Как да напиша имейл със заявка за професионална ваканция (с шаблони)

Получаването на одобрение за почивка е трудно. Но солиден имейл със заявка за ваканция може много да ви помогне да си осигурите така необходимата почивка. Имейлът с професионална заявка за ваканция изисква предварително да проучите политиката за ваканция на компанията.

Трябва също така да запишете цялата необходима информация, включително дати на отпуск, вашата стратегия и всички вторични начини на контакт. Ето подробно ръководство за писане на имейл с професионална заявка за ваканция, заедно с шаблони, които да ви помогнат да започнете.

Неща, които трябва да направите, преди да напишете имейл със заявка за ваканция

Ето някои неща, които трябва да направите, преди да напишете имейл със заявка за ваканция:

Проучете политиката за ваканции на компанията

Различните компании имат различни процедури и насоки, свързани със заявките за почивка. Спазването на тези стандарти е от съществено значение, ако искате молбата ви за ваканция да бъде одобрена. Така че трябва предварително да проучите политиката за ваканции на вашата компания.

Това ще ви каже колко рано трябва да подадете предизвестие, когато кандидатствате за ваканционни дни. Също така ще ви помогне да разберете броя на ваканционните дни, на които имате право въз основа на вашите обстоятелства.

Консултирайте се с вашите колеги

Много е важно да говорите с колегите си, преди да кандидатствате за почивка. Говорете в чата за тяхната наличност през дните, в които ще ви няма, за да предотвратите потенциални затруднения в работния процес.

Също така е добра идея да поговорите за политиката на компанията и отношението на ръководството към молбите за почивка. Кой знае, колега с предишен опит в изготвянето на молби за ваканция може да ви помогне да напишете печеливша жалба.

Споменете го небрежно предварително

Не е добра идея да заслепявате шефа си с имейл с молба за почивка. Така че помислете дали небрежно да им споменете плановете си предварително.

Това може да бъде просто или по-фино, в зависимост от стила на комуникация, който вашият шеф предпочита. Познаването на малки неща като тези за вашия началник е от съществено значение, ако искате да го направите подобрете отношенията си с шефа си.

Като небрежно споменавате плановете си да отидете на почивка, вашият шеф ще има време да коригира работния процес. Те също така ще могат да планират допълнителни смени, за да компенсират отсъствието ви, ако е необходимо.

Как да напишете имейл със заявка за професионална ваканция

Ето ръководство стъпка по стъпка за писане на професионален имейл с искане за почивка:

1. Започнете с правилния ред за тема

Изберете ясна и кратка тема на вашия имейл. Целта на реда за тема е да разберете намерението на вашия имейл, което в този случай е да поискате ваканция. Така че можете да отидете с нещо като „Заявка за ваканционни дни“ или „Заявка за ваканция“. По този начин вашият шеф ще знае с един поглед за какво е вашият имейл.

2. Преминете направо към въпроса

Трябва да преминете направо към въпроса, когато пишете първите няколко реда на имейла си със заявка за ваканция. Пишете по любезен начин и кажете на шефа си, че имате нужда от почивка.

Въпреки че не сте длъжни да разкривате причините зад искането за почивка, можете да ги запишете, ако имате близки отношения с шефа си. Но ако давате на шефа си кратко предизвестие, ще бъде добра идея да разкриете обстоятелствата си, независимо от това колко близки сте с началника си.

3. Не забравяйте датите

След това трябва да включите точните дати, на които ще отсъствате от работа. Ако сте споменали вашите ваканционни дати в темата, проверете отново дали съвпадат с датите в тялото на имейла. Ако вашата компания има политика за платен отпуск, не забравяйте да споменете колко часа ще отсъствате.

4. Детайлизирайте своята стратегия

В раздела за стратегия на вашия имейл ще кажете на шефа си как ще се работи с работата ви, докато ви няма. Трябва да кажете върху какви проекти работите в момента и какви отговорности включват тези проекти.

Добра идея е да изброите всички задачи, върху които работите по време на изготвянето на имейла. След това споменете кои задачи можете и кои не можете да изпълните преди поисканото от вас време.

