Как да напишем имейл за съболезнования на работа (с шаблони)

Когато колега преживее загуба, вашата обмислена подкрепа може да бъде чувство на голяма утеха за него. Но изразяването на вашите съболезнования по имейл може да бъде доста трудно. Вместо да ги утешите, в крайна сметка може да причините на колегата си още повече страдание, като случайно кажете нещо грешно.

Ето защо трябва да знаете как да напишете професионален съболезнователен имейл на работа. Прочетете, за да научите какво трябва и какво не трябва да правите при предлагането на утеха по имейл. Също така сме включили различни шаблони за имейли за съболезнования, които можете да използвате, за да изразите съчувствието си.

Неща, които трябва да направите, когато пишете съболезнователен имейл

Ето някои неща, които трябва да направите, когато пишете съболезнователен имейл:

Подходяща тема

Започнете имейла с подходяща тема. Можете да използвате фрази като „Съжалявам за загубата ви“, „Моите съболезнования“, „Моите съчувствия“ или „Съжалявам за загубата ви“.

Целта е да напишете нещо стегнато и по същество, така че вашият колега веднага да разбере целта на имейла. След това те могат да решат дали искат да го отворят или не.

Преминете направо към въпроса

Когато става въпрос за професионални настройки, има такива често срещани грешки, които трябва да избягвате в началните редове на вашия имейл. Така че никога не се отклонявайте и не говорете за несвързани неща, особено когато пишете професионални съболезнователни имейли.

Трябва да разберете, че вашият колега скърби, така че не трябва да му губите времето с ненужно дълги имейли. Преминете направо към въпроса, като кажете нещо като: „Чух за загубата ви и изказвам най-дълбоките си съболезнования.“, или просто „Много съжалявам за загубата ви“.

Направете го персонализиран

Ако знаете каква връзка е имал вашият колега с починалия, помислете дали да не включите тази информация, за да направите имейла да звучи по-персонализирано. Пример би бил: „Наистина съжалявам, че брат ви почина.“

Ако познавате лично лицето, което е починало, помислете дали да не включите споделен спомен за него в съболезнователния имейл. Това не само ще почете паметта им, но и ще покаже вашата подкрепа за опечалените.

Предложете подкрепата си

В последния раздел на вашия съболезнователен имейл не забравяйте да предложите подкрепата си на вашия колега. Кажете им, че винаги ще бъдете до тях и те ще имат пълната ви подкрепа в този труден момент. По този начин вашият колега няма да се чувства сам в процеса на скръб.

По-важното е да сте готови да предложите подкрепата си, ако колегата ви я поиска, независимо дали е под формата на бързо обаждане или лично посещение. Но дори и да нямат нужда от помощ в момента, вашият колега определено ще оцени жеста.

След това можете да прекратите имейла, като използвате професионален подпис, тъй като той е един от топ имейл етикет да го направя. Това не само ви кара да изглеждате по-професионално, но също така помага на получателя да се свърже с вас, ако е необходимо.

Неща, които трябва да избягвате, когато пишете съболезнователен имейл

Ето няколко неща, които трябва да избягвате на всяка цена, когато пишете съболезнователен имейл в професионална обстановка:

Небрежен поздрав

Когато става въпрос за професионални имейли, основното правило е да се избягват случайните поздрави. Това е особено важно, когато става въпрос за имейли, предлагащи съболезнования.

Има различни професионални поздрави, които можете да използвате вместо това, като „Поздрави“, „Уважаеми г-н/г-жо“ или просто „г-н/г-жо“ преди името на вашия колега. Можете да използвате „Здравей“, ако опечаленият е близък приятел от работата. Но всичко по-небрежно може да се стори грубо.

Приемане на религиозни вярвания

Да приемете религиозните вярвания на вашия колега и да включите религиозни съболезнования във вашия имейл въз основа на тези предположения никога не е добра идея. Вашият колега може да намери това за неуместно или откровено неуважително.

Но ако сте близо до опечалените и искрено вярвате, че ще ги утеши, ако споменете позната религиозна поговорка, можете да го направите. Но се уверете, че е кратко и думите са правилно оформени.

Давате непоискани съвети и сравнявате тяхната загуба с вашата собствена

Много хора правят грешката да предоставят непоискани съвети, когато изказват съболезнования. Трябва да разберете, че при нужда човек сам ще поиска съвет. Така че, избягвайте да казвате неща като: „Опитайте се да останете заети, за да не мислите за тази трагедия“.

Освен това никой не иска неговата скръб да бъде обезсилена или сравнена с тази на някой друг. Така че избягвайте да създавате паралели между загубата на вашите колеги и вашата собствена.

Шаблони за имейли за съболезнования

Ето няколко шаблона за имейли за съболезнования, които можете да използвате, за да ви помогне да покажете подкрепата си на колега. Можете също да създадете:

Шаблон 1:

Тема: Моите съболезнования

Здравейте [име на колега],

Дълбоко се натъжавам да чуя за вашата загуба. Искам да изкажа най-дълбоките си съболезнования. [Името на починалия] беше невероятен човек и си спомням за тях с нежност от времето, когато се срещнахме [посочете кога сте срещнали починалия].

Искам да знаеш, че съм тук за теб, ако имаш нужда от нещо.

Искрено Ваш,

[Твоето име]

Прочетете още

Шаблон 2:

Тема: Аз съжалявам за твоята загуба.

Здравейте [име на колега],

Чух за скорошната загуба в семейството ви. Моля, приемете моите най-дълбоки съчувствия. Надявам се да намерите утеха в хубавите спомени, които споделихте с тях. [Вмъкнете споделения хубав спомен] все още е един от най-приятните ми спомени с тях, които дълбоко ценя.

Ако имате нужда от нещо или искате някой, с когото да говорите, моля, знайте, че съм само на едно обаждане разстояние.

На Ваше разположение,

[Твоето име]

Прочетете още

Шаблон 3:

Тема: Моите съчувствия.

Уважаеми [име на колега],

Дълбоко съжалявам да науча, че [име на починалия] е починал. Надявам се, че имате цялата необходима подкрепа, за да преминете през този труден момент. Моля, свържете се, ако изобщо имате нужда от нещо.

Искрено Ваш,

[Твоето име]

Прочетете още

Професионалните съболезнователни имейли могат да укрепят работните взаимоотношения

Това са нещата, които трябва и не трябва да правите при писането на професионален съболезнователен имейл, заедно с някои шаблони, които да ви помогнат. Започнете имейла си с кратка тема и използвайте професионален поздрав.

Не забравяйте да поддържате имейла кратък, да изразите съболезнованията си и да покажете своята подкрепа. Също така, не забравяйте да прочетете повторно имейла си, преди да натиснете „изпрати“, за да сте сигурни, че случайно няма да кажете нещо, което влошава нещата.