Уморихте ли се да звучите пасивно-агресивно във вашите цифрови комуникации? Ето някои фрази, които трябва да избягвате, за да подобрите професионалния си имидж.
Липсата на невербални знаци в онлайн комуникацията прави предизвикателство предаването на съобщения. Трябва внимателно да подбирате думите си. Подхвърлянето на жаргон и жаргон без съобразяване с другата страна може да създаде погрешно впечатление.
Не можете да предвидите как хората ви виждат на дигиталното работно място. Избягването на тези пасивно-агресивни фрази обаче предотвратява риска колегите да тълкуват погрешно вашите съобщения.
1. „Отбелязано“
„Отбелязано“ е бърз и удобен отговор, който хората прекомерно използват в онлайн работни разговори. Предполага се, че признава послания, но по ирония на съдбата краткостта му предполага липса на ангажираност. Общите отговори с една дума са необмислени и пренебрежителни.
Вместо безсмислено да изпращате кратки отговори, ангажирайте се с подателя, като задавате въпроси, правите разяснения или обобщавате тяхното съобщение. Покажете, че ги разбирате напълно. Колегите ви ще оценят допълнителните усилия, които влагате в съобщенията си.
2. „Не съм те чувал“
Започването на последващи имейли с „Все още не съм чул от вас“ е лесно и удобно, но звучи грубо. Получателите рядко реагират добре на провокиращи вина отвори. Може да си помислят, че ги карате да се чувстват зле, защото са пренебрегнали предишните ви съобщения.
Разгледайте проактивни, но учтиви начини да поискате последващи действия вместо да изискват незабавни отговори. Обърнете внимание, че на вашите колеги се случват много неща в личния и професионалния им живот - трябва да уважавате техните граници.
Посочете дали имате нужда от отговора на другата страна, за да продължите с чувствителен към времето проект. Бъдете учтиви, но не се мотайте около храста.
3. „Мислех, че знаеш“
Фразата „Мислех, че знаеш тази [тема]“ звучи снизходително и прехвърля вината върху получателя. Може дори да се обидят, в зависимост от разговора. Това означава, че сте изпълнили своите отговорности, но другата страна е пренебрегнала техните. Никога не хвърляйте тези обвинения на дигиталното работно място.
По-добрият подход е да се изяснят направо недоразуменията – няма значение кой е прав или кой е прав. Работете заедно за решаване на проблеми с вашите колеги. Ако имате оплакване от тях, преминете през правилните канали, вместо да спорите по имейл.
4. "Благодаря предварително"
Казването на „Благодаря предварително“ не винаги звучи весело – изглежда също като манипулативно и изискващо. Получателите може да се почувстват принудени да приемат заявката ви. Тази фраза създава изфабрикувано чувство на натиск, което може да ги накара да се чувстват неудобно.
Избягвайте да внушавате предположения, когато показвате благодарност. Благодарете на получателя, че е прочел съобщението ви и е обмислил молбата ви, но не говорете така, сякаш вече са се съгласили с вас.
Или още по-добре, потърсете проактивни начини за прекратяване на имейли. Бихте могли да повторите акцентите на вашето съобщение, да вмъкнете фина фраза с призив за действие (CTA) или да посочите най-добрия начин читателите да стигнат до вас. Премахнете неясните, общи заключителни редове от вашите имейли.
5. „CC’Ing [Моят шеф] за справка/видимост“
Внезапното изказване „CC’ing [шеф] за справка или видимост“ по време на сложни дискусии означава, че нямате доверие на колегите си. Те ще си помислят, че се разграничавате, като прехвърляте отговорността на шефа си. Това показва лош професионализъм от ваша страна.
Включвайте шефа си само когато е необходимо. Прибързаното споменаване във всяка разгорещена нишка от съобщения ви съсипва работни отношения с ръководители и колеги. Трябва да се научите да си сътрудничите с другите и да поемате отговорност за вашите решения.
