10 интелигентни съвета и функции за ефективни разговори с мащабиране

Ключови изводи

• Планирайте повтарящи се срещи с една връзка, за да спестите време и да позволите на присъстващите да планират предварително.
• Започнете срещи с участници без звук, за да премахнете разсейването и да активирате ефективна комуникация.
• Деактивирайте автоматичните софтуерни актуализации, за да избегнете закъснения по време на разговори и да осигурите актуално изживяване на приложението.

Тъй като виртуалното работно място все повече се превръща в норма, все повече хора разчитат на Zoom за онлайн разговори. Zoom разговорите се превърнаха в де факто стандарт за отдалечени срещи и сътрудничество.

От създаването си Zoom последователно въвежда нови функции, които потребители като нас могат да използват, за да направят срещите ни по-ефективни. И все пак, въпреки нарастването на популярността му, не много от нас знаят как да използват приложението по най-добрия начин.

В тази статия нека разгледаме някои съвети и трикове, за да направите обажданията си в Zoom по-ефективни.

Ако имате срещи, които се провеждат на редовни интервали от време (ежедневно, седмично, месечно и т.н.), настройването на повтарящи се срещи е идеалният начин да отидете. С повтарящите се срещи на Zoom можете да използвате един и същ идентификатор на среща и настройки за всяко събитие.

Планирането на повтарящи се срещи може да ви помогне да резервирате няколко срещи предварително, като по този начин намалявате губенето на време за създаване на нови всеки път. Освен това позволява на присъстващите да планират събитията си много предварително, тъй като могат да видят всичките си предстоящи срещи, когато свързват техния календар със Zoom.

Можете да планирате повтарящи се срещи, като щракнете Насрочете събитие на клиента Zoom.

2. Kickstart срещи с участници с без звук

Разсейващите разговори и фоновите шумове могат лесно да попречат на иначе продуктивния ви разговор. Като домакин на среща можете да изберете всички, които се присъединят към разговора, да започнат без звук. Това гарантира тихо пространство, където участниците могат да изберат само да включат звука си, когато искат да говорят.

Можете или да изберете да помолите всички участници да се включат, когато е необходимо, или да настроите процес на предварително одобрение за включване на звука на отделни участници.

Можете да активирате това, като отидете на Настройки > Вижте още настройки > Насрочване на среща, след което активиране Заглушаване на всички участници, когато се присъединят към среща.

3. Деактивирайте автоматичните актуализации на софтуера

Zoom често надгражда софтуера си, за да коригира грешки и да добави нови възможности, което е страхотно! Но чакането актуализациите да се изпълнят, когато трябва да се включите в разговор, може да бъде изключително досадно. За да избегнете този проблем, можете просто да деактивирате автоматичните актуализации.

След като вашата среща приключи, можете да проверите и инсталирате всички налични актуализации. Това намалява закъсненията на повикванията, като същевременно гарантира, че получавате най-актуалното приложение.

За да деактивирате автоматичните софтуерни актуализации, отидете на Настройки > Общ и премахнете отметката от квадратчето за Автоматично поддържайте актуален клиент за настолен компютър Zoom.

4. Контролирайте пространството си с чакални

С функцията Waiting Room на Zoom домакинът може да определи кога гост се присъединява към разговора. Имате възможност да допускате участници един по един или да допускате всички наведнъж от чакалнята.

Ако сте настроили чакалня за вашата среща, участниците ще видят екран по подразбиране, когато се присъединят към разговора. Zoom също ви позволява да персонализирате този екран. Можете да добавите логото на вашата компания, малко текст и уводно видео, което участниците могат да гледат, преди да се присъединят.

За да активирате чакалните, отидете на Настройки > Вижте още настройки > Сигурности активирайте бутона за превключване за Чакалня.

5. Използвайте потенциала на стаите за разбивка

Функцията за стаи за разбивка на Zoom е силно препоръчителна за срещи, които може да изискват участието и сътрудничеството на множество по-малки групи.

Това може да бъде идеално за мозъчна атака или групови проекти. Среща в Zoom може да бъде разделена на до 50 стаи за разбивка. Домакинът може да избере автоматично или ръчно да назначи присъстващите в стаите за разбивка.

