Архивът на Gmail срещу. Изтриване: Кое е най-доброто за организирана входяща кутия?

Ако имате твърде много ненужни имейли, които затрупват входящата ви кутия, можете да ги архивирате или изтриете. Но може би се чудите: Изтриват ли се архивираните имейли и дали архивирането е същото като изтриването?

Архивираните имейли се премахват от вашата входяща кутия, а изтритите имейли ще се окажат в кошчето. Но кога е полезно да архивирате и кога е за предпочитане да изтриете? Архивирането на имейли спестява ли място в Gmail? В тази статия ще разгледаме подробно и двете функции и ще разберем кога е най-добре да използвате всяка от тях.

Какво се случва, когато имейл се архивира?

Когато архивирате имейл в Gmail, той се премества от входящата ви кутия и свързаните с нея категории в Цялата поща. Все пак можете да осъществите достъп до имейла, като използвате етикети в Gmail или във вашата папка Цялата поща. Той също така ще бъде приспаднат от броя на непрочетените имейли във входящата ви кутия.

Имайте предвид, че архивираните имейли не се изтриват, освен ако не ги изтриете ръчно от акаунта си в Gmail. Освен това, ако някой отговори на архивиран имейл, имейлът за отговор ще се появи във входящата ви кутия.

Как да архивирате имейл в Gmail

Можете да архивирате един или повече имейли, като поставите отметка в квадратчето пред тях и щракнете върху Архив икона в горната част.

Можете също да щракнете с десния бутон върху имейла и да изберете Архив от менюто.

Как да намерите архивирани имейли в Gmail

За да намерите архивирани имейли в Gmail, отидете на Цялата поща в страничната лента на Gmail, за да намерите вашите архивирани имейли.

Като алтернатива можете да влезете в: архив в Лента за търсене на Gmail за преглед само на архивирани имейли.

Как да автоматизирате архивирането на имейли в Gmail

Ако не искате ръчно да избирате имейли за архивиране, можете да използвате функцията за филтриране на Gmail, за да го направи автоматично вместо вас. Ето как можете да го направите:

1. Щракнете върху Настройки икона в горната част на вашия Gmail и изберете Вижте всички настройки от прозореца на лявата странична лента.
2. Изберете Филтри и блокирани адреси раздел.
3. Предоставете подробности за подателите с друга подходяща информация и щракнете Създайте филтър.
4. В следващия прозорец поставете отметка в квадратчето за Пропуснете входящата кутия (Архивирайте я) опция и щракнете Създайте филтър.
5. Новият филтър автоматично ще архивира имейли от този конкретен подател.

Как да деархивирате имейли в Gmail

Ако по погрешка сте архивирали имейл, който искате във входящата си кутия, можете да го отмените, като изберете Отмяна в долния изскачащ прозорец за известия.

Ако обаче сте пропуснали известието, отидете на Цялата поща и изберете имейла. В горната част щракнете върху Преместване във Входящи икона.

Като алтернатива можете да влезете в: архив в Лента за търсене на Gmail и изберете един или повече имейли, които искате да деархивирате. Щракнете с десния бутон върху вашия имейл и изберете Преместване във Входящи от списъка.

Какво се случва, когато имейл бъде изтрит?

Когато изтриете имейл от акаунта си в Gmail, той автоматично се премахва от входящата ви кутия и се премества в папката Кошче. Можете или да изтриете окончателно имейлите, или възстановяване на изтритите имейли във входящата ви поща от папката Кошче.

Когато изтриете окончателно имейл, вие също изтривате всички свързани прикачени файлове. Имейлите във вашата папка Кошче обаче се изтриват за постоянно след 30 дни. Можете също така да изпразните папката Кошче напълно.

Как да изтриете имейл в Gmail

Има два метода за изтриване на имейл от Gmail. Можете да изберете един или повече имейли от входящата кутия и да щракнете върху Изтрий икона в горната част.

Можете също да щракнете с десния бутон върху избрани имейли и да изберете Изтрий от списъка.

Как да изтриете няколко имейла в Gmail

Ако искаш за изтриване на множество имейли в Gmail, изберете всичко от падащото меню на квадратчето за отметка в горната част и щракнете върху Изтрий икона.

Въпреки това, той ще изтрие само 50 имейла наведнъж и ако искате да изтриете много имейли, тогава трябва да го направите няколко пъти.

Като алтернатива можете да конфигурирате филтър на Gmail за автоматично изтриване на имейли от определени податели.

1. Щракнете върху Настройки икона в горната част на вашия Gmail и изберете Вижте всички настройки.
2. Изберете Филтри и блокирани адреси раздел.
3. Предоставете подробности за подателите с друга подходяща информация и щракнете Създайте филтър.
4. В следващия прозорец поставете отметка в квадратчето за Изтрий гои щракнете Създайте филтър.
5. Новият филтър автоматично ще изтрие имейли от този конкретен подател.

Каква е разликата между архивиране и изтриване на имейл?

