Как да работите хармонично с Google Документи от Microsoft Outlook

реклама

Има някои от нас, които все още предпочитат настолен имейл клиент като Microsoft Outlook, но също така разчитат на гъвкавостта на облака чрез Гугъл документи. Ако искате twain да се срещне, т.е. начин за работа с Google Документи от Microsoft Outlook, ново приложение, наречено Harmon.ie изглежда е отговорът.

Harmon.ie е безплатна добавка към Microsoft Outlook (2007 & 2010), която премахва необходимостта от изпращане на прикачени файлове от имейла от MS Outlook до Google Документи. Можете да работите с вашите документи, електронни таблици и презентации от Google от страничната лента на Harmon.ie в MS Outlook.

Но колко хармонично е това ръкостискане между настолно приложение от Microsoft и онлайн приложение в облак от дългогодишния му съперник? Нека да разберем, като изтеглите инсталатора с размер 500 КБ, който ще изтегли останалата част от страничната лента.

Тревогата при добавките и страничните ленти в рамките на приложение е, че времето за зареждане може да се увеличи. Не изглежда така с Harmon.ie, тъй като се зарежда доста гладко и заема малко от недвижимите имоти на Outlook. Можете да го скриете от изглед с едно щракване. Можете веднага да влезете с вашия акаунт в Google (или да регистрирате нов).

Работете със съществуващи Google Документи

Harmon.ie показва всички Google Документи, които имате в акаунта. Ако имате голям брой документи, можете да използвате лентата за търсене в горната част или лентата за преглед в долната част. Най- View Bar ви дава няколко опции за преглед, за да избирате и показвате селективно вида на документа.

Всеки файл има и малък мерки връзка с функции на документи като преименуване, скриване, гледане, споделяне и др. Някои от свойствата като споделен документ или документ, който е част от папката, имат малки икони спрямо имената им. Можете да използвате командите в „Действия“, за да реорганизирате документите от Outlook.

Споделянето на документи или промяна на опциите за споделяне, които може да сте задали в Google Документи, е лесно с Дял команда под мерки. Просто напишете първите няколко букви от контакта и Harmon.ie взима имейл адреса от базата данни за контакти на както Outlook, така и Gmail. Посочете ролята и сте готови.

Google Документи ви позволява удобно изтегляне в множество формати (в зависимост от типа на файла) като PDF, RTF, текст, Word, Zip и OpenOffice и т.н. Harmon.ie дава същата гъвкавост на своята Запази като команда под мерки.

Създаване на нови Google Документи

Тук Harmon.ie наистина излезе на преден план. Качването или създаването на нови файлове в Google Docs е толкова лесно, колкото плъзгане и пускане или щракване върху нов бутон.

Вземете документ от работния плот и просто го плъзнете и пуснете в страничната лента Harmon.ie. Документът автоматично се преобразува и качва. Ако имате настройка на папки, можете да пуснете файла отгоре и той е включен в папката.

Точно както можете да изпратите имейл на Google Doc като прикачен файл или като връзка, за да го споделите с други хора, Harmon.ie работи с Outlook, за да осигури същата функционалност. Отворете нов прозорец на имейл (страничната лента се появява във всички прозорци на Outlook) и просто плъзнете файла от страничната лента в тялото на имейла. Файлът се споделя автоматично с всички получатели на този имейл. Вашите контакти могат да преглеждат документа, както обикновено в браузър. Точно преди изпращане можете да зададете разрешения само като изглед или редактиране.

Когато изпращате прикачени файлове през Outlook, Harmon.ie изскача кутия и ви пита дали искате да запазите прикачения файл в Google Документи и вместо това да изпратите връзката. Ползата от изпращането на връзка е, че можете да поддържате онлайн Google Doc актуализиран, без да е необходимо да изпращате имейли в копия след всяка актуализация. Получателите винаги могат да прегледат най-новата версия чрез връзката.

Също така попаднете под капака на Harmon.ie, като отидете на неговата Настроики. Можете да активирате или деактивирате няколко функции там.

Harmon.ie прави същите неща, които прави Google Docs, когато отидете в облака. Но страничната лента носи със себе си MS Outlook и това е удобно, когато работите по споделяне на документи и архивиране на документи. Harmon.ie прави взаимодействието между Google и Microsoft по някакъв начин хармонично. Бихте ли се съгласили?