Как да направите проследяването на промените по-лесно за използване в Microsoft Word

Track Changes е един от най-добрите инструменти за редактиране на документи на Word и сътрудничество с други хора, но използването му може да стане сложно и объркващо. Ако не сте запознати с тази функция на Microsoft Word или не можете да понасяте червените маркировки и странните настройки, все още не се отказвайте от Track Changes.

След като разберете как работят различните компоненти, функцията е по-лесна за използване. Можете да персонализирате функцията, за да създадете по-подредена система, когато преразглеждате документ или преглеждате редакциите на някой друг. Ето няколко идеи.

1. Показване на ревизии в балони

Проследяването на промените не е просто превключване за включване и изключване. След като научите основите на с помощта на Проследяване на промените на MS Word, можете да изследвате функциите му и да персонализирате още повече вашето потребителско изживяване.

Един от основните компоненти, които можете да промените, е дисплеят за маркиране. Когато отидете на Преглед > Показване на маркиране > Балони, имате три възможности:

• Показване на ревизии в балони
• Показване на всички ревизии на линия
• Показване само на форматиране в балони

Проследяването на промените използва вградени ревизии по подразбиране, което означава изтриване на изтрити думи и вмъкване на вашите редакции в тялото на самия текст. Няколко такива ревизии са управляеми, но цяла книга от тях може да бъде рана в очите. Освен това тази настройка не подчертава форматирането - опитът да намерите тези редакции е караница.

Използването на балони само за форматиране е стъпка напред от вградените ревизии. Изтриванията и вмъкванията все още се показват в основното тяло, но всички промени във формата са изброени в балончета в панел вдясно от текста.

Ако вграденото редактиране изобщо не е вашето предпочитание, преминете към ревизии в балони. След това можете да изтриете, вмъкнете и форматирате всичко, което искате, и списък с вашите промени ще се появи в десния панел. Все още има червено, но вашите редакции са много по-подредени и лесни за управление.

2. Използвайте без или просто маркиране, за да избегнете разсейване

В зависимост от вашия стил на редактиране може да предпочетете първо да прочетете документ, преди да го коригирате, за да добиете представа за неговия поток, четливост и потенциални пропуски. Попълването на текста с маркировки от самото начало може да бъде контрапродуктивно.

Track Changes предлага две решения в Показване за преглед падащо меню. Обикновено маркиране скрива балони и вградени ревизии и показва само вертикални червени линии, за да покаже къде са направени промените. Щракнете върху някой от тези редове, за да разкриете бързо редакциите. Кликнете отново, за да ги скриете.

Без маркиране премахва и вертикалните линии. Можете да четете и редактирате спокойно, докато не изберете друго. Работата с някоя от тези настройки гарантира ясен документ с минимално разсейване. Ако работите с екип, установете най-добрите начини за сътрудничество в реално време в Wordи задайте правила за проследяване на промените, така че всеки да може да работи удобно.

3. Използвайте всички маркирани или оригинални пестеливо

Не е необходимо да показвате пълното маркиране на документ на Word, освен ако конкретно не искате да прегледате определена версия или да интегрирате промените.

Преглеждането на оригиналния текст е още по-малко необходимо. Можете да погледнете оригиналния текст, за да сравните накратко двете версии, например по отношение на стил или дължина, но това е всичко. Така че не е нужно да активирате нито една от тези настройки, докато не ви потрябват. Това може да помогне за минимизиране на разочарованието ви от Проследяване на промените.

4. Персонализирайте цветовете и маркировките

Когато няколко потребители работят върху документ на Word и правят промени, функцията за проследяване на промените подчертава техните редакции в различни цветове. Най-смущаващият проблем с Track Changes често е червеният цвят по подразбиране на неговите маркировки, особено когато доминира в текстове с много ревизии.

Добрата новина е, че можете да промените този цвят. Всъщност можете да кодирате с цвят всеки документ, върху който работите.

В Проследяване раздел, щракнете върху Промяна на опциите за проследяване стрелка. Ще видите някои основни настройки, които можете да промените, но за достъп до повече опции щракнете Разширени опции. Това ще отвори прозорец, предлагащ повече начини да направите вашите собствени Проследяване на промените.

