Искате да останете организирани и продуктивни без проблемите с хартията? Научете как да създадете свой собствен персонализиран дигитален плановик в Google Таблици.
Организирането на вашите ежедневни задачи и графици може да бъде опростено с дигитален планер. За щастие, не е нужно да плащате за специализирано приложение или да се борите с прекалено сложна програма – Google Sheets може да свърши работата.
Създаването на дигитален плановик в Google Таблици е лесно и лесно. Независимо дали набелязвате лични или свързани с работата задачи, той има всички функции, от които се нуждаете, за да се организирате и да останете на върха на отговорностите си.
Стъпка 1: Подгответе Google Sheet
За да подготвим листа, ще запазим само редовете и колоните, за да се поберат в ежедневния плановик и ще изтрием останалите. Можете също така да изберете да направите тази стъпка по-късно. Ето как:
- Отворете a празен Google лист.
- Изберете първата колона, която искате да изтриете (за този пример, това е колона H) и натиснете Ctrl + Shift + стрелка надясно за да изберете останалите колони вдясно.
- Щракнете с десния бутон върху място в маркираната област и изберете Изтриване на колони.
- Изберете първия ред, който искате да изтриете (за този пример, това е ред 35) и натиснете Ctrl + Shift + стрелка надолу за да изберете останалите редове по-долу.
- Щракнете с десния бутон върху място в маркираната област и изберете Изтриване на редове.
Стъпка 2: Добавете текст към цифровия планер
Сега нека добавим малко текст към цифровия планер. Това включва етикети за заглавката, дата, основни приоритети, списък със задачи, бележки и времеви интервали (за планиране на деня).
За този дигитален планер ще използваме 1-часови времеви интервали от 6 сутринта до 22:00 часа. Ще вмъкнем квадратчета за отметка до всеки елемент от задачата, инструмент за избор на дата и ще извлечем името на деня от седмицата от датата.
- Добавете текст, за да обозначите различните секции на планера (както е показано на изображението по-долу).
- Въведете 6 сутринта в клетката B6. Забележете как автоматично се променя на 6:00 сутринта.
- С избрана клетка B6 поставете курсора върху долния десен ъгъл на клетката, така че да се промени на символ плюс.
- Щракнете и плъзнете курсора надолу към клетката B22, удължавайки времето до 22:00ч.
- Изберете първата клетка, която ще съдържа квадратчето за отметка за списъка със задачи. Отидете на Поставете раздел и изберете Квадратче за отметка от падащото меню.
- Щракнете и плъзнете надолу в долния десен ъгъл на клетката, за да копирате квадратчето за отметка в други клетки.
- Изберете клетката, за да добавите инструмента за избор на дата, отидете на Данни и изберете Потвърждаване на данни.
- Кликнете Добавете правило в десния прозорец, който се появява.
- Под Критерии изберете Валидна дата. И ако данните са невалидни, Отхвърлете въвеждането. Кликнете Свършен Да запазя.
- Изберете клетката, за да се покаже името на деня от седмицата. Въведете следната формула, за да получите името на деня от седмицата от датата, където C2 е клетката с инструмента за избор на дата:
=upper(text (C2, “dddd”))
Ако не сте избрали дата, името на делничния ден по подразбиране е събота (както е показано на изображението по-горе).
Стъпка 3: Персонализирайте външния вид на цифровия планер
На този етап цифровият плановик изглежда доста скучен и елементарен. Ще приложим някои Съвети за форматиране на Google Таблици за да изглежда по-добре.
Това включва регулиране на ширината на клетките, обединяване на клетки, прилагане на граници и добавяне на цвят. Също така ще скрием линиите на мрежата и ще променим външния вид на текста за по-изчистен вид.
- Регулирайте ширината на колоните, както е показано на изображението по-долу или според вашите предпочитания.
- В раздела за планиране изберете клетките, щракнете върху Граници и изберете Всички граници.
- Изберете клетка в секцията с най-високи приоритети, щракнете върху Граници и изберете Долна граница.
- Щракнете и плъзнете от долния десен ъгъл на клетката, за да приложите долната граница към другите клетки. Направете същото за секцията със списък със задачи.
- Изберете заглавните клетки, както е показано по-долу, и щракнете върху иконата Обединяване на клетки.
- Повторете предишната стъпка, за да обедините всяка от маркираните секции по-долу.
- С избраната клетка за бележки (както е показано по-долу), задайте Вертикално подравняване на Връх и Обвиване на текст към Увийте. Това гарантира, че бележките, които въвеждате, започват отгоре и се вписват добре в клетката.
- Отидете на Преглед, Покажии премахнете отметката Мрежови линии да ги скрие.
- Изберете клетките, които искате да оцветите, щракнете върху Цвят на запълване и изберете цвят. Можете да изберете да приложете алтернативни цветове към раздела за планиране.
- Изберете клетки с текст и променете техния шрифт, размер на шрифта, подравняване и цвят.
Стъпка 4: Приложете условно форматиране към Digital Planner
За този плановик ще приложим зачертаване на завършените задачи в секцията със списък със задачи. Това ви помага да видите с един поглед какво е свършено и какво остава за следващия ден.
- Под раздела със списък със задачи маркирайте клетките до квадратчетата за отметка.
- Отидете на формат раздел и изберете Условно форматиране.
- Под Правила за форматиране, изберете Персонализираната формула е.
- В полето за формула въведете следното, за да потвърдите дали квадратчето за отметка в клетка E12 е маркирано:
=$E12=True
Тъй като това е относителна препратка към клетка, тя се настройва автоматично, за да съответства на всяка от маркираните клетки. - Задайте форматирането на текста на Зачертано без цвят на запълване.
- Кликнете Свършен за да запазите промените.
Ето условното форматиране в действие.
Съвети за поддържане и актуализиране на вашия дигитален планер в Google Таблици
След като създадете своя дигитален плановик в Google Таблици, важно е да го поддържате организиран и лесен за актуализиране. Ето няколко полезни съвета, които да вземете предвид:
1. Запазете своя дизайн като шаблон
След като усъвършенствате дизайна на вашия плановик, преименувайте работната книга на Google Таблици на „Шаблон на дневен плановик“.
В началото на нов месец направете копие на този шаблон – отидете на Файл раздел и изберете Направи копие. Това ви дава чист старт всеки път и ви позволява да съхранявате минали записи за бъдещи справки.
2. Съхранявайте лист „Ден 0“ във вашия шаблон
Поставете недокосната версия на вашия дневен планер в началото на вашата работна книга. За да планирате нов ден, дублирайте листа „Ден 0“, наименувайте го с датата на деня и започнете да планирате.
3. Използвайте цветово кодиране за яснота
Цветното кодиране на вашите задачи ви позволява бързо да оцените категориите задачи, приоритетите или напредъка. Например за цветово кодиране, базирано на категория, можете да използвате синьо за задачи, свързани с работата, оранжево за лични поръчки и розово за срещи или срещи.
Можете да направите това ръчно или използвайте условно форматиране за автоматизиране на процеса въз основа на конкретни критерии.
Останете фокусирани с прост дигитален планер в Google Таблици
Използването на дигитален планер в Google Таблици опростява нещата, като ви позволява да останете организирани и фокусирани. И така, сега, когато имате стъпките за създаване на такъв от нулата, приложете ги в действие, за да създадете свой собствен. Ключът към постигането на вашите цели започва тук.