6. „Както без съмнение знаете“
Хвърлянето на удари като „Както без съмнение знаете [субект]“ по време на разговори звучи арогантно и снизходително. Те поставят под съмнение доверието в другата страна и се подиграват с техния опит. Изричането на тези фрази само допринася за негодувание на работното място, намалявайки до минимум вероятността от бъдещи проекти.
Вашите колеги няма да искат повече да работят с вас. Винаги използвайте внимателен език на дигиталното работно място. Споменете необходимите бележки и напомняния, без да карате получателя да се чувства зле, че ги е пренебрегнал.
7. „Повторно прикачване на [файл] за ваше удобство“
Казването „Повторно прикачване на [файл] за ваше удобство“ е пасивно-агресивен начин за показване на изпратени преди това документи. Въпреки че изглежда учтиво, има нотки на ужас и неудобство. Фразата кара получателите да отговорят, защото предполагаемо сте направили всичко възможно, за да качите стари файлове.
Избягвайте пораждащи вина фрази като тези в последващи действия. Просто качете всички липсващи или пренебрегнати прикачени файлове – не обвинявайте незабелязано другата страна, че игнорира вашите съобщения.
8. „Не съм сигурен дали видяхте последния ми имейл“
Редът „Не съм сигурен дали видяхте последния ми имейл“ предполага, че получателят често пренебрегва важни работни имейли. Обвинява ги в небрежност и настоява за спешна реакция. В зависимост от контекста те може дори да го приемат като лична атака срещу работната им етика.
Създаването на теми е по-учтив начин за препратка към предишни съобщения. Отговорете на имейла или чат съобщението, което споменавате, повторете основните моменти и след това предложете план за действие. Насочвайте получателите, вместо просто да ги обвинявате и покровителствате.
Останете продуктивни чрез създаване на систематична рутина за управление на входящата кутия. Незабавната проверка на всеки имейл, който идва по пътя ви, вреди на продуктивността, но забавянето на отговорите създава затруднения в работния процес.
9. „За да сме сигурни, че сме на една страница“
Подхвърлянето на репликата „за да сте сигурни, че сме на една страница“ по време на разгорещени дискусии може да ви накара да звучите снизходително. Не добавя стойност към аргументите и само провокира другата страна. Може дори да ви помислят лошо за това, че небрежно хвърляте общи едноредови думи, вместо да изразите правилно мнението си.
Стремете се да насърчавате здравословни и конструктивни дискусии с вашите колеги. Отнасяйте се към тях като към равни, вземайте под внимание техните мнения и ги коригирайте, когато е необходимо, вместо да отхвърляте идеите им. В противен случай споровете могат да ескалират до огорчение и негодувание на работното място.
10. „Ако това е, което искате да направите“
Казването „Ако това е, което искате да направите, тогава [действие]“ подкопава стойността на сътрудничеството на дигиталното работно място. Той дава приоритет на гордостта пред растежа на екипа. Тази фраза предполага, че не сте съгласни с другата страна, но предпочитате тя да направи грешки, отколкото да губите време в мозъчна атака. Вашите колеги може да ви възмутят, че не ги уважавате.
Ключът към учтивата, но открита комуникация е модерираният диалог. Организирайте срещи, на които вие и вашите съотборници представяте идеи, споделяте конструктивни критики и обсъждате различни гледни точки. Уверете се, че безпристрастен ръководител посредничи при тези разговори.
Спрете да използвате груби, пасивно-агресивни фрази
Информираността и предпазливостта ще ви помогнат да коригирате лошите комуникационни навици. Прочетете черновите си няколко пъти и продължете да търсите начини да формулирате по-добре сложни твърдения. Винаги обмисляйте как се срещат съобщенията, преди да ги изпратите.
И освен пасивно-агресивните фрази, проверете старите си служебни съобщения за други грешки, които ви карат да звучите непрофесионално. Вижте дали несъзнателно използвате спам теми, неясен език и общи заключителни изявления.
