9 непрофесионални грешки при хостване на видео разговори за работа

Много професионалисти все още подценяват виртуалните срещи. Те почти не се подготвят, тъй като тези обаждания се случват през платформи за видеоконференции, освен това могат да изключат камерата и микрофона си.

Въпреки че виртуалните срещи са по-удобни от личните събирания, те не са по-малко важни. Лошата подготовка може да причини забавяне, да попречи на сътрудничеството или да обърка съобщенията. За да осигурите професионални, ефективни виртуални срещи, следвайте тези съвети, когато организирате и посещавате видео разговори по работа.

1. Пренебрегване на мерките за сигурност

Пренебрегването на мерките за поверителност, преди да преминете към видео разговори, свързани с работата, е непрофесионално и небезопасно. Ще изложите срещите си на риск от атаки за проникване, при които трети страни отвличат произволни видеоконферентни разговори, напр. бомбардиране на Zoom. Имайте предвид, че натрапниците имат различни мотиви. Някои са просто интернет тролове, които искат да дразнят хората, но други са опитни киберпрестъпници, извършващи кражба на данни.

Най-добрият подход е да защитите срещите чрез:

• Задаване на пароли: Задайте уникална парола за всяка среща – уверете се, че сте я изпратили на участниците лично.
• Активиране на чакални: Те ще ви позволят да проверявате и потвърждавате участниците, преди да се присъедините.
• Ограничаване на участниците: По-лесно е да управлявате виртуални срещи с ограничен брой участници.

Струва си да прочетете за начините за запазете поверителността си непокътната, когато използвате платформи за видеоконференции.

2. Оставете микрофона си включен по време на срещи

Спрете да оставяте микрофона си включен по време на видео срещи. Той ще улавя произволни шумове от близки хора, вашите домашни любимци и работещи уреди, които участниците може да намерят за разсейващи. В по-лоши случаи звукът от вашия край може да заглуши гласовете на другите.

За да осигурите яснота на звука и гласа, използвайте разумно функцията за заглушаване. Включете микрофона си, когато говорите, заглушете звука си, когато слушате, и щракнете върху емотикони на екрана, ако трябва да прекъсвате високоговорителите.

Вярно е, че включването и изключването на микрофона ви може да стане досадно по време на дълги срещи. Но това е прост, но ефективен начин да покажете уважение към приноса и вниманието на другите по време на разговори.

3. Задаване на лош фон за видео разговори

Служителите трябва да намерят чист, професионален фон за виртуални срещи - това ще подобри впечатлението, което оставяте у другите. Те ще ви видят като организиран индивид, който винаги е на върха на нещата. Като алтернатива, разхвърляната, мръсна среда ви кара да изглеждате като човек, който почти не посещава онлайн срещи или сътрудничества.

Разбира се, това не означава, че трябва да изградите библиотечни рафтове в домашния си офис. Една обикновена, чиста стена с минимални препятствия изглежда проста и минималистична, плюс това не включва разсейващи елементи.

Но ако работите с ограничено пространство, редактирайте фона си. Да приемем, че често използвате Zoom. Можете да превъртите през виртуалните фонове на Zoom или да замъглите заобикалящата ви среда точно преди вашето повикване за Zoom да започне. Може също да искате да научите как да проектирате свой собствен Zoom фон.

4. Използване на функциите за личен чат за лични разговори

Избягвайте да използвате функцията за личен чат в приложенията за видеоконференции за лични разговори, особено когато споделяте неща, които не са свързани с работата. Има шанс вашите ръководители да видят тези съобщения. Въпреки че домакините не могат да виждат частни чатове в реално време, някои приложения ги показват в записите на срещи след разговор. Безопасно е да се предположи, че работодателите имат пълен контрол върху сметки, предоставени от компанията.

Но дори ако вашите мениджъри не преглеждат ръчно личните разговори, правенето на пренебрежителни коментари по време на работни разговори е неуместно. Може да бъдете санкционирани, ако някой види вашите съобщения. Съсредоточете се върху поддържането на уважителна, продуктивна атмосфера – запазете закачките си за подходящите канали.

