Лесно създавайте Програмите за срещи, като използвате очакванията за срещи [iPad]

реклама

Въпреки че никой от нас не очаква с нетърпение да присъства на срещи, за щастие има редица полезни онлайн и мобилни приложения, като например AgreeDo Agreedo: Напишете и управлявайте минутите на вашата бизнес среща за безплатни онлайнВече няколко седмици търся лесен за използване уебсайт или приложение, което да ми позволи да запазя и съхранявам протоколите от срещи. Традиционният подход за текстови документи вече не е продуктивен ... Прочетете още , които улесняват задачата да планират срещи. Всички успешни срещи започват с добре обмислен дневен ред, който включва ясно дефинирана цел и цел за всяка точка от дневния ред. Добре разработеният дневен ред може да ви помогне и членовете на вашия екип да останете фокусирани и може би да намалите времето, което срещате.

Редовно използвам MyCommittee MyCommittee е най-добрият онлайн инструмент за създаване на дневни програми и минутиОнлайн инструменти и ресурси за организиране на ефективни срещи са широки и разнообразни и изключително полезни. Със сайтове като MyCommittee.com можете да намалите нуждата от имейли напред и назад и документи за препращане, за да се съчетаят ...

Прочетете още да разработвам дневен ред и да отделя минути за повечето срещи, които организирам и улеснявам. Но също така открих добре обмислено приложение за iPad, наречено Очаквания за срещи (безплатно), предназначен за създаване и споделяне на дневен ред за срещи. Въпреки че приложението не е проектирано да отнеме минути, то включва функция, която може да се използва в щипка за тази цел.

Основна настройка

Очаквания за посрещане има чист потребителски интерфейс, който всъщност ви спестява няколко докосвания при добавяне на данни. За да настроите дневен ред, просто докоснете бутона + в горната лява част на лентата с менюта. Има полета за въвеждане на задължителното заглавие, местоположение, дата и продължителност на срещата.

Има и „предназначение“, Което не бива да се пренебрегва. Добре обмислената среща трябва да има ясно определена цел, която започва с някакъв глагол за действие - напр. "оценете настоящата маркетингова стратегия ”.

Очакванията за срещи включват и функция Участници, която се свързва към списъка с контакти на вашия iPad. Без съмнение хората, с които се срещате, вероятно ще бъдат или трябва да бъдат в списъка ви с контакти. Ако участник не е в списъка ви, можете да добавите нови контакти от приложението. Тази функция не само е времетраене, защото намалява необходимостта от въвеждане на имена и имейл адреси, но е полезна и за бързо споделяне на дневния ред с участниците чрез имейл.

Задаване на елементи от дневния ред

Очакванията за посрещане на срещи са наистина много време, когато става въпрос за разработване на дневен ред. Добавяте точки от дневния ред, разбира се, използвайки полето за въвеждане, но приложението ви спестява няколко докосвания въз основа на това как е настроено. След като въведете вашия вход и докоснете Свършен бутон, приложението добавя елемента в списъка, но за щастие не затваря клавиатурата.

Забележка - обикновено точките от дневния ред трябва да започват с глагол за действие, напр. Преглед, оценка, обсъждане, мозъчна буря, доклад, обобщение.

Можете да продължите да добавяте точки от дневния ред, всяка от които е зададена по 15 минути по подразбиране. В този момент не се притеснявайте относно определянето на продължителността на времето за всяка точка от дневния ред.

Очакванията за срещи включват и прекрасна малка функция за добавяне на обеди и кафе паузи към вашия дневен ред. Времето по подразбиране за тези елементи е съответно 45 и 15 минути, но часовете могат да бъдат коригирани.

Новите и важни точки от дневния ред следва също да включват името на участника, отговорен за този въпрос, както и кратко описание защо точката е добавена към дневния ред. Разработчиците на „Очаквания за срещи“ ясно разбраха важността на определянето на точки от дневния ред.

Можете да докоснете точка от дневния ред и да добавите името на члена на екипа, отговорен за този въпрос, и кратко описание и бележки, отнасящи се до това, което ще бъде обхванато по време на тази част от дневния ред. Накратко тази функция може да се използва и за отнемане на минути. Описанията на дневния ви ред са скрити, докато сте редактор на дневния ред на приложението, но те ще се показват в запазената начална страница и в документа, който изпращате по имейл.

Както ще видите, Очакванията за срещи автоматично ще изчислят продължителността на срещата въз основа на определеното време за всяка точка от дневния ред. Това е сладък малък пестелив път и, разбира се, точките от дневния ред и часовете могат да бъдат редактирани. Елементите също могат лесно да се преместват или изтрият. Възможността да се коригира времето може да се направи и по време на срещата. Така че, ако отидете с течение на времето за конкретен въпрос, можете да коригирате други точки от дневния ред, така че срещата да приключи по график.

Споделяне на дневния ред

Когато приключите с настройката на дневния ред, целият ви вход е добре форматиран в началната страница на приложението. Въпреки това, не забравяйте да докоснете Запази бутон, преди да затворите приложението, иначе всичките ви незапазени данни ще бъдат изтрити.

Очакванията за срещи правят много лесно да споделите програмата си по имейл. Действителният имейл ще включва всички въвеждания дневен ред, включително дата и час, както и точки и бележки от дневния ред за срещата. За съжаление обаче трябва да въведете ръчно имейл адресите на участниците в полето „До“ на имейл срещите Очаквания за срещи. Ще спестите някои стъпки, ако приложението направи това за вас.

Независимо от това изпращането на дневния ред на участниците няколко дни или седмица преди срещата е чудесен начин за сътрудничество и получаване на допълнителен принос за дневния ред.

Можете също да запазите точките от датата и дневния ред в приложението Календар на вашия iPad.

Други функции

Друг огромен времеви запас в очакванията за срещи е възможността за клониране на запазени срещи. Това означава, че не е нужно да въвеждате повторно точки от дневния ред от предишни срещи, а просто да редактирате тези елементи за следващата среща. Това е особено полезна функция за повтарящи се, редовно планирани заседания, които съдържат както стари, така и нови точки от дневния ред.

Можете също да запазите дневния ред като непланирани чернови и всички ваши програми, разбира се, се архивират.

Като цяло, срещата с очакванията е добре проектирано мобилно приложение, спестяващо време. Би било още по-добре като настолно приложение. Очакванията за срещи заместват необходимостта от използване на шаблони на Microsoft Word или други чисто текстови приложения. Това приложение прави дневния ред да изглежда професионално.

Очакванията за посрещане са в първата му версия, така че се надявам, че това означава, че предстоят допълнителни функции, включително възможност за запазване на дневния ред на Dropbox и като PDF файлове. Няколко други желания включват възможност за добавяне на имена към бележки от списъка на участниците, вместо да се налага да ги въвеждате ръчно. Това са дребни заявки, още повече, че има само няколко други подобни мобилни приложения в iTunes App Store.

Кажете ни какво мислите Очаквания за посрещане. Ще го опитате или вече използвате друго подобно решение?