6 инструмента за производителност на имейли, които ще ви спестят часове

Имейлът все още заема неразделно място на днешното работно място, въпреки разпространението на комуникационни инструменти с удобни функции. Като надежден инструмент за вътрешна комуникация, обхват на клиентите и онлайн идентификатор, използван за регистрация за различни услуги е жизненоважно да използвате най-добрите инструменти за производителност на имейл, за да увеличите това максимално технология.

Защо това е важно? Като увеличите производителността на имейлите си, можете да рационализирате комуникационния си процес, да избегнете наплива от имейли, които претрупват входящата ви кутия, и да освободите повече време, за да се съсредоточите върху други задачи. По-долу ще разгледаме най-добрите инструменти за повишаване на производителността на вашата електронна поща.

1. ChatGPT за писане на имейли

ChatGPT е базиран на AI чатбот, който може да симулира човешки разговори и да генерира отговори, които звучат естествено. Един от невероятните начини, по които можете да използвате ChatGPT, за да подобрите работния си ден, е като го използвате като помощник при писане или, по-конкретно, за чернови на имейли.

Всичко, което трябва да направите, за използвайте ChatGPT за писане на трудни имейли на работа е отидете на Уебсайт на OpenAI и създайте акаунт, ако нямате такъв. След това предоставете контекст за това, което искате да напишете в имейла си.

Например вашата роля, до кого се изпраща имейлът и какво искате да постигнете с разговора. След това подканете ChatGPT да напише чернова на имейла вместо вас. Можете да използвате тази чернова такава, каквато е, или да направите промени, ако е необходимо.

Като алтернатива можете да използвате Bing Chat на Microsoft, вграден разговорен чатбот, захранван от системата за естествен език GPT на OpenAI, същата технология, която захранва ChatGPT.

Едно от предимствата на използването на Bing Chat е, че е вградено в браузъра Microsoft Edge. Всичко, което трябва да направите е регистрирайте се за базираното на AI търсене в Bing в Edge и използвайте неговия Съставете функция в страничната лента, за да напишете своя имейл.

2. GrammarlyGO за редактиране и съставяне на имейли

След като съставите имейла си, следващата ви стъпка трябва да бъде да го редактирате за правописни и други грешки. GrammarlyGo е следващият имейл инструмент за производителност, който си заслужава да бъде разгледан. Така, какво е GrammarlyGO? Това е инструмент за редактиране с генеративни AI възможности, който може да ви помогне да подобрите работния процес и производителността на писането.

Можете да използвате GrammarlyGO, за да проверявате за пунктуационни и правописни грешки, да коригирате граматически грешки и да подобрите писането си. Освен това можете да използвате генеративните възможности на AI на Grammarly, за да съставяте или пренаписвате вашите имейли.

Всичко, което трябва да направите, е да се регистрирате за безплатен акаунт в Grammarly, който ще ви даде достъп до основни предложения за писане и редактиране, както и до 100 подкани на месец. Освен това можете също да изтеглите разширението на Grammarly в браузъра си, за да редактирате и генерирате съдържание директно от браузъра си, без да се налага да напускате страницата.

3. Спайк за да опростите и подобрите работата си с имейл

Ако търсите иновативно решение, което надхвърля това, което предлагат конвенционалните имейл клиенти, Spike е иновативно решение, което може да подобри изживяването ви с имейл и производителност.

Нека започнем с някои от основните проблеми, често свързани с много имейл клиенти, като претрупана входяща кутия и ограничената възможност за автоматично сортиране на имейли.

С вградената функция за организация на Spike, Приоритетна входяща поща, можете лесно да сортирате вашите по-малко важни имейли, като промоционални имейли и известия от приложения за социални медии, в друга входяща кутия, наречена други докато запазва важните имейли в Приоритетна входяща поща.

