Как да настроите „Извън офиса“ съобщения в Outlook

реклама

Спомняте ли си как бяхте посрещнати с цунами от имейл съобщения, когато се върнахте от ваканция? Вероятно сте забравили да зададете съобщение „Извън офиса“ във вашия Microsoft Outlook, преди да излезете през вратата.

Да, не е решение до наводнена входяща кутия, но тя уведомява вашите контакти с оранжева светлина, че сте на разстояние и има причина, поради която няма да можете да отговорите своевременно. След това вашите контакти могат да се проследят, без да се пренасочва входящата ви поща.

Трябва да го настроите веднага, заедно с консервирани съобщения и професионален имейл подпис 7 съвета за създаване на перфектния професионален имейл подписМного сме писали за това как да изпратим имейл като професионалист, но един аспект, който редовно се пренебрегва, е подписът на имейла. Ето как да настроите перфектния професионален имейл подпис. Прочетете още , за да си спестите време в бъдеще. Ще ви отнеме само няколко минути в Outlook.

Как да настроите автоматични отговори в Outlook

Използването на автоматичния отговор е лесно, когато работите с Office 365, Outlook.com (

което преди се наричаше Hotmail) или Exchange акаунт:

1. Изберете Файл> Автоматични отговори.
2. В полето Автоматични отговори изберете Изпращайте автоматични отговори.
3. Задайте интервал от време за автоматичните отговори. Началното и крайното време ви позволяват да планирате съобщенията и да покриете времето, в което ще бъдете извън електронната си поща. Не е нужно също така да не забравяте да го изключите, когато се върнете.
4. Използвай Вътре в моята организация раздела, за да напишете съобщение за хора от вашия екип или във вашата компания.
5. Използвай Извън моята организация раздела, за да напишете съобщение за всяка поща, която идва извън списъка с контакти на вашата компания или екип.
6. Съставете и форматирайте съобщението извън офиса.
7. Кликнете Добре за да запазите вашите настройки.

Когато Outlook е настроен да изпраща автоматични отговори, под лентата ще видите съобщение, което ви предупреждава за това. Изберете Изключи за да деактивирате автоматичните отговори извън офиса за този имейл.

Върнете се от почивката си и в същия диалогов прозорец, за да изключите автоматичните отговори.

Процесът е по-сложен, ако използвате имейл услуга за POP или IMAP на трети страни като Gmail или Yahoo с Outlook. Ще трябва да настроите правило на Outlook и да задействате шаблон на файл за изпращане на съобщението. За съжаление ще трябва да оставим това за друг урок.