Как да изберем правилния инструмент за управление на проекти

Ако работите върху нещо важно с малък екип или по личен проект, важно е да сте в крак с нещата и да организирате работния си процес. Най-добрият начин да направите това е като инвестирате в инструмент за управление на проекти. Използването на специализиран софтуер може да ви помогне да рационализирате работния си процес и да поддържате всички движещи се части организирани.

Въпреки това, с толкова много възможности, как да изберете правилния? Първата стъпка е да знаете какви функции и аспекти да търсите. Съсредоточете се върху това, което наистина има значение за вас и вашия екип. Помислете за функционалност, гъвкавост, интерфейс, сигурност и поддръжка.

1. Характеристики и функционалност

Преди да потърсите инструмент за управление на проекти, трябва да разберете функциите, които ще ви помогнат да вършите нещата ефективно. Задайте си няколко въпроса, преди да продължите напред. Например, ще работите ли самостоятелно или с екип? Ако е последното, какъв е размерът и обхватът на вашия екип? Какви инструменти са ви необходими и без какво можете?

Като цяло, вие ще искате опции за създаване на задачи, етапи, графици и времеви линии, за да държите всички на път. Колкото по-приспособими и гъвкави са тези инструменти, толкова по-добре. Някои инструменти ви позволяват да настроите повтарящи се задачи, зависимости и известия, за да поддържате проектите да се движат ефективно.

Някои инструменти са по-гъвкави от други. Например можете използвайте ClickUp като инструмент за лична продуктивност както и за малки екипи. И така, първата стъпка е да оцените нуждите на вашия работен процес и след това да изберете инструмента, който му подхожда най-добре.

2. Интерфейс, който наистина ще използвате

Много инструменти за управление на проекти са много гъвкави и могат да се адаптират към различни ситуации. Например, можете да правите много с Notion, като водене на бележки, създаване на списъци със задачи или дори изграждане на персонализиран CRM. Въпреки че е може би един от най-добрите инструменти за производителност, някои може да предпочетат нещо по-просто, с което бързо да се освободят.

Ако случаят е такъв, потърсете прост и интуитивен дизайн, който е лесен за навигация с няколко кликвания. Функциите трябва да са лесно достъпни и да не са заровени под слоеве от менюта. Точките с водещи точки, номерираните списъци и многото бяло пространство правят инструкциите и информацията лесни за сканиране.

Приложението трябва също така да разполага с табло за управление, което дава преглед на задачи, графици и известия с един поглед, за да ви помогне да сте в крак с всичко ефективно. Не забравяйте, че ще използвате този инструмент почти всеки ден, така че намерете нещо, което наистина може да ви хареса.

3. Опции за персонализиране

Идеалният инструмент трябва да ви дава пълен контрол върху това кои функции и изгледи са видими за вас или вашия екип. Някои от вас може да се нуждаят от проста Kanban дъска и списък със задачи, докато други предпочитат диаграми, графики и средства за проследяване на времето, за да ви помогнат да визуализирате всички тези данни. Така или иначе, секциите трябва да могат да се персонализират и лесни за активиране или деактивиране.

Трябва също така да можете да добавяте персонализирани полета, изгледи и филтри, за да проследявате напредъка, който наистина има значение. Например, може да искате да маркирате определени задачи с име на клиент или ниво на приоритет. По същия начин може да искате персонализиран изглед, който показва само задачи с висок приоритет, възложени на вашия екип.

4. Сътрудничество и комуникация

Сътрудничеството е ключът към всеки добър инструмент за управление на проекти. Искате нещо, което ви позволява лесно да работите с членове на екипа и клиенти, така че всеки да може да следи напредъка и да бъде информиран. Уверете се, че можете да добавяте потребители и да посочите тяхното ниво на достъп.

Трябва да можете да добавяте администратори, членове на екипа с различни разрешения и клиенти с ограничен достъп. Възлагането на задачи и срокове също трябва да е лесно. Когато е възложена задача, лицето, на което е възложено, трябва да бъде уведомено незабавно чрез известие. Освен това членовете на екипа трябва да могат да коментират задачи, да споделят актуализации, да задават въпроси и лесно да споделят файлове.

5. Гъвкавост

Добрият инструмент за управление на проекти е този, който се адаптира към вашите нужди, докато вашият проект нараства по обхват, сложност и данни. Инструментът трябва да може да се справи с това увеличение на данните и сложността, без да прави компромис с производителността или сътрудничеството.

Когато разширите проекта допълнително, в крайна сметка ще имате нужда от повече инструменти, за да се справите с всички процеси. Поради това е важно инструментът да може да се интегрира добре с друг софтуер като приложения за споделяне на файлове, имейл услуги и бизнес инструменти.

6. Мобилна достъпност

Ако определени членове на вашия екип работят от разстояние и не винаги имат достъп до специално работно пространство, мобилно приложение може да им помогне да останат свързани от почти всяко място. Проверете дали инструментът има специално приложение за iOS или Android и дали функциите се пренасят от пълното изживяване на работния плот.

Като минимум потребителите трябва да могат да отговарят на коментари, да проверяват възложените задачи и да са в крак с напредъка на проекта, докато използват мобилното приложение. Това е по-малко проблем в наши дни, както някои най-добрите инструменти за управление на проекти вече разполагат със специални мобилни приложения, които предоставят продуктивно изживяване.

7. Сигурност и поверителност на данните

Въпреки че много хора може да пренебрегнат аспекта на сигурността, той е от съществено значение, когато поверявате на инструмента чувствителни данни, документи и информация, свързани с проекти. Инструменти за криптиране като SSL сертификатите са много важни. Това означава, че вашите данни и документи са кодирани за предотвратяване на неоторизиран достъп.

Двуфакторното удостоверяване също е важно, изисквайки не само парола, но и код, изпратен на вашия телефон или приложение за удостоверяване. Това прави много по-труден достъпът на хакерите до вашия акаунт.

И накрая, потърсете инструменти за архивиране и възстановяване на данни. Възможно е софтуерните сървъри да се повредят или да станат жертва на кибератаки. Редовните автоматизирани резервни копия и планът за възстановяване на вашите данни и работа са жизненоважни в тези ситуации.

8. Цени и планове

Много инструменти за управление на проекти са безплатни за използване, но повечето от тях имат функции, заключени зад абонамент. Може да сте в състояние да използвате определен инструмент напълно безплатно, но ще получите ограничен достъп до броя хора, които можете да добавите на борда.

Уверете се, че инструментът, който използвате, е на разумна цена, така че да отговаря идеално на бюджета на вашия проект. Докато отчитате цената, проверете отзивите онлайн, за да видите дали поддръжката на клиенти е добра. Искате лесен достъп до чат, обаждане или имейл до компанията, в случай че нещо се обърка.

Инструментът за управление на проекти е изключително важен за фирми или хора, които искат да изградят нещо с потенциален растеж в бъдеще. Може да не е толкова важно за независимите фрийлансъри, но все пак помага много за рационализиране на работния процес и гарантиране, че няма да пропуснете крайните срокове.

Най-добрата част е, че много от тези инструменти са нещо повече от софтуер за управление на проекти. Можете да ги използвате за водене на бележки, създаване на пътни карти или дори като работен календар. Тази функционалност всичко в едно ги прави страхотна стойност, ако можете да намерите правилните случаи на употреба за всяка функция.