Има много разлики между Gmail архив и. изтриване, в зависимост от това как функционират. Ето няколко съществени разлики, които трябва да запомните:

• Въпреки че както архивираните, така и изтритите имейли се премахват от входящата кутия, архивираните имейли се преместват в папката Цяла поща, докато изтритите имейли се преместват в папката Кошче.
• Изтритите имейли са достъпни в папката Кошче, докато не бъдат напълно премахнати от вашия акаунт след 30 дни. Архивираните имейли, от друга страна, могат да бъдат достъпни от папката Цяла поща.
• Архивираните имейли не се изтриват автоматично, но изтритите имейли се премахват автоматично от кошчето след 30 дни. Архивираните имейли ще останат във вашия акаунт в Gmail, докато не ги изтриете ръчно.
• Изтритите имейли освобождават място за съхранение, след като бъдат изтрити за постоянно от вашия акаунт в Gmail. Архивираните имейли обаче продължават да се съхраняват във вашия акаунт и се броят към общото ви разпределение за съхранение.
• Когато използвате търсачката на Gmail, за да намерите нещо, архивираните имейли са включени в резултатите, но изтритите имейли не са.
• Когато щракнете върху етикета, за да видите всички имейли, маркирани с него, архивираният имейл също ще се появи. Изтритите имейли обаче могат да се видят само в папката Кошче.

Кога трябва да архивирате имейл?

Ако се чудите кога е за предпочитане архивиране или кога. изтрийте имейли от вашия акаунт в Gmail, ето няколко причини да предпочитате архивиране на имейли, вместо да ги изтривате:

• Можете да разчистите входящата си поща и да я направите по-управляема, като архивирате имейли, от които вече не се нуждаете.
• За да постигнете нула входяща кутия, архивирайте всички стари имейли които претрупват входящата ви кутия.
• Можете да архивирате важни имейли, които може да не са ви необходими в момента, но могат да ви бъдат полезни в бъдеще.
• Може да се наложи да пазите определени имейли от съображения за сигурност. Архивирането може да ви помогне да следите тези имейли и да избегнете случайно изтриване.
• Когато нишката на имейл разговор е приключила и не се очакват повече отговори, можете да архивирате тези важни имейл дискусии, за да запазите запис и да ги улесните за намиране.
• Архивирането на имейл ви позволява да запазите поверителна информация и прикачени файлове, които не искате да загубите от входящата си кутия.

Gmail архив срещу. Изтриване на имейли: Кога е най-добре да изтриете имейл?

Има много причини, поради които трябва да изтриете имейл, вместо да го архивирате. Ето някои от най-добрите причини да изтриете нежелани имейли от входящата си поща в Gmail:

• Ако сте абсолютно сигурни, че няма да имате нужда от имейл в бъдеще, трябва да го изтриете, за да почистите входящата си поща.
• Можете да изтриете имейл, ако не искате той да се показва в резултатите от търсенето ви в Gmail в бъдеще.
• Ако трябва да освободите място за съхранение в Gmail, можете да изтриете по-стари имейли, които вече не ви трябват.
• Когато вече не е необходимо да преглеждате или извличате прикачени файлове или документи от имейл, изтрийте ги след двойна проверка.
• Спам и промоционални имейли могат да запълнят входящата ви кутия и да заемат място за съхранение. Можете лесно да освободите място за важни имейли, като изтриете групово спам имейлите.

Как да изтриете архивирани имейли

Архивираните имейли остават във вашия акаунт в Gmail, докато не бъдат изтрити ръчно. Можете да изтриете архивирани имейли по няколко начина. Ето как можете да направите и двете:

1. Отидете на Цялата поща папка, изберете архивния имейл, който искате да изтриете, и щракнете върху Изтрий икона в горната част.
2. Алтернативно, въведете в: архив в Лента за търсене на Gmail, изберете архивния имейл и щракнете върху Изтрий икона.

Защо архивирането на имейл е по-добър вариант?

Когато става въпрос за Gmail архив срещу. изтриване на имейл, често е най-добре да архивирате имейлите си. По този начин можете да се върнете назад и да намерите имейл, когато пожелаете. Освен това, това ви позволява да следите всички минали разговори и улеснява намирането на конкретна информация, когато е необходимо.

Изтриването на имейли може да доведе до загуба на данни и да затрудни извличането на информация по-късно. В резултат на това няма да се налага да се тревожите за загуба на имейли, които можете лесно да архивирате и да преместите извън входящата си кутия.

По принцип изтривайте само имейли, за които сте сигурни, че никога повече няма да ви трябват. Така че, ако не искате да изтриете нещо завинаги, изберете Gmail архив, вместо да го изтриете. По същия начин, почистете входящата си кутия в Outlook, като архивирате имейли не искате да изтриете.

Организирайте входящата си кутия в Gmail, като архивирате имейли

Сега знаете отговора на: „Архивирането същото ли е като изтриването или не?“. Архивирането ви помага да поддържате входящата си поща организирана и чиста, като премествате имейли, които вече не са ви необходими, в папката Цяла поща.

Например, ако получите нов имейл и го обработите, можете бързо да го архивирате, за да запазите входящата си поща чиста. Въпреки това всички имейли, които сте изтрили в папката „Кошче“ или сте архивирали в папката „Всичката поща“, могат лесно да бъдат преместени обратно в папката „Входящи“.