Искате да изведете малкия си бизнес на следващото ниво? Научете основните функции на Excel, които ще ви помогнат да спестите време и пари.

Excel е мощен инструмент за управление на вашите финанси като собственик на малък бизнес. Неговият арсенал от инструменти за манипулиране на данни може да ви спести време и усилия за следене на вашите разходи, приходи и други финансови данни.

Функциите са гръбнакът на Excel и източникът на неговите суперсили. Ако не сте запознати с Excel, ето някои основни функции, които трябва да научите, за да управлявате ефективно финансите си.

1. SUM

SUM е може би най-често използваната функция в Excel и е още по-полезна във финансите. Тя ви позволява да съберете диапазон от клетки и да получите общата сума.

=SUM(values)

Можете да подадете стойностите директно към функцията SUM или да ги наричате клетки и диапазони.

Например, можете да използвате функцията SUM, за да съберете общите продажби на всеки артикул за определен период.

=SUM(D2:D8)

В този пример, D2:D8 е диапазонът от клетки, съдържащ стойността на продажбите, която искате да добавите. Функцията SUM взема всички стойности в този диапазон и изчислява общите продажби на всички артикули.

instagram viewer

2. СРЕДНО АРИТМЕТИЧНО

Функцията AVERAGE е друга полезна функция при работа с числа. AVERAGE изчислява средната стойност на диапазон от клетки.

=AVERAGE(range)

Например, можете да използвате функцията AVERAGE, за да изчислите средната цена за различни артикули.

=AVERAGE(B2:B8)

В тази формула, B2:B8 е диапазонът от клетки, съдържащи цените на артикулите, за които искате да изчислите средната стойност. Функцията AVERAGE ще изчисли средната стойност на всички числа в този диапазон и ще изведе средната цена на артикула.

3. БРОЯ

Функцията COUNT брои броя на клетките, които съдържат числова стойност.

=COUNT(range)

Можете да използвате тази функция, за да получите броя на артикулите, които са имали продажби. Ако броят на продажбите на артикула е празен или не е цифров, тогава COUNT няма да го отчете.

=COUNT(C2:C8)

В този пример COUNT преглежда продажбите в C2:C8 и връща броя на артикулите с продажби. Продукт A и продукт D нямат продажби, така че COUNT ще ги пропусне.

Нулата също е число и COUNT ще я включи в своя изход. В резултат на това тази настройка работи само ако не въведете нула за артикули без разпродажби и вместо това ги оставите празни. Можеш използвайте COUNTIF и COUNTIFS, за да посочите персонализирани условия за клетките, които искате да преброите.

4. COUNTIF

COUNTIF е по-разширена версия на COUNT. Когато COUNT брои само клетки с цифрови стойности в тях, COUNTIF брои клетки, които отговарят на конкретно условие.

=COUNTIF(range, criteria)

В този синтаксис, диапазон е диапазонът, в който искате COUNTIF да търси стойности, които отговарят на критерии.

Можете да използвате COUNTIF, за да преброите броя на артикулите, които са продадени повече от определена сума.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

В този пример COUNTIF преглежда продажбите в D2:D8 и връща броя на артикулите, които са продадени на или повече от $600.

5. АКО

Функцията IF тества условие и връща стойност въз основа на резултата от теста. Можете да зададете персонализирани изходи и за двата резултата от теста.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

В синтаксиса, логически_израз е състоянието, което искате да тествате. IF ще се върне изход_ако_истина или изход_ако_лъжа, в зависимост от резултатите от теста. Можеш вмъкнете множество IF функции една в друга за определяне на различни условия.

Например, можете да използвате функцията IF, за да проверите дали определен артикул е достигнал целта си за продажби и да върнете съобщение въз основа на резултата.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

В тази формула, D2 е клетката с общите продажби на артикул и E2 е клетката с целта за продажби на този артикул. Ако стойността в D2 е по-голяма или равна на E2, функцията IF ще се върне Цел Мет. Ако стойността в D2 е по-малка от E2, функцията IF ще се върне Неуспешна цел.

Можете да плъзнете манипулатора за автоматично попълване върху останалите клетки, за да ги попълните. За допълнително подчертаване можете да използвате условно форматиране в Excel за показване на резултатите от IF в различни стилове.

6. VLOOKUP

The Функция VLOOKUP може да намери стойност в таблица и да върне съответната стойност в същия ред.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

В синтаксиса, търсена_стойност е това, което искате да търсите, масив_таблица е мястото, където искате да търсите и номер_индекс_колона е номерът на колоната на table_array, който съдържа върнатата стойност. търсене_обхват е незадължителен аргумент, който ви позволява да решите дали да търсите приблизителни резултати. Въвеждане ВЯРНО позволява приблизителни съвпадения и въвеждане НЕВЯРНО позволява само точни съвпадения.

Например, ако имате таблица, съдържаща имена на продукти и цени и искате да покажете цената на определен продукт на друго място, можете да използвате функцията VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

В този пример продукт А в клетка A2 е стойността, която искате да намерите в референтната таблица, L2:N8 е диапазонът от клетки, който съдържа таблицата, 2 е номерът на колоната, която съдържа цените на продукта, и НЕВЯРНО казва на VLOOKUP да върне точно съвпадение.

7. СЪЕДИНЯВАНЕ

Функцията CONCATENATE обединява множество стойности или клетки и ги показва в една клетка.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Синтаксисът за CONCATENATE е ясен. Извиквате функцията и въвеждате стойностите, които искате да обедините, разделени със запетая.

Можете да използвате тази функция, за да комбинирате и обобщавате данни от множество клетки. Например, да приемем, че имате електронна таблица с финансови данни за вашия бизнес. Можете да създадете обобщение за всеки артикул, включително неговия етикет, целева продажба и действителна продажба.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Не се тревожете от дължината на тази формула. Всички аргументи са еднотипни и представляват части от пълно изречение. В тази формула CONCATENATE грабва името на елемента от A2, категорията от F2, броят на продадените единици от C2, а общите продажби от D2. Текстовите низове свързват стойностите заедно, за да образуват изречение.

Когато работите с дълги формули като тази, е важно да обърнете внимание на запетаите и кавичките. Поставете текстовите низове в кавички и проверете отново дали затваряте всяка кавичка и поставяте запетая между аргументите. Можете да добавяте интервали или символи като знака за долар към текстовия низ преди или след стойността.

Развийте бизнеса си с Excel

Управлението и манипулирането на финансови данни е от съществено значение за всеки бизнес; твоята не е изключение. Excel е мощност за тази цел. С подходящо познаване на функциите и възможностите на Excel можете да превърнете Excel от плашещ противник в приятелски настроен бизнес спътник.

Като овладеете основните функции на Excel, посочени тук, ще бъдете на път да управлявате ефективно финансите на вашия малък бизнес. Последователната практика с Excel може да ви помогне да станете експерт в използването на тази програма и да развиете бизнеса си отвъд настоящите му граници.