Прекарвате ли твърде много време в писане на имейли? Научете как да използвате имейл шаблони, за да спестите време и да увеличите продуктивността си.
Комуникацията по имейл играе жизненоважна роля в днешната дигитална работна среда, но може да бъде предизвикателство, ако откриете, че изпращате множество имейли всеки ден и прекарвате много време в писането им.
Независимо дали трябва да се представите, да зададете отговор „Извън офиса“, да поискате обратна връзка, да поканите някого на събитие, да изразите благодарност или да продължите разговор, тези шаблони ще ви помогнат. С тези готови за използване ресурси можете да рационализирате комуникацията по имейл и да се съсредоточите върху това, което наистина има значение.
1. Професионални въведения
Създаването на солидно първо впечатление и представянето на вашето предложение за стойност са от решаващо значение, когато се стремите да създадете мрежа или да се свържете с потенциални клиенти. Това е особено важно, ако работите от чисто отдалечена настройка с ограничени/без взаимодействия лице в лице. Впечатлението, което оставяте у потенциалните си клиенти или заинтересовани страни, ще бъде трайно.
В този имейл шаблон за професионално представяне включете вашето име, роля, причина за контакт и ясен призив за действие. Не забравяйте, че установяването на връзка и демонстрирането на истински интерес е жизненоважно.
Ето един пример:
Предмет: Здравейте от [Вашето име] във [Вашата компания]
Здравей [Име],
Надявам се, че този имейл те намира добре. Аз съм [Вашето име], [Вашата роля] във [Вашата компания]. Попаднах на вашия профил в [Платформа] и бях впечатлен от работата ви в [индустрия/област].
Пиша ви, защото смятам, че може да се интересувате от нашия [Продукт/Услуга], който помага [Изявление за ползи]. Бих искал да поговорим повече за това как можем да ви помогнем да постигнете целите си.
Бихте ли били на разположение за 15-минутен разговор следващата седмица? Ако е така, моля, уведомете ме кои дни и часове са най-добри за вас.
Очаквам с нетърпение да чуя от вас скоро.
Най-добри,
[Вашето име и подпис]
Прочетете още
2. Автоматичен отговор извън офиса
Когато си далеч от работа, дали за почивка, командировка или друга причина, важно е да имате ефективен автоматичен отговор извън офиса, който задава ясни очаквания и предоставя алтернативни контакти.
Този шаблон гарантира, че информирате хората за вашето отсъствие:
Предмет: Извън офиса до [дата]
Здрасти,
Благодаря за имейла ви. В момента съм извън офиса до [дата] и ще имам ограничен достъп до моя имейл.
Ако вашето съобщение е спешно или свързано с [работа], моля, свържете се с [име] на [имейл/телефонен номер]. В противен случай ще се свържа с вас възможно най-скоро, когато се върна.
Благодарим ви за разбирането и търпението.
Най-добри,
[Вашето име и подпис]
Прочетете още
3. Заявка за обратна връзка или преглед
Когато искате да получите малко обратна връзка за среща или преглед от вашите заинтересовани страни за вашия продукт, услуга или работа, имате нужда от имейл, който показва вашата оценка и ги насърчава да споделят мислите си.
Ето един шаблон, който можете да използвате:
Предмет: Бих/Ще се радваме да чуем вашите отзиви!
Здравей [Име],
Благодарим ви, че избрахте [компания] за вашите нужди от [продукт/услуга]. Надяваме се, че сте доволни от резултатите и опита.
Ние ценим вашето мнение и ще бъдем благодарни, ако можете да отделите няколко минути, за да споделите отзивите си с нас. Вашата обратна връзка ни помага да подобрим нашите продукти/услуги и да предоставим по-добро обслужване на нашите клиенти/клиенти.
Моля, щракнете върху тази връзка, за да попълните кратко проучване: [линк]. Няма да ви отнеме повече от 5 минути от времето.
В знак на нашата признателност ще ви изпратим [награда], след като попълните анкетата.
Благодаря ви за отделеното време и подкрепа.
Най-добри,
[Вашето име и подпис]
Прочетете още
4. Покана за събитие
Когато искате да поканите някого на събитие, независимо дали е уебинар, семинар, парти или нещо друго, имате нужда от имейл, който показва ползите от присъствието и предоставя всичко необходимо подробности. Последното нещо, което искате, е вашата покана да изглежда така покана за спам в Google Календар на вашите получатели. Ето пример, който можете да използвате:
Предмет: Поканени сте на [име на събитието]!
Здравей [Име],
Радваме се да ви поканим на нашето предстоящо събитие: [име на събитието].
Това е чудесна възможност за вас [ползите от присъствието]. Ще научите за [обхванатите теми], ще общувате с [други участници] и ще се забавлявате по пътя.
Събитието ще се проведе на [дата] в [час] чрез [платформа/връзка]. Ще продължи около [продължителност].
За да си осигурите място, моля, регистрирайте се тук до [краен срок]. Местата са ограничени, така че не пропускайте тази възможност!
Нямаме търпение да те видим там.
Най-добри,
[Вашето име и подпис]
Прочетете още
5. Благодарствена бележка
Този шаблон е удобен, когато искате да благодарите на някого, че се е срещнал с вас, интервюирал ви е или ви е помогнал. Помага ви да покажете своята благодарност и професионализъм. Ето как става:
Предмет: Благодаря ви за [причина]
Здравей [Име],
Просто исках да ви благодаря за [причина]. Наистина оценявам вашето [време/усилие/съвет/подкрепа].
Беше страхотно да [се срещна/разговарям/работя] с вас и да науча повече за [нещо подходящо]. Очаквам с нетърпение [следващите стъпки/последващи действия/действие].
Моля, уведомете ме, ако имате въпроси или имате нужда от нещо от мен.
Благодаря отново за всичко.
Най-добри,
[Вашето име и подпис]
Прочетете още
6. Последващ имейл
Когато искате да напомните на някого за нещо, като краен срок, молба или възможност, трябва да пишете завладяващ последващ имейл което показва вашия интерес и спешност.
Ето стандартен шаблон, който можете да използвате, но не забравяйте да го промените според вашата ситуация, за да го направите по-приложим:
Предмет: Проследяване на [тема]
Здравей [Име],
Надявам се, че този имейл те намира добре.
Пиша, за да проследя [тема]. Не съм получавал обратна връзка от [дата/последна комуникация] и исках да се свържа с вас и да видя дали имате някакви актуализации. [Ако е приложимо, преформулирайте своята заявка/оферта/предложение за стойност]
Моля, уведомете ме дали все още се интересувате и какъв е графикът ви. Не искам да пропуснете тази [възможност/краен срок/шанс].
Очаквам с нетърпение да чуя от вас скоро.
Най-добри,
[Вашето име и подпис]
Прочетете още
Оптимизирайте комуникацията си с правилните имейли
Кажете сбогом на плашещите празни екрани и отнемащото време писане на имейл. Тези готови за използване шаблони изискват просто копиране, поставяне и персонализиране, за да отговарят на вашите нужди.
Предприемете действие днес и опитайте как тези шаблони могат да рационализират комуникацията ви и да ви помогнат да си върнете повече време през деня. Приятно изпращане на имейли и не забравяйте да добавите лично отношение, за да направите съобщенията си повече вие.
