Как да намалите размера на вашата електронна таблица в Excel

Електронните таблици на Excel могат лесно да станат тромави и големи, особено ако съдържат много данни или изображения. Въпреки че това може да не е проблем в повечето случаи, може да затрудни ефективното управление, споделяне и работа с електронната таблица.

За щастие има няколко неща, които можете да направите, за да намалите размера на вашите файлове в Excel, без да жертвате данни. Тук ви показваме как.

1. Изтриване на нежелани листове

Наличието на твърде много неизползвани листове може да направи вашия Excel файл ненужно голям. Следователно трябва да започнете с изтриване на електронни таблици, които не ви трябват. За да направите това, отворете вашия Excel файл, щракнете с десния бутон върху нежелания лист и изберете Изтрий.

По същия начин можете също да обмислите премахването на нежелани диаграми, изображения, таблици и други елементи.

2. Премахнете ненужното форматиране

Размерът на Excel файл може също да се увеличи поради прекомерно форматиране на клетки, тъй като всяка форматирана клетка заема допълнително място във файла. Например, ако вие форматиране на границите на клетките, ще заема повече място от неформатирана клетка.

Следователно е добра идея да премахнете всяко ненужно форматиране от вашия лист в Excel. За да направите това, използвайте следните стъпки:

1. Отворете вашия Excel файл и изберете клетките, от които искате да премахнете форматирането.
2. Щракнете върху У дома раздел в горната част.
3. В Редактиране група, щракнете върху ясно бутон и изберете Изчистване на формати от полученото меню.

3. Промяна на предпочитанията за размер и качество на изображението

Вашият Excel файл съдържа ли изображения? Ако е така, намаляването на размера и качеството на изображението може да помогне за намаляване на размера на вашия Excel файл.

Важно е да се отбележи, че намаляване на размера на изображението и качеството може да повлияе на външния им вид във вашия Excel файл. Ако сте съгласни с това, следвайте тези стъпки, за да конфигурирате Microsoft Excel да записва изображения с по-ниска разделителна способност:

1. Отворете Microsoft Excel на вашия компютър.
2. Щракнете върху Файл меню в горната част.
3. Изберете Настроики от левия прозорец.
4. В прозореца Опции на Excel изберете Разширено раздел.
5. Превъртете надолу до Размер и качество на изображението раздел и отметнете Отхвърлете данните за редактиране опция.
6. Изчистете Не компресирайте изображения във файл отметка.
7. Щракнете върху падащото меню до Разделителна способност по подразбиране за да изберете резолюция от 150 ppi или по-ниско.
8. Кликнете Добре за да запазите промените си.

4. Компресирайте снимки във вашата електронна таблица в Excel

Ако не искате да намалите разделителната способност за всички изображения, Microsoft Excel също ви дава възможност да компресирате отделни снимки във вашата електронна таблица. Ето как можете да го използвате, за да намалите вашия Excel файл.

1. Във вашата електронна таблица в Excel изберете изображението, което искате да компресирате.
2. Щракнете върху Формат на картината раздел.
3. В Настройте раздел, щракнете върху Компресиране на снимки бутон.
4. Отбележете Приложи само към тази снимка ако искате да компресирате само избраното изображение.
5. Отбележете Изтрийте изрязаните области на снимките опция.
6. Под Резолюция раздел, изберете предпочитания от вас ppi.
7. Кликнете Добре.

Можете да повторите горните стъпки, за да компресирате повече изображения, ако искате. След това общият размер на вашия Excel файл трябва да намалее значително.

5. Предотвратяване на запазването на Pivot кеша на Excel

Pivot Cache в Excel е временно място за съхранение на данните, използвани в осеви таблици. Въпреки че това може да подобри производителността и да ви позволи да работите с осеви таблици по-ефективно, то може също да увеличи размера на вашия файл, тъй като Excel запазва тези данни във вашия файл.

Ако вашата електронна таблица в Excel съдържа обобщена таблица, използвайте следните стъпки, за да попречите на Excel да запази обобщения кеш с файла.

1. Отворете своята електронна таблица в Excel.
2. Изберете която и да е клетка от вашата обобщена таблица и щракнете върху Анализ на обобщена таблица раздел в горната част.
3. Щракнете върху Настроики бутон.
4. В Опции за обобщена таблица прозорец, щракнете върху Данни раздел.
5. Изчистете Запазете изходните данни с файл отметка и поставете отметка Опресняване на данните при отваряне на файла отметка.
6. Кликнете Добре за да потвърдите.

След като изпълните горните стъпки, Excel няма да запази обобщения кеш във вашия файл, което ефективно намалява размера му.

6. Запазете вашата електронна таблица в двоичен (.Xslb) формат

По подразбиране Microsoft Excel записва вашите файлове в XML-базиран формат, което улеснява обмена на данни с други приложения и системи. Въпреки това, ако трябва бързо да намалите размера на файла, можете да запишете вашата електронна таблица в Excel в двоичен формат.

За да запишете електронна таблица на Excel в двоичен формат, използвайте следните стъпки:

1. Отворете своята електронна таблица в Excel.
2. Кликнете върху Файл и тогава Запази като.
3. Изберете предпочитаното от вас място за запазване на файла.
4. Щракнете върху Запиши като тип падащо меню за избор Двоична работна книга на Excel (*.xlsb).
5. Щракнете върху Запазване бутон.

Това ще запази вашия Excel файл в двоичен формат, който изисква по-малко място за съхранение. Ако искате Microsoft Excel винаги да записва вашите файлове в двоичен формат, можете да промените формата за запис по подразбиране в Microsoft Excel. Ето как:

1. Отворете Microsoft Excel и се насочете към Файл > Опции.
2. Изберете Запазване раздел от лявата странична лента.
3. Използвайте падащото меню до Запазете файлове в този формат за да изберете Двоична работна книга на Excel (*.xslb) опция.
4. Кликнете Добре за да запазите промените.

След като изпълните горните стъпки, Excel ще запази всички файлове в двоичен формат, освен ако не е указано друго.

7. Преобразувайте електронната таблица в ZIP файл

Ако не искате да се занимавате с промяна на настройките на Excel, можете просто да конвертирате вашата електронна таблица в ZIP файл. Можете да направите това, като използвате вградената функция за компресиране на файлове на Windows. По този начин ще можете да намалите размера на вашия Excel файл, без да го отваряте. Ето как можете да го направите.

1. Натиснете Win + E за да отворите File Explorer.
2. Отидете до папката, в която е записан вашият файл.
3. Щракнете с десния бутон върху вашия Excel файл и изберете Компресирайте в ZIP файл опция от контекстното меню.

Windows ще запази компресирания файл на същото място като оригиналния файл. Можете също да използвате a надежден инструмент за компресиране на файлове на трети страни за това. Веднъж компресирана, можете да споделяте своята електронна таблица в Excel, без да се притеснявате за нейния размер.

Свийте своите Excel файлове с лекота

Големите Excel файлове могат да бъдат тромави, бавни за зареждане и трудни за споделяне по имейл. За щастие, няма нужда да се примирявате с нищо от това. Следването на съветите по-долу ще ви помогне да намалите размера на вашия Excel файл за нула време.