвате за 10 секундиСътрудничеството онлайн може да спести вас и вашия екип както време, така и пари. Сътрудничеството бързо може да спести малко повече. Тези инструменти са готови за работа, когато сте. Не се изисква регистрация. Прочетете още като Google Документи или Dropbox, тогава всеки на всички места може да започне да оставя отзиви в реално време.

Минусите на офис без хартия

Но да вървиш без хартия не винаги е раят, в който е създаден. Технология за спасяването!

Сканиране на всеки. Single. Парче. На. Хартия.

Това е най-досадното нещо за цялото предприятие. Намиране на енергията и склонността да седи и сканира всеки един лист хартия. Това е досадно, отнема време и, честно казано, по-скоро бихте искали да гледате повторения Спасители на плажа по телевизията.

Но има някои неща, които можете да направите, за да улесните работата малко. Първо прегледайте всеки лист хартия и го поставете в една от трите купчини - определено сканиране, може би сканиране, и капка. Най- капка неща… .еее… .създайте го и се отървете от него.

Вероятно можете да се отървете от платени сметки, разписки за неща, при които гаранцията е изтекла отдавна, ръководства за инструкции (вероятността е производителят е качил PDF версия Не можете да намерите ръководство за употреба за вашата апаратура? Търсене в тези специализирани уебсайтовеВнимателният човек с предвидливост или ще сканира ръководство за употреба и ще запази сококопия в компютъра си, или ще потърси мекокопие, което обикновено се предлага като PDF на сайта на производителя. Има трета ... Прочетете още на уебсайта им), банкови фишове (но НЕ извлеченията) и т.н. Просто хвърлете критично око върху него и решете „ИСТИНСКО ли трябва да запазя това?“.

Може би Сканиране е за неща, за които все още не сте сигурни и не искате да бързате с решение. Дръжте тези отстрани.

След това ще откриете, че Определено сканиране купчината вероятно е по-управляема. Сега създайте папки на вашия компютър (Данъци, застраховки, разплащателни листовеи т.н.) и когато сканирате документ, незабавно го преместете в съответната папка и добавете описателно име.

Има приложения, които твърдят, че ускоряват процеса за вас (според мен резултатите са смесени). Evernote има възможност за сканиране, която разпознава краищата на документа, когато насочите камерата на вашия смартфон към него. Има и Photomyne, ако сканирате снимки. AlternativeTo има някои добри алтернативи за сканиране ако търсите нещо друго. Особено харесвам ScanBot Най-добрите приложения за получаване за сканиране, проследяване и управление на сметкиТези приложения за скенер на касови бележки ще ви помогнат да сканирате, запазите и организирате всяка сметка за вашите лични или бизнес нужди. Прочетете още .

Не забравяйте да архивирате всичко горе

Колкото повече сканирате, толкова по-важно е вие върнете всичко Ръководството за архивиране и възстановяване на WindowsКатастрофи стават. Освен ако не сте готови да загубите данните си, имате нужда от добра програма за архивиране на Windows. Ще ви покажем как да подготвите резервни копия и да ги възстановите. Прочетете още . Защото, ако компютърът ви реши да се самоубие или самоунищожи, да нямате резервни копия, означава да нямате абсолютно никакви файлове. И в много случаи това може да бъде несъкратено бедствие (особено ако сте загубили данъчната документация). Много компании от моя опит предлагат заместващи копия на документи за цена и може да решите да го направите. Но можете да спите по-лесно през нощта, ако имате резервно решение наблизо или отдалечено (или и двете).

Най-малкото трябва да имате преносим твърд диск (спечелете поне 1 терабайт пространство). Ако имате компютър с Windows The Ultimate Ръководство за архивиране на данни за Windows 10Обобщихме всяка опция за архивиране, възстановяване, възстановяване и поправка, която бихме могли да намерим в Windows 10. Използвайте нашите прости съвети и никога повече не се отчайвайте от загубените данни! Прочетете още , изтегляне и използване SyncToy, SyncToy: Просто решение за архивиране и синхронизация на Microsoft [Windows]Ако имате файлове на компютъра си, трябва да направите резервно копие. Обикновено и просто. Много от нас са запознати с архивирането и има много методи и програми, които да използваме. Друг аспект, който ... Прочетете още изключително лесен инструмент за архивиране. Потребители на Mac Най-доброто тройно архивно решение за вашия Mac [Mac OSX]Като разработчик тук в MakeUseOf и като човек, който печели целия си доход от работа онлайн, честно е да кажа, че компютърът ми и данните са доста важни. Те са създадени идеално за производителност с ... Прочетете още вероятно ще гравитира към Машина на времето Разделяне и използване на твърдия диск на вашата машина за съхранение на файловеАко твърдият диск на вашия Mac е малък и твърдият диск на Time Machine е голям, може да си струва да използвате устройството както за архивиране, така и за съхранение. Прочетете още . Каквото и да решите да използвате, трябва да настроите някаква автоматизирана система за архивиране на вашите файлове едновременно всеки ден, без да се проваляте.