Освен това им кажете какви задачи ще делегирате и какви ще бъдат крайните им срокове по време на вашето отсъствие. Тази информация трябва да включва името и данните за контакт на колегата или екипа, които ще се справят с вашите отговорности.

Изключване от работа преди ваканция е добра идея. Но ако искате вашата организация да може да се свързва с вас по време на отпуската ви, помислете дали да не включите раздел за предпочитания от вас начин на контакт.

Посочете времето, през което ще бъдете на разположение при този начин на връзка. Ако желаете, можете също да включите номер за спешни случаи, в случай че компанията трябва да се свърже в часовете, когато няма да сте на разположение в предпочитания от вас начин на връзка.

6. Изразете своята благодарност и откритост към всякакви въпроси

Обичайна учтивост е да завършите имейл, като кажете на шефа си, че сте отворени за всякакви въпроси. За да улесните това, можете да добавите предпочитания от вас служебен контакт, като служебния ви имейл. Можете дори да кажете на шефа си, че сте готови за разговор лице в лице, ако е необходимо.

Когато приключвате имейла със заявка за ваканция, не забравяйте да благодарите на шефа си, че ви е отделил от времето си. Просто „Благодаря“. ще е достатъчно.

Шаблони за имейли със заявки за ваканция

Ето няколко шаблона за имейли със заявка за ваканция, които да ви помогнат да започнете със собствената си жалба:

Шаблон 1:

Тема: [Вашето име] Заявка за ваканция

Уважаеми [Име на шефа],

Надяваме се, че този имейл ви намира добре.

Бих искал да поискам ваканция от [посочете дата] до [посочете дата]. Ще завърша всичките си проекти преди началната дата на заявения отпуск. Освен това [посочете името на колегата] се съгласи да поеме работата ми по време на отсъствието ми.

За спешен контакт по време на ваканцията ми можете да ми се обадите на мобилния ми телефон [посочете телефонен номер]. Ако имате някакви въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен, като използвате служебния ми имейл: [въведете имейл адрес].

Благодаря ви за отделеното време.

[Твоето име]

Прочетете още

Шаблон 2:

Тема: [Вашето име] Имейл с искане за ваканция

Уважаеми [Име на шефа],

Поздрави на деня!

Изпращам имейл, за да поискам ваканция от [посочете дата] до [посочете дата]. Имам нужда от тази почивка, защото [посочете причина]. Възложих чакащите си проекти и задачи на [посочете името на колегата], който се съгласи да поеме проектите ми по време на моето отсъствие.

Екипът ми също се съгласи да покрие работата ми през ваканционните ми дни. Няма да съм на разположение за контакт през това свободно време, но ако имате нужда от мен спешно, можете да ми се обадите на [посочете телефонен номер].

Ако имате допълнителни въпроси, можете да се свържете с мен на [посочете имейл адрес].

Благодаря ви за отделеното време.

[Твоето име]

Прочетете още

Шаблон 3:

Тема: [Вашето име] Заявка за почивка от [Дата] до [Дата]

Уважаеми [Име на шефа],

Надявам се да си добре.

Както обсъдихме по-рано, бих искал да поискам почивка от [посочете дата] до [посочете дата]. Ще завърша проектите, които ми предстои, след като се върна от почивка. Междувременно екипът ми се съгласи да поеме работата ми по време на отсъствието ми.

Ако имате въпроси относно молбата ми, моля, изпратете ми имейл на [вмъкнете имейл]. Ако трябва да се свържете с мен, докато ме няма, можете да ми се обадите на номера на мобилния ми телефон [посочете телефонен номер].

Очакваме вашия отговор през следващите няколко дни.

Благодаря ви за отделеното време.

[Твоето име]

Прочетете още

Искането на ваканция не трябва да е предизвикателство

За да сте сигурни, че молбата ви за ваканция е приета, не забравяйте да проучите политиката на вашата компания за свободното време. Когато пишете имейла, придържайте се към точката и опишете подробно как ще се работи с работата ви във ваше отсъствие.

Освен това кажете на шефа си как могат да се свържат с вас в случай на спешност. Също така е добра идея да информирате началниците си, преди да изпратите имейл със заявка за ваканция. Това ще ги предпази от заслепяване или случайно игнориране на имейла.