Станете съветник за управление на задачи с автоматизацията на Microsoft To Do на IFTTT.

Microsoft To Do е удобен личен инструмент за управление на задачи. Но опитвали ли сте някога да го автоматизирате, за да повишите още повече производителността си? IFTTT—"If This Then That" е инструмент без код за автоматизация на задачи. Използвайки IFTTT, можете да автоматизирате създаването, изпълнението или кръстосаното планиране на задачи в Microsoft To Do.

Готови ли сте да спрете ежедневното си ръчно измиване и да го повторите в Microsoft To Do? Ето как да го направите.

Автоматизиране на известия по имейл за нови задачи на Microsoft To Do

Ще използвате аплет IFTTT за автоматизиране на имейл известия до определени имейл адреси, когато се създаде задача в Microsoft To Do. Този аплет ще използва верига от две действия:

  • Първоначалното действие ще създаде нова задача всеки път, когато добавите събитие към Google Календар.
  • Второто действие ще изпрати имейл с известие за създаване на задача до посочените получатели.
instagram viewer

Най-малко ще ви е необходим абонамент за IFTTT Pro от $2,5/месец, за да добавите повече от едно действие към аплет.

Сега нека преминем през творчески начин за използвайте Microsoft To Do продуктивно. За да започнете, влезте в своя акаунт в IFTTT или създайте акаунт на уебсайт на IFTTT ако още не сте го направили. Можете да направите това и чрез мобилното приложение на Android или iOS. Стъпките са подобни за различните платформи.

След това изпълнете следните стъпки:

  1. Щракнете върху таблото за управление на IFTTT Създавайте в горния десен ъгъл.
  2. Кликнете Добавете вдясно от Ако това банер.
  3. Въведете „Google Календар“ в лентата за търсене и щракнете върху Календар на Google банер, след като се появи.
  4. От списъка с тригери изберете Добавено е ново събитие.
  5. Ако получите подкана, щракнете Свържете се и следвайте подканата на екрана, за да свържете вашия IFTTT акаунт с вашия акаунт в Google.
  6. След това щракнете Създаване на тригер.
  7. Щракнете върху Тогава това банер. След това въведете „Задачи“ в лентата за търсене. Изберете Microsoft To Do когато го видиш.
  8. Кликнете Създайте задача в списъка със задачи. IFTTT ще добави вашия акаунт в Microsoft To Do по подразбиране.
  9. Можете да щракнете Добавете нов акаунт за превключване на Microsoft акаунти.
  10. От Кой списък със задачи? падащо меню, изберете списъка със задачи, който ще получи задействането на календара
  11. The Тяло на задачата полето съдържа съставките, включени в създадената задача; това е описанието на задачата. Съставките са подчертани в сиво. Можете да оставите това по подразбиране или да премахнете това, което не искате да включите в подробностите за вашата задача.
  12. Кликнете Създайте действие.
  13. След това щракнете върху иконата на кръст (+) под Тогава банер.
  14. Тип Gmail в лентата за търсене. Кликнете Gmail от резултата.
  15. Изберете Изпрати имейл.
  16. Въведете имейл адресите на хората, които искате да уведомите в На адрес поле. Ако маркирате повече от един имейл адрес, отделете всеки със запетая. За да маркирате повече хора, въведете техните имейл адреси в CC адрес и BCC адресни полета според изискванията. Тези служат на предназначение на CC и BCC в обикновените имейли.
  17. Оставете другите полета както са. След това превъртете надолу и щракнете Създавайтедействие.
  18. Кликнете Продължи.
  19. Накрая щракнете завършек за да активирате вашия аплет.

Създаденият аплет вече работи във вашия IFTTT акаунт. Всеки път, когато добавите събитие в Google Календар, той записва тази задача във вашия списък със задачи на Microsoft и изпраща имейли до посочените адреси с подробности за задачата. Това е страхотно Съвет за Google Календар за повишаване на продуктивността.