В идеалния случай, вие също трябва да имате отдалечено архивиране, само в случай, че мястото ви се наводни или запали огън. Но преди да изпратите ценните си файлове в облака, не забравяйте да ги шифровате в специална папка 5 Ефективни инструменти за шифроване на вашите тайни файловеТрябва да обърнем по-голямо внимание от всякога на инструментите за криптиране и всичко, което е предназначено да защити нашата поверителност. С правилните инструменти запазването на данните ни е лесно. Прочетете още на първо място. WinRAR и WinZip могат да кодират файлове, както могат Veracryptи неговия остарял предшественик, TrueCrypt TrueCrypt е мъртъв: 4 дискови алтернативи за шифроване за WindowsTrueCrypt вече не е, но за щастие има и други полезни програми за криптиране. Въпреки че може да не са точни заместители, те трябва да отговарят на вашите нужди. Прочетете още . Възможностите за облак включват Dropbox, Google Drive, Box и SkyDrive.

Намиране на база данни с технология OCR-Type

След като сканирате всичко, можете да извървите маршрута на сортиране на папки и подпапки по категория дата и месец (и дори дневни папки, ако наистина искате да получите точност). Или врата номер две е намирането на някаква база данни Технология тип OCR 4 Безплатни онлайн инструменти за OCR Поставете най-добрия тестС напредъка на OCR технологията преобразуването на текст и изображения от сканирания ви PDF документ в редактируемите текстови формати е по-лесно. Тествахме няколко безплатни онлайн OCR инструменти, така че няма да се налага. Прочетете още .

OCR означава оптично разпознаване на символи и именно технологията чете отпечатания текст на страница и е в състояние да конвертирате този текст в текст с възможност за копиране, или може да ви върне резултати въз основа на ключовите думи, които давате то. Това е технологията, която задвижва Evernote Как да използвате Evernote: Неофициалният наръчникНаучаването как да използвате Evernote самостоятелно отнема много време. Ето защо сме съставили това ръководство, за да ви покажем как да се възползвате максимално от най-важните функции на Evernote. Прочетете още , и то е какво Проектът Гутенберг използва Проект Гутенберг: Повече от просто безплатни книгиСайтове като Project Gutenberg, който предлага над 45 000 книги (към момента на писането), ще гарантират, че нито една книга никога няма да изчезне наистина. Откриването на неясни произведения на литературата сега е по-лесно от всякога. Прочетете още за сканиране на всички текстове в публичното пространство в електронни книги. Текст и в двата документа и изображения 5-те най-добри OCR инструменти за извличане на текст от изображенияКогато имате типове хартия, как да получите целия този печатен текст, преобразуван в нещо, което цифровата програма ще може да разпознае и индексира? Дръжте един добър OCR софтуер наблизо. Прочетете още могат да бъдат намерени, разпознати и доведени до вас в резултатите от търсенето, когато въведете тази дума.

За целите на търсенето на сканираните ви документи ясно трябва да намерите начин лесно да извлечете това, което ви трябва веднага. Така че, ако тръгнете по OCR маршрута, трябва да решите. Ще плащате ли Evernote годишна такса и ще им се доверите на чувствителните си документи? Или вместо това ще изтеглите нещо и го запазете на компютъра си.

Вие ли сте познавач на хартия или цифров девиант?

Винаги има плюсове и минуси на всичко, но някои хора могат да толерират измама повече от други. Така всичко се свежда до това, което сте готови да приемете.

Сега сканирането на всичко е безсмислено и загуба на време? Или цифровизацията е пътят на бъдещето? Какво казвате вие, читатели?

Кредити за изображения: Потъващ бизнесмен чрез Shutterstock.com, всички останали изображения без атрибуция от PixaBay