5. Посещение на онлайн срещи при неподходящи настройки

Докато моделите за отдалечена и хибридна работа предлагат гъвкавост, все пак трябва да присъствате на виртуални срещи при подходящи настройки. Спрете да участвате в работни разговори, докато шофирате, пътувате или се храните. Просто ще разсеете другите, ако изричате случайни, безсмислени отговори, когато вниманието ви е разделено.

Най-добрият подход е да съобщите ситуацията си. Или пренасрочете срещите за следващата си наличност, или се откажете напълно от участие – и двете са по-подходящи, отколкото да се присъедините към тях, за да симулирате присъствие. Ако нямате подходяща среда за провеждане на разговори у дома, може също да помислите за присъединяване към coworking пространство. Ако го направите, уверете се, че вие вземете под внимание различни фактори, преди да изберете своето coworking пространство.

Напишете професионален, персонализиран имейл на OOO, преди да излезете в отпуск. Уверете се, че колегите ви знаят с кого да се свържат за спешни заявки и съобщения, в противен случай ще прекъснат почивката ви.

6. Късно присъединяване към онлайн срещи

Точността е важна както за лични, така и за виртуални срещи. Небрежно е да се обаждате твърде късно и да причинявате закъснения. Ще загубите времето на всички да ви чакат.

Също така, повечето приложения за видеоконференции показват предупреждения, когато потребителите влизат или излизат от стаята, което може да се сметне за досадно за другите. Вземете Zoom като пример. Той създава силни балончета, когато някой се присъедини към разговора – не можете просто да се промъкнете незабелязано на срещите. Може дори да прекъснете мислите на главния говорител.

За да избегнете тези забавяния, планирайте напомняния в приложенията за календар. Настройте алармите си да се включват пет минути преди срещите, след което ги синхронизирайте на всичките си работни и лични устройства.

7. Не успявате да подготвите устройството си за споделяне на екрана

Подгответе вашето устройство/а предварително, ако ще използвате функцията за споделяне на екрана за служебно обаждане. В идеалния случай трябва да изчистите всички папки, в които ще навигирате. Скрийте поверителни файлове, лични файлове и неподходящо съдържание, наред с други елементи, които не са свързани с работата, за безпроблемни презентации. Нищо не е по-неудобно от това вашите колеги да видят нещо лично.

Професионалистите, които често правят презентации, трябва да поискат определени работни устройства; в противен случай ще губите време за изчистване и възстановяване на файлове.

8. Без да обмисляте външния си вид

Спрете да приемате, че виртуалните срещи не са задължителни за камера. Вашите бизнес партньори или ръководители може понякога да ви помолят да включите камерата си - трябва да се погрижите за начина, по който изглеждате. Измийте лицето си, срешете косата си и облечете подходящо за работа горнище. Освен това разположете камерата близо до източник на светлина, така че лицето ви да е ясно и видимо.

9. Небрежно участие в непринуден разговор

Обичайно е служителите да водят малки разговори, докато чакат други участници да се присъединят към работни разговори. Приятностите нарушават неловкото мълчание преди началото на срещите. Въпреки че можете да повдигнете малко теми, които не са свързани с работата, моля, ограничете се до подходящи за работата коментари. Не се вълнувайте прекалено само защото вашите приятели също са на разговора. Представете си колко неудобно би било, ако вашите бизнес партньори, клиенти, колеги и ръководители изведнъж се присъединят.

Ако сте домакин на разговора, активирайте чакалнята, за да можете да проверявате участниците и да предупреждавате другите потребители. Уверете се, че всички се овладяват, преди да допуснете хора с авторитет. Междувременно присъстващите трябва да обърнат внимание на звуковите известия за нови участници.

Приемайте работни разговори като бизнес професионалист

С повече компании, които възприемат хибридна и дистанционна работа, виртуалните срещи постепенно ще станат норма. Трябва да спрете да се отнасяте към тях по-малко от личните събирания. Привидно дребни грешки като изключване на камерата, небрежен вид и използване на разхвърлян фон са непрофесионални. Вашата липса на подготовка може в крайна сметка да обиди колеги.

Създайте проста рутина, преди да преминете към видео разговори. Създайте си навик да се преобличате в работни дрехи, да тествате устройствата си и да създавате прилични фонове.