Как да използвате Airtable Automations за безпроблемно управление на проекти

Ако постоянно търсите ефективен инструмент за управление на проекти, не търсете повече от Airtable. Платформата предлага множество функции за отлична визуализация на данни и опростено редактиране. В допълнение към тях, Airtable може също да автоматизира задачи, намалявайки времето и усилията, които изразходвате за управление на данни.

Автоматизацията Airtable е чудесна за извършване на повтарящи се задачи като въвеждане на данни и актуализации по имейл. Нека да разгледаме всички видове автоматизации, които можете да постигнете с безплатната версия на Airtable.

Какво представляват автоматизациите Airtable?

Airtable автоматизациите са предварително дефинирани последователности или работни потоци, които могат значително да повишат вашата производителност чрез автоматизиране на повтарящи се задачи. Те намаляват процента на грешки при ръчни процеси, като същевременно ви спестяват време и усилия при повтарящи се задачи.

Има три основни елемента в автоматизацията Airtable:

• Тригер: Това дефинира събитието, което инициира последователността на автоматизация.
• Конфигурация на тригера: Това е състоянието, при което се задейства спусъка. Тук трябва да дефинирате подробностите за таблицата и условията на ниво поле, на които трябва да отговаря записът, за да задейства събитие.
• Действия: Това дефинира действието или последователността от действия, които трябва да бъдат изпълнени, когато се задейства автоматизация.

Когато автоматизацията на Airtable е включена, тя търси събития във вашата база, които съответстват на конфигурацията на тригера. Автоматизацията се задейства само когато са изпълнени всички условия на задействането.

Как да създадете автоматизация на Airtable

За да създадете автоматизация, трябва да конфигурирате тригера и набора от действия, които следват тригера. Ето как да настроите автоматизация на Airtable:

Стъпка 1: Добавете тригер

В раздела Автоматизация щракнете върху Добавете тригер. Това ви показва списък с тригери, от които можете да избирате. Списъкът включва задействания във вашата база Airtable и външни интеграции, които могат да задействат събитие, например събитие, създадено в Google Календар.

Стъпка 2: Конфигурирайте тригера

След като изберете тригера, можете да видите и промените свойствата на тригера. Тук можете също да изберете да промените типа на тригера.

Ще настроите задействащото събитие въз основа на типа на задействане. Например, ако типът на тригера е Когато записът отговаря на условията, ще трябва да посочите таблицата за наблюдение в допълнение към условията, на които трябва да отговаря записът, за да задейства това събитие.

Стъпка 3: Добавете действието

След това трябва да изберете действието, което искате да изпълните. Тук имате няколко опции, вариращи от създаване и актуализиране на записи до изпращане на имейли или известия във външни приложения. Например,

Стъпка 4: Конфигурирайте действието

Сега ще трябва да конфигурирате действието въз основа на избраното действие. Например, ако действието е Изпрати имейл, ще трябва да посочите получателите на имейла, темата, съдържанието и всички подробности, които искате да включите в имейла.

Стъпка 5: Добавете допълнителни условия или действия

Можете да въведете допълнителна логика и действия към вашата автоматизация въз основа на предишни действия. Можете да направите това, като повторите стъпки 4 и 5, ако е необходимо.

Стъпка 6: Тествайте автоматизацията

Преди да стартирате новосъздадената автоматизация, щракнете върху Автоматизация на тестовете за да проверите дали тригерът и действията са настроени по предназначение.

Стъпка 7: Включете автоматизацията

Можете да включите автоматизацията, след като сте уверени в настройката си. Имайте предвид, че когато автоматизацията на Airtable е включена, тя няма да се прилага към съществуващи записи, които отговарят на конфигурацията на тригера.

Как да интегрирате Airtable автоматизации

Автоматизацията на Airtable не се ограничава само до създаване/актуализиране на базовите записи и изпращане на имейли. Можете също да го интегрирате с външни приложения като Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Таблици, имейл на Outlook, календар на Outlook, проблеми с GitHub, страници във Facebook, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Център за данни, Twilio и Hootsuite.

Ето някои примерни случаи на употреба за външни интеграции на автоматизацията на Airtable:

1. Изпращайте съобщения до колега в Slack когато са присвоени на запис: Спусъкът за тази автоматизация е Когато записът отговаря на условията, и условието е правоприемникът на запис да се промени на даден потребител. Така Airtable ще управлява Slack > Изпрати съобщение действие, ако всички задействания са налице. Можете да конфигурирате текста на съобщението и получателите.
2. Добавете запис към списък със задачи, когато събитие е създадено в календар на Google: Ето, спусъкът е Google Календар > Когато събитието е създадено, а действието е Създаване на запис. Можете да изберете къде да отиде новият запис и да попълните подробностите за него.
3. Добавяне на изпълнени задачи към Google Sheet: Спусъкът тук е Когато записът отговаря на условията че полето за състояние на запис се е променило на завършен или записът вече е във филтриран изглед, който показва само изпълнените задачи. Действието е Google Таблици > Добавяне на ред. Можете да изберете желания Google лист за актуализиране и полетата, които да мигрирате от основата към листа.

Ограничения на автоматизациите Airtable

Въпреки че автоматизациите на Airtable могат да бъдат доста удобни, те идват с някои ограничения. За всяка база Airtable можете да имате максимум 50 автоматизирани работни потоци, независимо дали са активни или неактивни. Можете обаче да заобиколите това, като комбинирате множество действия в една автоматизация.

Всяка автоматизация Airtable може да има до 25 действия. Това също не е голяма пречка, тъй като резултатът от едно действие може да бъде вход за друго в същия работен процес. Освен това, автоматизациите Airtable имат различни лимити за работа в зависимост от вашия план. Това включва както успешни, така и неуспешни изпълнения.

Airtable съхранява история на вашите автоматизирани изпълнения с подробности за всяка изпълнена автоматизация. Степента на тази функция също зависи от вашия план за работно пространство.

С безплатната версия на Airtable можете само изпращане на автоматизирани имейли на сътрудници в избраната база. Можете обаче да конфигурирате това за външни имейл адреси в други планове за работно пространство.

Само нови промени могат да задействат автоматизацията. Освен това си струва да се спомене, че интеграции с Google Документи, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center и Twilio не са налични в безплатния план.

Спестете време с Airtable автоматизации

Автоматизациите на Airtable са мощни начини за оптимизиране на процесите и намаляване на ръчната работа. С правилната настройка на работния процес можете да си върнете няколко часа всяка седмица в рутината си за управление на проекти.

Така че следващия път, когато създавате проект, отделете време и усилия, за да настроите автоматизацията на Airtable, така че да можете да се отпуснете и да оставите задачите да се справят сами.