13 хака на Google Calendar за повишаване на продуктивността ви

Ключови изводи

• Задайте напомняния по подразбиране за всички събития в Google Календар, за да избегнете пропускането на важни срещи и да подобрите производителността. Добавете няколко известия, ако е необходимо.
• Интегрирайте Google Календар с други инструменти, за да рационализирате работните процеси и да избегнете постоянното превключване между приложенията. Например, интегрирайте със Slack за планиране и актуализиране на състоянието.
• Получавайте имейл за ежедневен дневен ред, за да приоритизирате важни напомняния и срещи. Настройте това в настройките на Google Календар, за да сте сигурни, че никога няма да пропуснете известие.

По-вероятно е да сте използвали Google Календар поне веднъж, независимо дали някой ви е изпратил покана за среща или просто сте го използвали, защото идва с вашето устройство.

Въпреки че Google Calendar е доста лесно приложение, когато става въпрос за планиране, то идва с няколко невероятни функции и интеграции, които могат да ви помогнат да увеличите производителността си и да подобрите цялостно ефективност. Ето списък на някои от най-добрите по-долу.

1. Настройте напомняния по подразбиране

Винаги е полезно да задавате напомняния, за да избегнете пропускането на предстоящи събития или да си дадете достатъчно време за подготовка. Въпреки това, настройването на напомняне за всяко ново събитие, което правите, може да бъде доста неприятно.

За щастие Google Календар ви позволява автоматично да създавате напомняния по подразбиране за всички събития, които правите. Ето как:

1. Отидете на началната страница на Google Календар.
2. Щракнете върху иконата на зъбно колело вдясно и изберете Настройки.
3. Под Настройки за моите календари, изберете своя календар.
4. Изберете Известия за събития и след това изберете + Добавете известие.
5. Изберете предпочитаната от вас продължителност, като щракнете върху падащото меню.

Занапред всички събития, които създавате, автоматично ще имат тези напомняния по подразбиране. Обърнете внимание, че можете да добавите повече от едно известие – да кажем, че искате да получавате няколко известия за вашето събитие.

Ежедневното управление и използване на различни инструменти, независимо дали за лична или работна употреба, може да стане непосилно – изисквайки постоянно да превключвате между инструментите, за да сте наясно с вашите проекти и задачи.

Много от тези инструменти ви позволяват да интегрирате Google Calendar, така че да не се налага ръчно да прехвърляте информация към или от вашето приложение към вашия календар. Например Google Calendar е a доста полезна интеграция на Slack, която трябва да опитате ако използвате приложението за бизнес съобщения. Интеграцията ви позволява да планирате и изтривате събития направо от Slack. Slack може да актуализира вашия статус въз основа на вашия график! Имайте предвид, че начинът, по който интегрирате Google Календар с приложение, варира в зависимост от приложението.

3. Получавайте дневния си дневен ред по имейл

Ако имате навика небрежно да плъзгате известия, без да се замисляте, има голям шанс да пренебрегнете известията си от Календар. И ако давате приоритет на имейлите пред другите форми на комуникация, ето един удобен трик: можете да изпратите дневния си график директно на имейла си. По този начин няма да пропуснете тези важни напомняния и срещи.

Да го направя:

1. Отидете в Google Календар и щракнете върху иконата на зъбно колело.
2. Изберете Настройки > Настройки за моите календари.
3. Изберете календара, от който искате да получавате имейл.
4. Превъртете надолу до Други известия.
5. Отидете на Дневен дневен ред и изберете електронна поща от падащото меню.

Очаквайте да получавате имейл с дневен ред всяка сутрин в пет сутринта, за да видите как би изглеждал денят ви.

4. Започнете седмицата си в различен ден

Независимо дали работата ви включва разместване на графици, офшорни задачи с различни седмични начални дни или просто предпочитате нетрадиционно начало на седмицата, Google Календар ви покрива. Можете лесно да промените началния ден на вашата седмица в Google Calendar.

Просто отидете на своя календар в Google Настройки, изберете Общ, след което превъртете надолу до Преглед на опциите. Кликнете Започнете седмицата на и изберете от Събота, неделя, или понеделник

5. Използвайте гласа си, за да зададете ново събитие

Ако ръцете ви не са свободни в момента, но трябва незабавно да планирате събитие, можете да използвате гласа си, за да създадете събитие, вместо да отваряте приложението Google Calendar и да въвеждате всички подробности.

