Как да създавате и форматирате раздавателни материали в PowerPoint

Материалите за раздаване са фантастичен инструмент за използване във връзка с презентации на PowerPoint. Те предлагат допълнително ниво на информация и подробности, които слайдовете сами по себе си просто не могат да предадат.

За щастие PowerPoint поддържа напълно тази функция и можете лесно да създавате брошури за вашите презентации. Можете да персонализирате външния вид и оформлението на материала, да включите бележки и след това да го отпечатате или експортирате, за да го споделите с аудиторията си по време на презентацията.

Какво представляват брошурите в PowerPoint?

Материалите са по същество съкратена версия на вашата презентация на PowerPoint. Те включват слайдовете във вашата презентация и всички допълнителни бележки, които сте пропуснали в слайдовете.

Потребителите на PowerPoint често пренебрегват функцията за раздаване. Тъй като тези брошури обикновено са в печатен формат, а не в цифров вид, потенциалът им често остава незабелязан. Въпреки това, раздавателните материали всъщност могат да превърнат вашата презентация от скучен монолог в интерактивно преживяване. Ето някои предимства от използването на материали за раздаване във вашите презентации:

• Осигурете по-цялостен поглед върху представената тема.
• Служете като полезна справка за публиката, към която да се върне след презентацията.
• Дръжте аудиторията си ангажирана, като предложите осезаем документ.
• Насърчете публиката да обърне внимание и да остане фокусирана.
• Позволете на аудиторията си да записва важна информация и идеи, докато ги представяте.

За щастие, PowerPoint разпознава полезността на листовките и прави работата с тях лесна. Можете да персонализирате раздавателните материали на PowerPoint в изгледа Master Handout. Раздаващите материали на PowerPoint могат да включват 1, 2, 3, 4, 6 или 9 слайда на страница и дори можете да ги експортирате в Word.

Ако сте настроени да успеете с презентацията, можете използвайте PowerPoint Speaker Coach, за да подобрите презентационните си умения.

Как да създавате и форматирате раздавателни материали в PowerPoint

Можете да създавате и форматирате вашите раздавателни материали на PowerPoint, като използвате изгледа Master на раздаване. Този изглед е подобен на Slide Master в PowerPoint и ви позволява да форматирате фиксираните елементи на вашите брошури.

1. Отворете вашата PowerPoint презентация и отидете на Преглед раздел.
2. В Основни изгледи раздел, щракнете Майстор на раздаването.
3. Кликнете Слайдове на страница и изберете колко слайда искате да показвате на всяка страница.
4. Проверете дали искате да показвате горния, долния колонтитул, датата или номерата на страниците в Заместители раздел.
5. Променете външния вид по ваш вкус.
6. След като сте доволни от всичко, щракнете Затворете основния изглед за да се върнете към вашите слайдове.

Ако сте активирали горния и долния колонтитул за вашето раздаване, можете да щракнете двукратно върху тях в изгледа Master на раздаване, за да въведете текст в тях.

Можете също така да добавяте изображения към вашето раздаване, като ги пуснете в PowerPoint. Имайте предвид, че текстът и изображенията са фиксирани компоненти и ще се показват на всяка страница от материала.

Как да отпечатате брошури в PowerPoint

Можете да отпечатате брошури за вашата презентация в PowerPoint от менюто Печат. Тук също ще имате възможност да промените оформлението на брошурата.

1. Отидете на Файл раздел в PowerPoint.
2. Изберете Печат.
3. Под Настройки, щракнете Слайдове на цяла страница.
4. Изберете желаното от вас оформление под Раздавателни материали в падащото меню.
5. Проверете останалите настройки за печат и след това щракнете Печат.

Отпечатаното раздаване ще съдържа изображения на слайдове с форматирането, което сте задали в изгледа Master на раздаване, но няма да включва бележки. Ако желаете да включите вашите бележки в материала, помислете дали да не го експортирате в Word.

Как да експортирате PowerPoint брошури в Word

Друга изящна опция е да експортирате вашите брошури в Word, вместо директно да ги отпечатате от PowerPoint. Тази функция ви позволява да включвате бележки във вашето раздаване и свързва слайдовете на PowerPoint в документа на Word.

За да експортирате брошури в PowerPoint, изпълнете следните стъпки:

1. Кликнете върху Файл раздел и изберете Експортиране от менюто.
2. Избирам Създайте брошури от опциите.
3. Изберете оформлението, което искате да използвате за вашите листовки.
4. Кликнете Добре.

Сега PowerPoint ще започне да експортира вашата презентация в Word. Процесът може да отнеме известно време в зависимост от размера на вашата презентация. След като документът бъде експортиран, Word автоматично ще го отвори и покаже. След това можете да направите необходимите редакции, да го запишете като PDF или да го отпечатате.

Подобрете презентацията си с материали за раздаване

Използването на раздавателни материали във връзка с презентации на PowerPoint може значително да подобри ефективността и въздействието на вашата презентация. Те осигуряват осезаемо представяне на представената информация и могат да помогнат на аудиторията да остане ангажирана и фокусирана по време на презентацията.

Можете лесно да персонализирате листовките в PowerPoint, за да отговарят на вашите нужди. Оттам можете или да отпечатате брошурите от PowerPoint, или да ги експортирате в Word за повече гъвкавост и редактиране. Следващият път, когато подготвяте презентация на PowerPoint, помислете дали да не включите раздаване – публиката ви ще ви благодари за това.