Основите на използването на полета в Airtable

Сред многото инструменти за производителност, Airtable непрекъснато набира популярност и има защо.

Уникалната комбинация на Airtable от функционалност на електронна таблица, информационна плътност на база данни и разнообразието от множество гледни точки го направи привлекателен за мнозина като неразделна част от тяхната продуктивност арсенал.

И така, откъде да започнете, когато току-що сте създали първата си база? Отделете малко време, за да проучите различните опции и да видите как те могат най-добре да обслужват вашите нужди.

Какво представляват полетата в Airtable?

Независимо дали искате използвайте Airtable за управление на проекти, организиране на данни или проследяване на задачи, ще трябва да се запознаете с полетата Airtable, за да извлечете максимума от Airtable.

Полетата са крайъгълният камък на управлението на данни в Airtable, служейки като контейнери за информация, формули и форматиране. Всяко поле заема своя собствена колона в мрежовия изглед по подразбиране на вашата нова база. Полетата се прилагат по същия начин към всеки запис във вашата таблица. Не можете да зададете различни стилове на форматиране на базата на клетка, което може да изглежда ограничаващо за потребителите на чисти електронни таблици.

Въпреки това, можете да имате множество Grid изгледи и таблици във всяка база, да скриете полета, ако е необходимо, и дори да свържете информация между таблици. Първоначално компромисите може да изглеждат ограничаващи, но това може да се промени, след като се запознаете с Airtable.

Ролята на първичното поле в Airtable

Когато стартирате новата си база, ще забележите, че някои полета вече са в първата ви таблица. Най-отлявото поле е специално подчертано и заключено от лявата страна. Това е основното поле и играе важна роля като уникален идентификатор за вашия запис - почти като заглавие, под което се намира цялата ви друга информация.

Основното поле се използва като заглавие на запис Изгледи с въздушна маса и на много други места, като името на всяка карта в изгледа Kanban или референтното име в свързаните записи. Основното поле е едноредово текстово поле по подразбиране. Все пак, според Документация за поддръжка на Airtable, можете да промените основното поле на няколко други типа полета, ако е необходимо.

Как да добавите ново поле в Airtable

Има два начина за добавяне на поле в Airtable; първият метод е чрез решетъчен изглед на Airtable. До заглавките на вашите съществуващи полета ще видите заглавка със знак плюс върху нея. Щракването върху този знак плюс отваря меню, което показва всички налични полета. Изберете тип поле, следвайте всички допълнителни инструкции, за да настроите вашето поле, и щракнете Създаване на поле.

Вторият начин за добавяне на поле е във всеки отделен запис във вашата база, достъпен в повечето изгледи чрез щракване върху записа. Щракнете в долната част на записа Добавете ново поле към тази таблица.

Ще се появи изскачащ прозорец, който ви позволява да добавите ново едноредово текстово поле към записа. Въведете име за полето, след което използвайте падащото меню за избор, за да промените типа на полето, ако е необходимо. Следвайте всички показани допълнителни инструкции, за да настроите вашето поле, и щракнете Запазване.

Не забравяйте, че добавянето на ново поле го добавя към всеки запис във вашата таблица, така че вероятно ще намерите колона, пълна с празни пространства, когато следващия път влезете в изгледа на мрежата на тази таблица.

1. Полета за въвеждане на текст

В Airtable има множество текстови формати със съответните типове полета. Едноредовото текстово поле по подразбиране е най-основното поле и е подходящо за кратки дескриптори. Ако трябва да пишете повече, помислете за полето за дълъг текст, което позволява въвеждане на до 100 000 текстови знака, нови редове и форматиране на обогатен текст при превключване.

Полето Дата позволява ръчно или базирано на календар въвеждане на дата и час. Освен това има много други специализирани полета като телефонен номер, имейл, URL адрес, номер, валута, продължителност и процент. Всяко поле е проектирано да съхранява и форматира съответните типове данни.

2. Полета, базирани на избор

Airtable предлага множество полета въз основа на избор на различни опции. Това са полезни начини за категоризиране на вашите записи, проследяване на задачи или следване на процес.

Полето за отметка просто добавя квадратче за отметка, върху което можете да щракнете, към вашите записи. Полето Рейтинг добавя визуална система за класиране от една до десет точки, зададена на пет звезди по подразбиране. Полетата за единичен избор и множество избори позволяват падащи менюта за категоризиране, като последното позволява множество селекции за един запис.

3. Полета за търсене и преброяване

Полетата за търсене и преброяване показват най-отличителната функционалност на Airtable: неговата мощна способност да се свързва и взаимодейства с различни набори от данни чрез модела на релационна база данни.

Полето Връзка към запис свързва записи в таблици, създавайки богати слоеве от свързана информация. Надграждайки това, полето Rollup ви позволява да създавате изчисления и обобщения въз основа на полета в рамките на свързани записи.

Полето Брой ви позволява да преброите броя на записите, свързани към полето Връзка към запис. Полето за търсене извлича данни от свързани записи, улеснявайки споделянето на информация между таблици без излишък.

Airtable включва набор от полета, които съхраняват метаданни за вашите записи. Тези полета са безценни, когато работите с често променящи се големи данни.

Полетата Време на създаване и Време на последна промяна проследяват кога записите са създадени или последно редактирани. Създаден от и Последно модифициран от идентифицира съответните потребители, отговорни за тези действия. Можете да изберете конкретни условия, при които това поле да се актуализира, ако е необходимо.

Полето Autonumber присвоява пореден номер на записите, като предлага последователна система за номериране във вашата таблица. Докато самият Airtable номерира вашите записи в далечния ляв край на изгледа Grid, това номериране отчита само броя на видимите записи

5. Други Airtable полета

В допълнение към полетата по-горе, Airtable предлага и някои отличителни полета, които работят в собствена лига. Полето Формула носи една от най-полезните функции за електронни таблици във вашата база. Това поле ви позволява да извършвате изчисления, да създавате съставни данни и да изграждате базирана на логика функционалност.

Ако сте свикнали с инструменти като Microsoft Excel, вече знаете как работи полето Формула, но може да искате да прочетете как да използвате формули в Airtable за да сте сигурни, че извличате максимума от възможностите на това поле.

Полето Потребител ви позволява да добавите към запис някой друг, който използва Airtable, като изберете името му от падащ списък или го поканите в базата чрез имейл. Някои функционалности на това поле може да изискват един от платените планове на Airtable.

Полето за баркод съхранява баркодове и QR кодове, сканирани чрез мобилните приложения на Airtable. И накрая, полето Бутон ви позволява да добавяте персонализирани бутони към вашите записи, които могат да визуализират уеб страници, да изпълняват скриптове, да зареждат персонализирани разширения за Airtable и др.

Организирайте, анотирайте и бъдете по-продуктивни с полета в Airtable

Полетата ви помагат да се възползвате максимално от данните във вашата база Airtable и те са вратата за разгръщане на пълния потенциал на Airtable за вашия работен процес. Независимо дали съхранявате информация, получавате нови прозрения или създавате персонализирани работни процеси, Airtable е универсален инструмент, който ви помага да работите по-интелигентно.

Ако срещнете тип поле, който не сте използвали преди, не се колебайте да експериментирате и да видите дали може да повиши вашите процеси.