След това подобните на чат нишки на Spike, подобни на тези, които се виждат в приложенията за съобщения, ви позволяват лесно да следвате разговорите с вашите контакти. Този разговорен подход опростява и подобрява вашето имейл изживяване, като ви позволява бързо да се движите през вашите имейли.

Освен това можете да използвате Spike, за да обедините всичките си имейл акаунти в един портал, за да следите имейлите от различни акаунти, без да превключвате между тях. Докато си Супер търсене функцията улеснява намирането на всичко, което търсите.

4. Zapier за автоматизиране на вашите имейл работни процеси

Интегрирането на най-често използваните инструменти във вашия стек за производителност може да ви помогне да спестите време и да подобрите производителността си, тъй като ви позволява да синхронизирате данни в различни приложения и платформи. Имайки предвид колко време прекарвате във входящата си имейл кутия, свързването на имейла ви с други приложения и услуги, които използвате редовно, има смисъл.

Можете да използвате инструмент за автоматизация на работния процес като Zapier, за да свържете имейла си с други популярни инструменти за продуктивност. Например, можете да използвате Имейл чрез интеграция на Zapier за да свържете имейла си със Slack и да изпратите всички входящи имейли до определен канал на Slack. Потребител ли сте на Google Календар? Можете да използвате Zapier за автоматично създаване на събития в Google Календар от входящи имейли.

Zapier също ви позволява да създавате персонализирани автоматизирани работни потоци, за да се справите с всякакви повтарящи се задачи, свързани с вашите имейли и други инструменти. Тези интеграции на Zapier могат значително да повишат производителността на вашата електронна поща.

5. SaneBox за да организирате входящата си кутия

Предизвикателство е да постигнете нещо, когато входящата ви кутия е претрупана и прекарвате по-голямата част от времето си в сортиране на имейли. SaneBox е интелигентно имейл решение, което ви помага автоматично да организирате входящата си кутия.

Можете да използвате SaneBox, за да почистите входящата си кутия, като сканирате имейлите си, за да намерите приложенията, уебсайтовете и бюлетините, за които сте се абонирали, и изберете тези, които искате да изхвърлите в кошчето.

След това SaneBox използва AI, за да сортира вашата имейл кутия, като идентифицира имейлите, които се нуждаят от незабавно внимание, като същевременно класифицира по-малко важните в @SaneLater папка. Освен това можете също да обучите SaneBox да организира имейли чрез ръчно изпращане на имейли до определени папки.

Например, можете да изпращате спам имейли до @SaneBlackHole или създайте отделна папка за имейли от членове на семейството. SaneBox ще запомни и автоматично ще добави всички входящи имейли в съответните папки.

6. Todoist за превръщане на имейлите в задачи

Един от най-добрите начини да подобрите производителността на имейлите си е да превърнете имейлите си в изпълними задачи, които можете да изпълнявате. Todoist е ефективно приложение за списък със задачи, което може да ви помогне да организирате задачите си и да свършите повече.

Можете да инсталирате Todoist за Gmail или Todoist за Outlook добавки за бързо превръщане на имейли директно от входящата ви кутия в задачи. След като го инсталирате, отворете всеки имейл, който искате да превърнете в задача на Todoist, щракнете върху Todoist икона, наименувайте проекта, задайте краен срок и ниво на приоритет и щракнете върху ДОБАВЯНЕ НА ЗАДАЧА.

Прекарвайте по-малко време в имейл кутията си и свършете повече

Като комуникационен инструмент вашият имейл трябва да ви даде информацията, от която се нуждаете, за да вземате решения и да предприемате действия. Ако прекарвате твърде много време във входящата си поща, това ще попречи на способността ви да завършите работата си ефективно.

И така, време е да предприемете проактивен подход, като използвате изброените по-горе инструменти за продуктивност на имейла. Това ще ви помогне да организирате входящата си поща и да намалите претоварването с имейли, да сте в крак с най-важните си имейли, да отговаряте по-бързо и да освободите време, за да се съсредоточите върху по-важни задачи.