Организирайте по-добре вашата пощенска кутия в Gmail с ActiveInbox

реклама

Ние изпращаме и получаваме много имейли всеки ден. Много от съобщенията, които получаваме, са важни, изискващи някои допълнителни действия или отговор - но повечето от тези имейли са автоматични известия и актуализации от нашите социални мрежи и абонаменти. Как да осмислим цялата тази бъркотия? Как да не пропуснем нещо наистина важно в тази каша?

Има много начини за това. Например, можете да използвате насрочени напомняния Никога не забравяйте да отговорите отново на имейл с помощта на насрочени напомняния Прочетете още да не забравяме отново да се свържете с човека. Или можете планирайте имейли и забавяйте отговори в Gmail Как да планирате имейли и да забавите отговори в Gmail с Boomerang (400 покани) Прочетете още или използвайте Приоритетна вх. Поща за Gmail Приоритетната пощенска кутия на Gmail решава проблема с Bacn Прочетете още за намаляване на елементарността.

В тази публикация се разглежда един такъв инструмент, който ви помага по-добре да организирате пощенската си кутия в Gmail (като се възползвате изцяло от предимствата на етикетите в Gmail).

ActiveInbox, официално известен като GTDInbox и GTDGmail, е удобен спътник в Gmail, който правилно използва етикетите на Gmail, за да ви помогне да постигнете по-добра организация на входящата си поща.

Стъпка 1: Инсталиране и настройка на ActiveInbox

Първото нещо, което ще трябва да направите, е да инсталирате инструмента. Той е инсталиран като обикновен аддонов браузър и може да работи на FireFox и Google Chrome.

След като инсталирате инструмента, ще трябва да създадете първите си етикети на състоянието, които ви помагат да превърнете имейлите в задачи. Етикетите на състоянието са обикновени етикети в Gmail - можете да ги добавите или премахнете по-късно, за да отговарят на вашите нужди, когато започнете да използвате ActiveInbox.

След като направите това, ще видите следната лента със задачи в горната част на всеки свой имейл:

Игра с нови видове етикети

По принцип това, което прави инструментът, е да пренарежда съществуващите си етикети, за да улесни пощата ви. Можете да го видите в действие в това видео:

Етикети на състоянието

С инструмента ще бъдете насърчени да маркирате всяко съобщение, използвайки основните три етикети на състоянието:

• действие: Проследяване на важни имейли до приключване на задачите;
• Някой ден: Проследявайте имейла, с който не знаете как да се справите, но смятате, че са твърде важни, за да бъдат изтрити или игнорирани напълно;
• Чакане на: Проследявайте имейлите, на които планирате да отговорите в най-близко бъдеще.

След като изберете някой от състоянията, съобщението става проследимо чрез страничната лента на ActiveInbox.

Това е ключът за безопасното изпразване на входящата ви поща: дайте статуса на имейлите си за действие, архивирайте ги и използвайте страничната си лента, за да ги проследявате, докато не завършат.

Вече можете бързо да заредите списъка със съобщения, които например чакат отговор и дори да ги визуализирате в изскачащия екран:

От там можете също да промените етикета на състоянието или да архивирате имейла, както е направено или пропуснато.

Проекти и справки

Докато етикетите на състоянието категоризират имейлите като задачи въз основа на това, което им е необходимо, проектите имат за цел да организират вашите съобщения тематично. Можете да превърнете съществуващите си етикети в проекти или да създадете нови:

Референтните етикети са предназначени да улеснят извличането на съобщенията ви по-късно, напр. R / Съвети за срещи, R / Фактури, R / Получавания.

Преглеждайте имейлите по-ефективно

Освен че ви помага да организирате входящата си поща, инструментът добавя и няколко приятни функции, които ви позволяват по-бързо да се разровите във всеки конкретен имейл разговор:

• Вижте „предишни имейли„За изглед за композиране / отговор
• Преглед сроден имейли в изглед на разговор
• Вижте „История на контактите„Изскачане с десния бутон на мишката върху контакт
• Визуализирайте имейлите във входящата поща и резултатите от търсенето с десния бутон на мишката

Предпочитания

Най-хубавото в инструмента е, че можете да го използвате „колкото искате от него“. Предпочитанията на ActiveInbox, които се крият зад връзката About & Help в страничната лента, позволяват да зададете всеки бит от диапазона от функции на инструмента:

Съвети и трикове

Като цяло, инструментът върши чудесна работа, като ви помага да осмислите входящата си поща в Gmail (или Google Apps). Ето няколко полезни съвета, за да се възползвате максимално от него (Забележка: можете да направите повечето от тях с Gmail, дори без инструмента, но с ActiveInbox изглежда просто много по-забавно):

• Не проверявайте входящата си поща няколко пъти на ден и отговаряйте на всеки нов - той е толкова неефективен. По-добре настройте състоянието и етикетите на проектите, за да може вашата пощенска кутия да се сортира сама.
• Никога не забравяйте за последващи действия: оставете имейлите ви да висят в папката „Чакане на“, докато не чуете обратно.
• Настройте Gmail филтри за всички имейли с „съобщение за услуга“ (известия от Facebook, актуализации в Twitter и т.н.), за да ги поставите в специален етикет и да архивирате автоматично. По този начин можете да ги четете, когато искате, но те не запушват входящата ви поща.

Мислите ли, че този инструмент може да ви помогне да организирате входящата си поща? Моля, споделете мислите си!