Можете да изберете по-добри цветове за вмъквания, изтривания, форматиране и др. Можете дори да промените начина на маркиране на всяка функция, вариращ от получер до двойно зачертаване и символи. Освен това можете дори да коригирате външния вид на балоните. Почерпете вдъхновение от приложения за продуктивност с ефективно цветно кодиране или просто изберете цветове, които са лесни за очите, когато използвате Track Changes.

Оставянето на коментари е следващият най-добър начин за даване на обратна връзка за Microsoft Word освен проследяването на промените. Въпреки това прекомерното използване на коментари може да направи изживяването при редактиране и четене също толкова невероятно.

Това, което прави използването на коментари заедно с проследяването на промените по-лесно, е да решите предварително как ще използвате всяка функция. Когато става въпрос за коментари, можете да ги запазите за въпроси към автора или идеи за подобряване на текста – неща, които не можете да кажете чрез Проследяване на промените, без да добавите още червено.

Освен това е най-добре да маркирате само думите, които се отнасят до вашите коментари, а не цели абзаци. Можете дори да поставите коментарите си само в началото или края на главите.

Ако имате проблеми с документ, който е претоварен с бележки и коментари, опитайте да проучите опциите, налични в Показване на коментари падащо меню. Тази функция може да ви помогне да организирате коментарите по начин, който има смисъл за вас, независимо дали четете или редактирате текста.

Като алтернатива, ако документът, който преработвате, е малък, но имате много да кажете, помислете дали да отидете на празна страница в началото или края на документа и изброяване на отзивите, които бихте поставили в коментари там. Можете да направите това и за отделни глави. Инструментът за коментари е по-практичен, но вие сте свободни да го използвате както и когато искате.

Не се колебайте да бъдете креативни с функциите, с които разполагате, като например добавяне на номера на редове на Microsoft Word към текста и след това препращане към конкретни редове във вашата обратна връзка. Отделете време, за да научите всичко, което този софтуер за текстообработка може да предложи, и адаптирайте съответно всяко задание за проследяване на промените.

7. Приемане или отхвърляне на групи ревизии

Като автор, преглеждащ редакциите на редактор, важно е внимателно да обмисляте повечето промени, дори когато правите свои собствени редакции.

Въпреки това, когато става въпрос за дребни корекции като корекции на форматиране или правопис, има по-бърз начин да интегрирате промените или да се отървете от тях. Просто изберете целия абзац, щракнете с десния бутон върху него и изберете едно от двете Приемете промяната или Отхвърляне на промяната. Вашият избор ще засегне всички ревизии в този параграф.

Можете да отидете още по-далеч и да интегрирате ревизиите на целия документ. За да направите това, след като щракнете с десния бутон върху маркирания абзац, изберете стрелката надолу под Приеми в лентата с инструменти и след това Приемам всички промени. Точно под това имате и опцията автоматично да спрете проследяването на промените.

8. Коригирайте панела си за преглед

Както споменахме по-рано, можете да използвате всичко, което ще подобри вашето потребителско изживяване с Track Changes, включително добавки за производителност за Microsoft Word. Но дори простото пренареждане на оформлението на вашето цифрово работно пространство може да е от полза за вашия работен процес.

Панелът за преглед на Track Changes е друг начин да видите всички ревизии, без те да претрупват екрана ви. Можете да редактирате документ без маркиране и да оставите панела да генерира прост списък с промени. Като щракнете върху стрелката до Панел за преглед, можете да го превключвате от вертикално в хоризонтално положение и обратно.

Накарайте Проследяването на промените да работят за Вас

Може да изглежда сложно на пръв поглед, но програмата за проследяване на промените на Microsoft всъщност е много проста и полезна, след като научите тънкостите. Независимо дали правите или получавате редакции, задайте вашите предпочитания за проследяване на промените, преди да започнете работа, за да улесните нещата. Организирайте как трябва да изглеждат маркировките, коментарите и панелът ви за преглед във и около текста.

Използването на Track Changes в Microsoft Word е по-лесно, след като създадете оформление и цветова схема, която ви мотивира, вместо да ви стимулира.