Как да използвате IFTTT за репликация на задачи в Microsoft To Do

Можете да планирате кръстосано задачи от друго приложение за управление на задачи като Asana, Trello или Clickup в Microsoft To Do.

Аплетът по-долу ще създаде нова задача в Microsoft To Do всеки път, когато ви бъде възложена нова задача от вашата организация в Asana:

  1. Отидете на Създавайте горе вдясно и щракнете върху Ако това банер.
  2. Въведете „Асана“ в полето за търсене и щракнете Асана.
  3. Кликнете Възложена ви е нова задача в проект. Кликнете Свържете се ако бъдете подканени и следвайте инструкциите на екрана, за да свържете IFTTT с Asana.
  4. Изберете своя акаунт в Asana и работното пространство на организацията. Посочете проекта, който искате да проследите, като поставите URL адреса му в Име на проекта или URL кутия.
  5. Кликнете Създаване на тригер.
  6. Щракнете върху Тогава това банер.
  7. Въведете „Microsoft“ в полето за търсене и изберете Microsoft To Do когато се появи.
  8. Кликнете Създайте задача в списъка със задачи.
  9. Изберете целевия списък със задачи на Microsoft за изпълнение от Кой списък със задачи? падащо меню.
  10. Превъртете надолу и щракнете Създайте действие.
  11. Кликнете Продължи.
  12. Накрая щракнете завършек за да внедрите своя аплет.

След като бъде внедрен, вашият аплет ще изпълни съответно работния поток Asana-Microsoft To Do. Това може да бъде полезно Asana хак за повишаване на производителността ви.

Как да автоматизирате изпълнението на задача с помощта на IFTTT

Използвайки различен IFTTT аплет, можете автоматично да изпращате имейли на хора, след като изпълните задача от тези, добавени към Microsoft To Do.

Трябва само да се уверите, че проследявате същия списък със задачи, както е направено по-горе в този нов аплет. Ето как да го направите:

  1. Щракнете върху таблото за управление на IFTTT Създавайте и щракнете върху Ако това банер.
  2. След това въведете „Задачи“ в лентата за търсене и изберете Microsoft To Do когато го видиш.
  3. На следващата страница щракнете върху Задачата в списъка е изпълнена спусък.
  4. Уверете се, че сте задали Кой списък със задачи? падащо меню към списъка със задачи, използван при автоматизиране на създаването на задачи в предишните раздели. Например, ако автоматизирате създаването на нова задача на „Примерна задача“, изберете същата задача за Trigger.
  5. Щракнете върху Тогава това банер и въведете „Gmail“ в лентата за търсене. Изберете Gmail когато се види.
  6. Кликнете Изпрати имейл. След това попълнете съответно полетата за имейл адрес на следващата страница, като разделяте имейл адресите със запетая.

    В зависимост от вашия работен процес това може да са и имейлите, които сте уведомили при създаването на задачата.

  7. Оставете другите полета както са. След това щракнете Създайте действие.
  8. Кликнете продължи.
  9. Накрая щракнете завършек за да активирате вашия аплет за изпълнение на задачи на Microsoft To Do.

Всеки път, когато изпълните определената задача в Microsoft To Do, вашият аплет IFTTT ще изпрати имейл известие до изброените адреси, че сте я изпълнили.

Освен тези примери, които предоставихме по-горе, IFTTT също има публични Microsoft To Do Applets, които можете да използвате свободно. Чувствайте се свободни да ги изследвате на IFTTTОбществена страница с аплети на Microsoft To Do.

Автоматизирайте Microsoft To Do без ограничения

IFTTT предлага над 700 услуги за автоматизация. Единственото малко ограничение при него е, че някои тригери може да не се поддържат или все още да не са налични. Въпреки това ограничение, вие все още можете да свържете креативно модулите на Applet, за да постигнете целта си за автоматизация.