Как да използвате полето за прикачени файлове в Airtable

Airtable придоби популярност като универсален инструмент за продуктивност благодарение на разнообразния си набор от функции. Възможността за свързване и интегриране с неограничено количество данни и информация е една от уникалните силни страни на Airtable.

Една от забележителните функции на Airtable, която позволява това, е възможността да прикачвате файлове директно към вашите записи. Ето един поглед към полето за прикачени файлове на Airtable и как можете да го добавите към вашата база.

Какво представлява полето за прикачени файлове в Airtable?

Полето за прикачени файлове в Airtable ви позволява да свържете всеки файл директно към записите във вашата база. Това ви позволява да добавяте поддържаща информация като изображения, документи, слайдшоута или електронни таблици направо във вашите данни, като ви помага управлявайте без усилие вашите проекти с Airtable.

Полето за прикачен файл поддържа няколко източника за вашите прикачени файлове, включително локалното ви компютърно хранилище и популярни облачни услуги като Google Drive, OneDrive и Dropbox. Важно е да се отбележи, че качените файлове трябва да са по-малки от пет гигабайта.

Обичайните файлови типове като PNG и JPG изображения, документи на Word, Photoshop файлове и PDF файлове, между другото, ще показват миниатюрни визуализации във вашата таблица. Можете да щракнете върху тези миниатюри за преглед на файла на цял екран. По-необичайните типове файлове няма да показват визуализация, но все пак ще можете да взаимодействате с тях в Airtable.

Как да добавите полето за прикачване към вашата Airtable Base

Има два лесни метода за добавяне на полето за прикачени файлове към вашата база в Airtable. Можете да добавите полето от Изгледи с въздушна маса, като изгледа Grid или директно от запис.

1. Добавяне на полета за прикачени файлове с помощта на мрежов изглед

В изгледа Grid на Airtable щракнете върху знака плюс (+) в края на най-горния ред със заглавия на вашата таблица. Може да се наложи да превъртите надясно в зависимост от размера на екрана и броя на полетата, които вече имате.

Ще се отвори изскачащо меню, показващо всички налични полета. Кликнете Прикачен файл от този списък, за да добавите полето за прикачен файл. Ако желаете, можете да въведете име за полето, което ще се появи сред заглавията. Когато приключите с настройването на вашето поле, щракнете Създаване на поле за да го добавите към вашата база.

2. Добавяне на полета за прикачени файлове в запис

Щракнете върху запис във вашата база Добавете ново поле към тази таблица в долната част на записа. Щракнете върху Едноредов текст падащо меню и изберете Прикачен файл от списъка. Въведете заглавие, ако желаете, и щракнете Запазване.

В Поле за редактиране изскачащ прозорец, може също да видите превключвател за Показване на прикачени файлове в обратен ред, особено ако използвате шаблон. Това превключване добавя нови прикачени файлове в началото на списъка, а не в края. Тази настройка беше прекратена от април 2020 г. и вместо това можете да плъзгате и пускате прикачени файлове в полето, за да ги пренаредите ръчно.

Прикачване на файл с помощта на полето за прикачен файл

След като добавите полето за прикачен файл, можете да взаимодействате с него от изгледа на мрежата или от отделни записи.

В изгледа на мрежата щракнете върху полето за прикачен файл в реда на запис, за да получите достъп до опции за добавяне на нов файл (чрез бутона със знак плюс) или плъзнете и пуснете файл директно в клетката.

Вътре в запис полето за прикачен файл се появява като голямо поле за четене Плъзнете файлове тук или прегледайте. Можете да плъзгате и пускате файлове в полето или да щракнете върху преглеждайте файлове връзка за отваряне на изскачащ прозорец за избор на файл с повече опции.

Щракването върху бутона със знак плюс в мрежов изглед или връзката за преглед на файлове в запис отваря изскачащ прозорец, където можете да изберете файлове от множество източници. Можете да плъзгате и пускате файлове от вашето локално хранилище, за да ги добавяте като прикачени файлове.

Като алтернатива можете да изберете една от другите опции в страничната лента, за да намерите файл за прикачване. Можете да свържете файл от URL или уеб търсене, да направите снимка от вашата уеб камера или да добавите файлове от услуги за онлайн съхранение като Google Drive, OneDrive, Dropbox и Box, както и снимки от Facebook.

Обърнете внимание, че ще трябва да свържете вашите акаунти от тези услуги към Airtable, преди да добавите файлове към вашата база. Можете да свържете вашите външни акаунти, като следвате предоставените подкани, след като щракнете върху услуга.

Свържете лесно своя работен процес с Airtable

С толкова много части за проследяване в днешните цифрови работни потоци, поддържането на вашата работа организирана и свързана със съответната информация може да бъде предизвикателство.

Полето за прикачени файлове в Airtable ви помага да управлявате това, като свързва вашите файлове директно с информацията, от която се нуждаете, в неговата стабилна екосистема от бази данни. Това ви помага да сте по-организирани и продуктивни, като гарантира, че всичко, от което се нуждаете, е близо.