За да активирате стаи с разбивки, отидете на Настройки > Вижте още настройки > В среща (разширено)и активирайте бутона за превключване за Стая за разбивка - стаи.

6. Премахнете фоновия шум

Онлайн срещите са силно податливи на смущения от фонов шум. Шум от трафик навън, плач на деца в друга стая или сигнали от домакински уреди могат лесно да намалят ефективността на вашето обаждане.

Използването на функцията за шумопотискане в Zoom може да помогне за подобрете качеството на звука си в Zoom чрез намаляване на фоновия шум. Функцията за шумопотискане на Zoom предлага различни нива на шумопотискане, които можете да изберете въз основа на вашата употреба.

За да използвате вграденото шумопотискане на Zoom, отидете на Настройки > аудио > Потискане на фоновия шуми изберете оптималния бутон за избор за вашата настройка (Автоматично, Ниско, Средно, Високо).

7. Вземете надписи на една ръка разстояние

Транскрипцията на срещите става все по-важна на работните места, които се стремят да бъдат достъпни и приобщаващи. Преписите също са отлични за създаване на бележки, доклади и други писмени материали след среща.

Инструменти за транскрипция като Видра или вградената функция за транскрипция в Крисп, използвайте AI за транскрибиране в реално време, като по този начин улеснявате проследяването на срещите от всички присъстващи. Асистентът за срещи на Otter може също да генерира съдържание въз основа на данните от срещите и да отговаря на запитвания в чата.

За да активирате стаи с разбивки, отидете на Настройки > Вижте още настройки > В среща (разширено)и активирайте бутона за превключване за Автоматизирани надписи.

8. Подобрете достъпността с маркиране с мишката

Ако правите презентация или демонстрация и искате да споделите екрана си, уверете се, че опцията за прожектор на мишката е включена. Публиката ще може по-добре да се концентрира върху съдържанието на екрана и да следва вашите инструкции, докато като използвате режима на фокусиране в Zoom.

Когато функцията за прожектор на мишката е включена, цветен кръг или прожектор ще подчертае визуално позицията и движенията на вашия курсор. Можете също да използвате функцията „Vanishing Pen“, за да маркирате и правите бележки върху бялата дъска или споделения екран, без да се притеснявате за изтриване или отмяна на вашите драсканици.

Докато споделяте екрана си по време на среща, функцията за прожектори е достъпна само в лентата с инструменти „Анотиране“, след като започнете да споделяте екрана си.

9. Подобрете изживяването на срещата с поглъщащ изглед

Потапящият изглед може да помогне направете изживяването си в Zoom по-забавно. Тази функция предоставя няколко виртуални фона, като например аудитория, класна стая и кафене, където могат да бъдат показани всички присъстващи.

Ако участник използва десктоп клиент, мобилно приложение или Zoom Room, които не поддържат поглъщащ изглед, той ще види другите участници в изгледа на галерията по подразбиране или изгледа на високоговорителя.

Функцията Immersive View е достъпна, когато щракнете върху Преглед в горния десен ъгъл на екрана на срещата.

10. Главни срещи с клавишни комбинации

Можете да извлечете много повече от Zoom, ако отделите време да научите и използвате различните налични клавишни комбинации. Те ви позволяват бързо да правите неща като заглушаване или включване на звука, преминаване на цял екран, споделяне на екрана ви и много други.

Ето някои удобни преки пътища, които да изпробвате:

• Alt + V за стартиране/спиране на вашето видео
• Alt + A за да изключите/включите звука на себе си
• Alt + F за влизане/излизане от режим на цял екран
• Alt + Shift + I за да копирате връзката за покана за среща

За да видите всички клавишни комбинации, налични в Zoom, отидете на Настройки > Комбинация от клавиши.

Увеличете своя път през онлайн разговорите

С такива удивителни функции, Zoom е идеалният инструмент за поддържане на връзки в отдалечена работна или учебна среда. Това е чудесен начин да поддържате връзка с хора в тази епоха на дистанционна работа и социална изолация, независимо дали имате среща с колеги, разговаряте с роднини или организирате виртуален рожден ден партия.

Разгледайте съветите и функциите, споменати по-горе, за по-ефективни разговори в Zoom, които ще впечатлят вашите колеги и приятели.