Работа в екип: 10 съвета за ефективно онлайн сътрудничество в реално време

реклама

Статии, дипломни работи и книги в дигиталните местни източници онлайн и в реално време. Ако все още изпращате имейли напред и назад с прикачени файлове, за да сътрудничите върху документ, правите го неправилно. Освен ако не споделяте същия офис, онлайн писмено сътрудничество Как инструментите за съвместно писане правят живота ви по-лесенБлагодарение на Интернет, сътрудничеството по проект за писане трябва да бъде лесно. Ако някога сте копродуцирали такъв, знаете, че това може да бъде трудно. Не трябва да е с правилния инструмент. Прочетете още като цяло е по-безопасен, по-надежден и по-ефективен от имейлите. На всичкото отгоре е забавно и лесно. Нека ви помогна да започнете.

Екипът

Работата от разстояние е трудна. По този начин е още по-важно да поставите всички на една и съща страница и да изградите екип. Разкрихме как технология на екипния дух коз Team Spirit Trumps Technology: Как да овладеем отдалеченото сътрудничество за онлайн екипиСътрудничеството не става по-лесно, ако трябва да работите заедно от разстояние и споделяте интернет само като обща връзка. Технологиите могат да ви помогнат да се ориентирате в хаоса. Но това е само черешката.

Прочетете още преди. Членовете на екипа трябва да научат за силните и слабите страни един на друг. Екипът се нуждае от обща цел и пътна карта с индивидуални цели и отговорности. Всеки трябва да се чувства комфортно с инструментите, които използва, и поне един човек трябва да поддържа екипа организиран.

Съвет 1: Никога не забравяйте значението на приобщаващ екип, който ангажира всички свои членове.

Инструментите

Писмено сътрудничество в реално време или редактирането може да се извърши по много начини. Инструментите, базирани на браузъра, включват Google Drive или OneDrive (преди SkyDrive). От страна на софтуера, Microsoft Office поддържа съвместно редактиране с SharePoint или OneDrive. Ако използвате по-стара версия на Word (2007 или 2010), можете да инсталирате добавката CodoxWord, за да активирате съвместното писане. Безплатната, кросплатформената и текстови процесор с отворен код Abiword е най-добрият безплатен лек текстов процесорВземете лек, но не и недостиг на текстови процесор. Ако имате нужда от програма, съвместима с голямо разнообразие от файлови формати, Abiword може да е подходящото за вас. Не е толкова мощен, колкото Microsoft ... Прочетете още AbiWord също така включва плъгин за сътрудничество, за да даде възможност за едновременно редактиране на документи чрез AbiCollab.net. Ако поверителността е проблем, можете да настроите самостоятелно хостван отворен код и безплатен онлайн текстов редактор с EtherPad.

Съвет 2: Изберете инструмент въз основа на нуждите на вашия проект и възможностите или предпочитанията на вашия екип.

Предполага се, че инструментите ще улеснят работния ви процес. Ако отделните членове на екипа не са в състояние да използват определен софтуер или платформа, напредъкът на вашия проект ще пострада. Ето някои неща, които трябва да вземете предвид:

• На какви операционни системи членуват членовете на вашия екип?

• Кои инструменти използват сега?

• С кои инструменти имат опит?

По същия начин, ако инструментът няма необходимите функции, постигането на желания резултат ще бъде трудно. Колективно подгответе списък със задължителни и приятни функции. Помислете следното:

• писмено сътрудничество в реално време

• коментари

• странична лента чат

• известия

• управление на файлове

• ревизионна история

• контрол на версиите

• поддръжка за маркиране

• внос износ

• мобилна поддръжка

Този списък и осведомеността за предпоставките на вашия екип ще ви помогнат да изберете един или повече подходящи инструменти.

Съвет 3: Помогнете на всеки член да настрои инструментите / ите, за които сте решили, и - когато е необходимо - да им предоставите запознаване с функциите, от които ще се нуждаят.

Процеса

В началото на проекта за писане съберете преглед на различните задачи и теми, за да покриете и разпределите отговорностите. Екипът трябва да изготви контур, да намери експерти за различни раздели, да избере редактор на копията, за да коригира правописа, граматиката и стила на писане. Поставете изпълнителен редактор, отговарящ за съдържанието, и назначете някой, който да управлява данни или дизайнерски фигури и таблици.

Съвет 4: Всеки член на вашия екип има различни умения. Ефективният процес ще се основава на силните страни на хората. Съответно възлагайте отговорности.

Съвет 5: Когато става дума за изпълнение, ангажирайте екипа. Хората трябва периодично да разменят роли и да си четат работата един на друг, за да покрият различни гледни точки.

Писането е творчески процес и страст на много хора.

Съвет 6: Ако в екипа ви има хора, които мразят, че писането им е променено от някой друг, редакторите могат да работят вместо това с коментари и предложения.

Съвет 7: Съгласете се за конвенциите за коментиране, номенклатурата и как коментарите ще бъдат обработвани.

В крайна сметка успехът на вашия документ зависи от съдържанието.

Съвет 8: Нека хората да напишат това, с което са ентусиазирани, дори ако писането им е гадно. Идеите им може да са блестящи и винаги можете да фиксирате стила на писане.

Съвет 9: Уважавайте идеята! Когато редактирате нечий друг текст, уверете се, че идеята, която изразяват, е запазена.

През цялото време един човек трябва да организира екипа, да управлява очакванията и да държи предвид времевата рамка.

Съвет 10: Често общувайте със съотборниците си. Актуализирайте ги относно цялостния напредък, подчертайте пропуските и им напомнете за отговорностите и сроковете. Похвалете отделните усилия и ги насърчете да споделят своя собствен напредък, прозрения и предизвикателства.

Готовият проект

Екип, който подхожда към писане или друг проект с ентусиазъм и дух на сътрудничество - желае дават всичко от себе си, подкрепят своите съотборници и правят компромиси - винаги ще дават по-добри резултати от физически лица. Цялото е по-голямо от сумата на неговите части. Дайте в него и обещавам, че това ще бъде най-полезното преживяване в живота ви. Определено е било мое.

Какви уроци сте научили, докато работите с виртуални екипи?

Кредит за изображение: Ед Вайдън чрез Flickr, Виртуално сътрудничество чрез Shutterstock