Просто кажете нещо като: „Хей, Google, създайте събитие в календара: вечеря с Джейн Доу в 20:00 ч. при Чили. Освен записването на цялата информация, Google може да поиска допълнителна информация, преди да запази събитието.

Имайте предвид, че това не е възможно, ако използвате устройство на Apple. Siri не може да създава събития с Google Calendar. Ако искате Siri да добавя събития към вашия календар в Google, трябва да го зададете като календар по подразбиране. Направете това, като отидете на Настройки > Календар > Календар по подразбиране.

6. Вградете своя календар

Управлението на вашия график може да бъде трудно, особено ако хората искат да определят графици с вас. Ако имате уебсайт, позволете на други хора да определят график с вас въз основа на техните предпочитания, като вградите вашия календар в уебсайта си.

7. Използвайте софтуер за онлайн планиране

Споделянето на вашия календар може да дойде с недостатъка да се възползвате от свободното си време. Ако търсите по-добър контрол върху това кога другите могат да насрочват срещи с вас, струва си да проучите инструменти, които опростяват онлайн планирането, като Календли.

Когато се регистрирате в Calendly, като използвате адреса си в Gmail, той безпроблемно синхронизира вашия календар с вашия акаунт в Calendly. Но това не е всичко. Тази интеграция носи множество предимства, като автоматизирано планиране, обработка на часови зони и персонализиране – което прави изживяването с резервациите с вас по-персонализирано изживяване.

8. Настройте времеви блокове

Google Календар може допълнително да ви помогне постигнете максимална производителност с времеви блокове. Функцията ви позволява да зададете определени слотове, така че да можете да се съсредоточите върху конкретни проекти или задачи. Това ви позволява ефективно да фокусирате енергията си върху определени цели, като ви предпазва от отлагане и губене на време в превключване от една задача към друга.

9. Автоматично отказване на събития

Използването на Google Календар не само ви помага да следите вашите срещи. Можете също да го използвате, за да гарантирате, че поддържате баланс между работа и личен живот. Когато зададете работен график, Google Календар може автоматично да отхвърля заявки за срещи, когато сте извън офиса или сте на почивка.

Можете също да им изпратите съобщение за отсъствие от офиса, като ги информирате какво могат да направят междувременно, като например да ги насочите към друг колега, който може да се справи с техните искания или притеснения.

10. Редувайте с друга часова зона

Работата с хора в други часови зони може да затрудни планирането на срещи и определянето на графици. Вместо да прекарвате твърде много време в консултации с онлайн конвертор на часови зони, можете да използвате функцията за вторична часова зона на Google Календар, за да следите часовите разлики и да предотвратите злополуки при планирането.

В Google Календар щракнете върху Настройки > Общ > Часова зона. отметка Показване на вторична часова зона под Часова зона.Можете също да добавяте етикети към всяка часова зона за по-нататъшна организация.

11. Създайте повтарящи се срещи

Ако имате срещи всяка седмица или месец, можете да настроите повтарящи се срещи, вместо ръчно да създавате събития всеки път. Когато създавате събитие, изберете падащото меню, което казва Не се повтаря и изберете колко често искате събитието да се повтаря.

12. Създайте пряк път за събитие

Въпреки че създаването на ново събитие в Google Календар ще ви отнеме само няколко щраквания, пряк път за събитие пропуска повечето стъпки и ви отвежда направо до прозореца за ново събитие в Google Календар.

Просто отворете браузъра си, въведете кал.нов, и удари Въведете или връщане. Освен това има дълъг списък от Преки пътища в Google Календар които могат да ви помогнат да навигирате и използвате приложението по-ефективно.

13. Намерете идеалното време за срещи

Намирането на идеалното време е друга трудност с определянето на среща или график. Това е по-трудно, колкото повече хора участват, и ситуацията става по-объркваща, ако включите различни часови зони в уравнението.

За щастие Google Календар има функция за намиране на час, която ви позволява да намерите свободно време за всеки от екипа. Той обаче изисква достъп до Google Calendars на екипа и можете да го използвате само чрез уеб приложението, не и в мобилното приложение. Тази функция ви позволява да намерите взаимно достъпно време, което работи за всички в екипа.

Използвайте календара си в своя полза

Google Календар предлага набор от функции и интеграции за повишаване на продуктивността. От настройване на напомняния по подразбиране до управление на часови зони и използване на гласови команди, овладяването на тези хакове може да ви помогне да се възползвате максимално от своя календар за ефективно управление на времето.