Как да използвате Microsoft Word за гласови транскрипции

Говоренето обикновено е по-бързо от писането за нашата продуктивност. Докато Диктувайте в Microsoft Word можете да създадете документ с вашия глас, можете също да използвате Транскрибиране за конвертиране на аудио файл в текст. Тази статия ще ви покаже как да използвате функцията за транскрибиране в Word и да извеждате документи като бележки от лекции, събрания и всичко останало, което е в записан звук.

Как да започнете да транскрибирате в Word

Бутонът Транскрибиране се намира под бутона Office Dictation на лентата в глас група (намерете микрофон икона). Засега можете да го видите само ако имате Word за уеб и Microsoft Word за Windows с абонамент за Microsoft 365. Екранните снимки по-долу са от работния плот на Word в Microsoft 365.

Стартирайте Microsoft Word на работния плот или уеб приложението Word в Microsoft Edge и Chrome. Можеш диктуват и преписват нов запис или качване на аудио файл от друг източник.

1. На лентата отидете на Начало > Диктувай.
2. Изберете падащата стрелка, за да разширите опциите под Диктувайте.
3. Изберете Транскрибиране.
4. Панелът за транскрибиране се отваря отдясно и предлага два метода за започване на процеса.

Качване на аудио

Както подсказват инструкциите, можете да качите аудио файл в поддържаните формати .wav, .mp4, .m4a и .mp3. Преобразуването на глас в текст се извършва в облака чрез вашия акаунт в OneDrive. Времето за качване в OneDrive може да отнеме известно време в зависимост от размера на файла на записа и скоростта на интернет. Затова винаги дръжте прозореца за транскрибиране отворен, докато преобразуването завърши.

1. Изберете Качване на аудио в панела за транскрибиране.
2. Отидете до местоположението на записания аудио файл и го изберете.
3. Файлът се транскрибира и текстът се показва в панела за транскрибиране с клеймо за време. Гласовите бележки са разделени от високоговорители в транскрипцията.
4. Изберете + икона за добавяне на фрагмента към документа отляво или молив икона, за да редактирате фрагмента, преди да го добавите към документа.
5. The Добавяне към документа предлага няколко опции за управление на транскрибирания текст. Например, можете да изберете да добавите само текста без клеймото за време и етикетите на високоговорителите.

Започнете запис

Можете също така да диктувате (или да записвате през микрофона на компютъра) и да оставите Word да го транскрибира директно. Процесът е същият във фонов режим, както беше споменато по-горе.

1. Изберете Започнете записа в панела за транскрибиране.
2. Изберете Запазете и транскрибирайте сега когато записът приключи. Можете също да докоснете иконата на микрофона, за да спрете и възобновите записа.
3. За разлика от Dictate, няма да видите незабавно преобразуването на глас в текст в документа, докато Word не завърши транскрипцията във фонов режим.
4. Изберете как да се показва транскрибираният текст в документа с опциите под Добавяне към документа бутон.

Имайте предвид, че след като транскрипцията е направена, вашите аудио и резултати от транскрипция не се съхраняват от Microsoft.

Разликата между транскрибиране и диктуване

Както всеки добър софтуер за транскрипция, Transcribe и Dictate на Microsoft Word работят ръка за ръка. Използвайте Dictate, когато трябва просто да конвертирате речта си в реално време в текст. Изберете Транскрибиране за предварително записано аудио, което се нуждае от преобразуване на текст. Има и други фини разлики – например транскрипцията на Word разделя различните говорители в конвертирания текст. Освен това, ако искате само преобразуване на реч в текст в реално време на вашия собствен глас, тогава изберете диктовка, тъй като е по-бърза от транскрипцията, която се случва в облака.

Съвети за използване на функцията за транскрипция на Microsoft Word

Има много начини, по които можете да подобрите качеството и работния си процес, ако започнете да използвате Word за транскрипция все повече и повече.

• Намерете тихо място за запис на сесията си за транскрипция.
• Запишете на устройство с най-качествен микрофон и след това качете в Word.
• Можете да транскрибирате аудио файлове, които се съхраняват на вашия компютър или в облака.
• Транскрибиране в Word поддържа общи формати като WAV, MP4, M4A и MP3.
• Можете да редактирате транскрипцията, тъй като записът и преобразуването не винаги са перфектни.
• Настройте шаблон на Word, ако често транскрибирате конкретен тип аудио (напр. бележки от срещи или интервюта).
• Използвайте разширени инструменти на Word като Microsoft Editor за да направите преписите без грешки.
• Настройте възпроизвеждането на плейъра, за да прескачате през по-дълги записи.
• Транскрибирайте на множество езици, тъй като Word поддържа над 80 региона.

Идеи за използване на функцията за транскрипция в ежедневната ви работа

Транскрипцията може да направи вашата производителност скок, когато трябва да работите както с глас, така и с текст. Това спестява време, като същевременно ви дава достатъчно възможности за редактиране и подобряване на точността на транскрипцията. Ето няколко идеи, които можете да изпробвате в ежедневната си работа.

• Преписвайте срещи и интервюта. Това е чудесен начин да заснемете цялата важна информация от среща или интервю, без да се налага сами да си водите бележки. След това можете да редактирате транскрибираните бележки от срещата, ако е необходимо, да ги форматирате с помощта на шаблони за бележки за срещии го споделете с други, които не са присъствали.
• Транскрибирайте аудиокниги и лекции. По-трудно е да запомнете ключови точки в аудиокнигите. Създайте писмена версия на аудио книга или лекция и я прочетете със собствено темпо. Транскрипцията може да бъде удобна за създаване на учебни бележки, към които да се обърнете по-късно, докато се съсредоточите повече върху лекцията на професор.
• Преписвайте собствените си мисли и идеи. Ако имате много идеи, които искате да запомните, можете да ги препишете в документ. Печатите за време и всякакви други съвети ще ви помогнат да следите мислите си. По-късно можете да ги организирате по разумен начин.
• Транскрибирайте документи на други езици. Ако владеете свободно друг език, можете да транскрибирате документи от този език на вашия собствен език. Преписът на Word поддържа множество езици. Така че може да бъде чудесен начин да научите нова лексика и граматика и дори да подобрите уменията си за превод.

Започнете да записвате директно в Word

Експериментирайте с функциите в ситуации от реалния свят като лекция в класна стая или съвместен документ. Може да е удобен начин да се справим с навиците за дефицит на вниманието, като същевременно гарантираме, че няма да пропуснем нищо. Както всеки запис, можете да преминете към конкретен момент и да го възпроизведете за повече контекст. Може би това ще ни накара да почувстваме, че Word вече е по-добър универсален редактор на документи благодарение на възможностите си за преобразуване на реч в текст.